Esitys
Valmistelijoiden yhteystiedot:
Hankinta-asiantuntija Amanda Angeria, 040 355 4196, amanda.angeria@tuomi.fi.
Työsuojelupäällikkö Minna Miettinen, 041 730 8789, minna.miettinen2@pirha.fi.
Työsuojelupäällikkö Paula Kymäläinen, 044 473 9550, paula.kymalainen@pirha.fi.
Hankinnan kuvaus
Tuomi Logistiikka Oy lähetti Pirkanmaan hyvinvointialueen toimeksiannosta 17.06.2024 julkaistavaksi HILMA-palveluun hankintailmoituksen Yksilöllisesti valettujen kuulonsuojainten hankinnasta. Hankinnan kohteena on yksilöllisesti valetut kuulonsuojaimet Pirkanmaan hyvinvointialueen työntekijöille.
Sopimuskausi alkaa alustavasti 01.10.2024 - 30.09.2025. Sopimusta on mahdollista jatkaa toistaiseksi voimassa olevalla optiokaudella. Tilaaja tekee option käytöstä erillisen päätöksen.
Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä tavaran hankinta. Hankinnassa sovellettiin lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Hankintamenettelynä oli hankintalain 32 §:n mukainen avoin menettely. Tarjouspyyntö liitteineen oli saatavilla Tarjouspalvelu-toimittajaportaalissa.
Hankintaa ei ollut jaettu osiin, koska se ei kokonaisuuden kannalta ollut tarkoituksenmukaista.
Hankinnan arvonlisäveroton vuosiarvo on sitoumuksetta noin 45 000 euroa ja noin 225 000 euroa sopimuskauden aikana sisältäen option. Hankinnan enimmäisarvo on 300 000 euroa.
Saadut tarjoukset
Tarjouksen jättivät määräaikaan 19.8.2024 klo 12.00 mennessä seuraavat neljä (4) yritystä:
-
-
- Novavox Oy (2755836-2)
- Orelo Oy (2249010-0)
- Suomen Kuulonsuojaus Oy (2568735-5)
- Tamrex Oy (0765118-0)
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain 80 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoajaa rasittaa jokin hankintalain 80 §:ssä luetelluista pakollisista poissulkemisperusteista. Hankintalain 81 §:n mukaan hankintayksikkö voi sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, jota rasittaa jokin hankintalain 81 §:ssä luetelluista harkinnanvaraisista poissulkuperusteista. Hankintalain 79 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta ehdokas tai tarjoaja, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia.
Kaikki tarjoajat ovat tarjouksissaan vakuuttaneet täyttävänsä tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset kokonaisuudessaan. Valitulta tarjoajalta on tarkistettu tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset ja muiden asetettujen soveltuvuusvaatimusten täyttyminen. Valitulta tarjoajalta tarkistetaan viimeistään ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista vaaditut rikosrekisteriotteet (hankintamenettelyote) ja yhteisösakko-ote.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintalain 74 §:n mukaisesti tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja.
Orelo Oy:ltä pyydettiin 20.08.2024 täsmennys liittyen tarjouspyynnön liitteeseen. Orelo Oy toimitti täsmennyksen määräaikaan 23.08.2024 mennessä. Täsmennyksen perusteella hankintayksikkö on todennut, että Orelo Oy:n tarjous on tarjouspyynnön mukainen.
Suomen Kuulonsuojaus Oy:ltä pyydettiin 23.08.2024 selvitys poikkeuksellisen alhaisista hinnoista. Suomen Kuulonsuojaus Oy toimitti selvityksen määräaikaan 28.08.2024 mennessä. Hankintayksikkö hyväksyi selvityksen. Suomen Kuulonsuojaus Oy:ltä pyydettiin lisäksi täsmennys liittyen tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuteen. Suomen Kuulonsuojaus toimitti täsmennyksen määräaikaan 23.08.2024 mennessä. Hankintayksikön täsmennyspyyntöön saadun vastauksen perusteella Suomen Kuulonsuojaus Oy: tarjous ei täytä tarjouspyynnön ehtoa.
Suomen Kuulonsuojaus Oy:n tarjous hylätään ristiriitaisena. Perustelut Suomen Kuulonsuojaus Oy:n tarjouksen poissulkemiselle lähetetään erikseen asianosaisille. Perusteluasiakirjat ovat salassa pidettäviä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 24 §:n 1 mom. kohdan 20 perusteella. Muut tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön ehdot.
Tarjousten vertailu
Tarjouspyynnössä ilmoitettuna valintaperusteena oli kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden valintaperusteena on paras hinta-laatusuhde.
Hinnan maksimipisteet olivat 79 pistettä ja laadun maksimipisteet olivat 21 pistettä. Lopuksi hinta- ja laatupisteet laskettiin yhteen. Sopimuskumppaniksi valitaan yksi (1) eniten kokonaispisteitä saanut tarjoaja.
Hintapisteet 79 pistettä muodostuivat seuraavasti: Tarjouspyynnöllä kysytyt hinnat kerrottiin niille annetuilla painoarvoilla. Painoarvoilla kerrottujen hintojen summat muodostivat kokonaisvertailuhinnan. Hintapisteet laskettiin kokonaisvertailuhinnasta seuraavan kaavan mukaisesti: Pienin tarjottu kokonaisvertailuhinta / tarjoajan tarjoama kokonaisvertailuhinta * maksimipisteet.
Tarjoajien vertailussa käytetyt kokonaisvertailuhinnat ja hintapisteet olivat seuraavat:
-
-
- Novavox Oy: 457 € ja 79 hintapistettä.
- Orelo Oy: 469,50 € ja 76,90 hintapistettä.
- Tamrex Oy: 881 € ja 40,98 hintapistettä.
Laatupisteet 21 pistettä muodostuivat seuraavasti:
Kolmen (3) kuukauden yli menevästä mukavuustakuusta oli mahdollista saada maksimissaan 10 laatupistettä. Tarjoajan ilmoittama takuuaika vertailtiin siten, että pisimmän takuuajan tarjonnut tarjoaja sai maksimimäärän pisteitä. Muiden tarjoajien tarjoamat takuuajat suhteutettiin tähän seuraavalla kaavalla: tarjottu takuuaika / suurin tarjottu takuuaika * maksimipistemäärä.
Tarjoajien antamat mukavuustakuut ja laatupisteet olivat seuraavat:
-
-
- Novavox Oy: 24 kk ja 10 laatupistettä.
- Orelo Oy: 24 kk ja 10 laatupistettä.
- Tamrex Oy: 3 kk ja 1,25 laatupistettä.
Yhden (1) laatupisteen sai, mikäli tarjottua kuulonsuojainta oli saatavilla ainakin kahdessa eri materiaalivaihtoehdossa. Kaikki tarjoajat saivat kukin yhden (1) laatupisteen.
Viisi (5) laatupistettä sai, mikäli tarjoajan valikoimassa on yksilöllinen korvavalettu kuulonsuojain, joka on yhdistettävissä radiopuhelimeen. Kaikki tarjoajat lukuun ottamatta Tamrex Oy:ta saivat kukin viisi (5) laatupistettä.
Viisi (5) laatupistettä sai, mikäli tarjoajan valikoimassa on yksilöllinen korvavalettu kuulonsuojain, joka on yhdistettävissä Bluetooth-tekniikalla laitteisiin. Kaikki tarjoajat lukuun ottamatta Tamrex Oy:ta saivat kukin viisi (5) laatupistettä.
Tarjoajien yhteenlasketut laatupisteet olivat seuraavat:
-
-
- Novavox Oy: 21 laatupistettä.
- Orelo Oy: 21 laatupistettä.
- Tamrex Oy: 2,25 laatupistettä.
Tarjoajien kokonaispisteet olivat seuraavat:
-
-
- Novavox Oy: 100 kokonaispistettä.
- Orelo Oy: 97,90 kokonaispistettä.
- Tamrex Oy: 43,22 kokonaispistettä.
Sopimuskumppaneiksi valitaan yksi (1) eniten kokonaispisteitä saanut tarjoaja. Eniten kokonaispisteitä saanut tarjoaja on Novavox Oy 100 kokonaispisteellä.
Tarjousvertailun perusteella Novavox Oy esitetään valittavaksi sopimuskumppaniksi.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Tuomi Logistiikka Oy:n sähköisessä arkistossa. Asiakirjapyynnöt tulee osoittaa osoitteeseen hankintapalvelut@tuomilogistiikka.fi.
Sopimuksen omistaja ja vastuuhenkilö
Sopimuksen omistaa Pirkanmaan hyvinvointialueen henkilöstön toimialueella työyhteisöpalvelut-vastuualue ja vastuuhenkilönä toimii HR-palvelupäällikkö Taru Kotiniitty. Tehtävää hoitavan henkilön vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankintaa valmistellut työryhmä
Hankinnan valmistelussa toimi nimetty työryhmä, johon kuuluivat työsuojelupäällikkö Minna Miettinen, 041 730 8789, minna.miettinen2@pirha.fi ja työsuojelupäällikkö Paula Kymäläinen, 044 473 9550, paula.kymalainen@pirha.fi.