Esitys
Valmistelijan yhteystiedot
Valmistelijan yhteystiedot
Hankintapäällikkö Lauri Tiainen, 044 5174644, lauri.tiainen@tuomi.fi; analyytikko Emma Reponen, 044 481 1125, emma.reponen@pirha.fi
Hankinnan kuvaus
Tuomi Logistiikka Oy lähetti Pirkanmaan hyvinvointialueen toimeksiannosta 7.5.2025 lopullisen tarjouspyynnön Pirkanmaan hyvinvointialueen hankintojen toiminnanohjausjärjestelmästä. Pirkanmaan hyvinvointialueen va. konsernijohtaja oli 19.3.2025 päivätyllä päätöksellä valinnut tarjouskilpailuun hyväksytyt tarjoajat. Lopullinen tarjouspyyntö lähetettiin HILMA-palvelun kautta kaikille kolmelle neuvotteluihin osallistuneelle tarjoajalle.
Hankinnan kohteena on hankintojen johtamisen, suunnittelun ja toteutuksen mahdollistava järjestelmä, joka tukee johtoa, hankintojen asiantuntijoita sekä sopimusten käyttäjiä hankinnan elinkaaren aikaisissa prosesseissa. Järjestelmältä haetaan käyttäjälähtöisyyttä, vahvaa nojaamista automatiikkaan sekä edistää kustannustehokkuuden edistämistä. Hankintaan sisältyy optiona hankintojen kilpailuttamisen osio/moduuli sekä tilaamisen tuen osio. Optioita ei oteta käyttöön ilman Tilaajan erillistä tilausta. Hankinta on sisältynyt aluehallituksen hyväksymään vuoden 2024-2025 hankintasuunnitelmaan.
Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palvelun hankinta. Hankinnassa sovellettiin lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Hankintamenettelynä oli hankintalain 36 §:n mukainen kilpailullinen neuvottelumenettely.
Saadut tarjoukset
Tarjouksen jätti määräaikaan 22.5.2025 klo 12.00 mennessä seuraavat kaksi (2) yritystä:
- Cloudia Oy (1088146-2)
- SC Software Oy (2594657-2)
Neuvotteluissa mukana ollut Islet Group Oy ei jättänyt lopullista tarjousta.
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Tarjoajien soveltuvuus on tarkastettu osallistumishakemusten perusteella. Valitulta tarjoajalta tarkistetaan viimeistään ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista vaaditut rikosrekisteriotteet (hankintamenettelyote) ja yhteisösakko-ote.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintalain 74 §:n mukaisesti tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Hankintayksikkö voi pyytää ehdokasta määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja.
Tilaaja lähetti kummallekin tarjouksen jättäneelle tarjoajalle täsmennyspyynnön 4.6.2025, johon vastausaikaa oli 11.6.2025 saakka. Molemmat tarjoajat toimittivat täsmennykset määräaikaan mennessä ja kumpikin tarjous täytti tarjouspyynnön ehdot.
Tarjousten vertailu
Tarjousten vertailuperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on hankintayksikön kannalta hinta-laatusuhteeltaan paras.
Tarjoajan oli mahdollista saada enintään yhteensä 100 vertailupistettä. Hankinta tullaan tekemään korkeimmat yhteenlasketut hinta- ja laatupisteet saaneelta tarjoajalta.
Tarjouskilpailussa sovelletut vertailuperusteet olivat seuraavat:
- Vertailuhinta 40 pistettä
- Ohjelmistopalvelun käytettävyysarviointi 40 pistettä
- Käyttöönottoprojektin projektisuunnitelma 10 pistettä
- Pisteytettävä integraatio 10 pistettä
Kriteerikohtaiset pisteet ja kokonaisvertailupisteet käyvät ilmi liitteenä olevasta vertailutaulukosta (liite 1). Käytettävyysarvioinnin sekä projektisuunnitelman arvioinnit löytyvät liitteistä 2 Laadun arviointi sekä 2.1 Käytettävyysarvion koonti.
Edellä mainitun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen teki Cloudia Oy.
Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on sitoumuksetta noin 550 000 euroa laskettuna 48 kuukaudelle.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Tuomi Logistiikka Oy:n sähköisessä arkistossa. Asiakirjapyynnöt tulee osoittaa osoitteeseen hankintapalvelut@tuomi.fi.
Sopimuksen omistaja ja vastuuhenkilö
Sopimuksen omistaa Pirkanmaan hyvinvointialueen strateginen hankinta ja vastuuhenkilönä toimii hankintajohtaja Anniina Tirronen. Tehtävää hoitavan henkilön vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin tehtävänhoitajalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankintaa valmistellut työryhmä
Hankinnan valmistelussa toimi nimetty ohjausryhmä, johon kuuluivat hankintajohtaja Anniina Tirronen, tietohallintokoordinaattori Sanna Ahonen, kehittämispäällikkö Anni Kurvinen, hankintapäällikkö Virva Palomäki, kehittämispäällikkö Else-Mari Vuosjoki, johtava juristi Tanja Welin, hallintopäällikkö Pirkko Lindström, vastaava hallintopäällikkö Paula Paavilainen, analyytikko Emma Reponen sekä hankintapäällikkö Lauri Tiainen (Tuomi).