Esitys
Valmistelijan yhteystiedot
Ostopalvelupäällikkö Heli Suuronen, 041 7309372, heli.suuronen@pirha.fi
Hankinta-asiantuntija Sini Lehtimäki, 0405877847, sini.lehtimaki@tuomi.fi
Hankinnan kuvaus
Tuomi Logistiikka Oy kilpailutti Pirkanmaan hyvinvointialueen toimeksiannosta ikäihmisten yhteisöllisen asumisen hankinnan (diaarinumero 3228/2023). Hankinnassa oli kyse hankintalain (1397/2016) liitteen E mukaisen palvelun hankinnasta, joka ylitti kansallisen kynnysarvon. Hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-palveluun (www.hankintailmoitukset.fi) 22.06.2023.
Sopimuskauden tavoitteellinen alkamisajankohta on 01.05.2024. Palveluntuottajakohtainen sopimuskauden aloitusajankohta on kuvattu palveluntuottajakohtaisissa liittymissopimuksissa. Sopimus on voimassa kaikilla palveluntuottajilla 31.12.2025 asti, jonka lisäksi sopimus sisältää toistaiseksi voimassa olevan optiokauden. Tilaaja päättää optiokauden käyttöönotosta.
Kyseessä on sähköinen hankintamenettely, joka on hankintayksikön suunnittelema hankintalain (1397/2016) luvun 12 mukaisiin hankintoihin. Hankinta toteutetaan dynaamisen kaltaisena hankintamenettelynä, joka tarkoittaa hankintayksikön suunnittelemaa hankintalain periaatteiden mukaista menettelyä hankinnan kohteena olevien palveluiden hankkimiseen. Tarjouspyyntö liitteineen on saatavilla Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/tuomilogistiikka. Hankintamenettelyn mukaisesti tarjouksen voi jättää menettelyyn koska tahansa, ja tarjousten käsittely toteutetaan tietyissä, tarjouspyynnössä kuvatuissa aikataulusykleissä. Tämä hankintapäätös koskee menettelyn viidettä tarjousten käsittelysykliä.
Hankinta on jaettu osa-alueisiin seuraavasti:
Osa-alue 1. Ikäihmisten yhteisöllinen asuminen
Osa-alue 2. Yöaikainen kotihoito palveluntuottajan omaan toimintayksikköön
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta noin 21 750 000 euroa vuodessa.
Sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä annetun lain 16 §:n mukainen perustelu
Pirkanmaan hyvinvointialueen strategiassa ja siihen sisältyvässä palvelustrategiassa asetetaan muun ohella palvelujen järjestämistä linjaavat tavoitteet ja palveluiden verkoston periaatteet. Hankinnan kohteena olevien palveluiden hankkiminen yksityiseltä palveluntuottajalta on tarpeen palveluiden tarkoituksenmukaiseksi järjestämiseksi ja asiakkaiden palvelutarpeisiin vastaavien palveluiden riittävän saatavuuden takaamiseksi hyvinvointialueella. Tilaaja on huomioinut hankintaa määritellessään järjestämislain (612/2021) vaatimukset palveluiden järjestämisvastuusta ja asiakkaiden palveluiden yhdenvertaisesta toteutumisesta. Hankinta täyttää järjestämislain 12 §:ssä asetetut edellytykset palvelujen hankkimiseksi yksityisiltä palveluntuottajilta.
Tilaaja varmistaa palveluntuottajan kanssa tehtävällä sopimuksella järjestämislain 15 §:ssä asetetut vaatimukset. Sopimuskaudella tilaaja seuraa palvelun tuottamista ja sopimusvelvoitteiden täyttämistä. Tilaaja on varautunut palveluiden jatkuvuuden hallintaan sekä potentiaalisimpiin häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin.
Saadut tarjoukset
Tarjouksen dynaamisen kaltaisen hankintamenettelyn jatkuvan hakeutumisen vaiheen määräaikaan 11.03.2024 klo 23.59 mennessä jättivät seuraavat kolme (3) toimijaa:
- Honkalakoti ry (0205835-3) toimintayksikkö Honkalakoti
- Esperi Care Oy (2017532-6) toimintayksikkö Kielo
- Ainala ry (0206321-6) toimintayksikkö Ainala
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain 80 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoajaa rasittaa jokin hankintalain 80 §:ssä luetelluista pakollisista poissulkemisperusteista. Hankintalain 81 §:n mukaan hankintayksikkö voi sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, jota rasittaa jokin hankintalain 81 §:ssä luetelluista harkinnanvaraisista poissulkuperusteista. Hankintalain 114 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta ehdokas tai tarjoaja, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia.
Kaikki tarjoajat ovat tarjouksissaan vakuuttaneet täyttävänsä tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset kokonaisuudessaan. Tarjoajilta on tarkistettu tilaajavastuulain (1233/2006) 5§:ssa mainitut selvitykset ja todistukset ja muiden asetettujen soveltuvuusvaatimusten täyttyminen. Tarjoajilta tarkistetaan viimeistään ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista vaaditut rikosrekisteriotteet (hankintamenettelyote) ja yhteisösakko-ote.
Tarjoajat ovat lisäksi tarjouksellaan sitoutuneet toimittamaan yksityisen terveydenhuollon luvat sekä palvelun edellyttämät päätökset ilmoituksenvaraisten palvelujen rekisteröinneistä palveluntuottajan ja palveluntuottajan mahdollisten alihankkijoiden osalta hankintayksikön tarkistettavaksi viimeistään 60 päivän kuluessa hankintapäätöksen tekemisestä, ellei edellä mainittuja lupia ja päätöksiä ole toimitettu tarjouksen liitteenä. Mikäli palveluntuottaja ei toimita tarvittavia asiakirjoja annetussa määräajassa, tilaajalla on oikeus hylätä palveluntuottaja hankintamenettelystä eikä sen kanssa tehdä hankintasopimusta.
Hankintayksikkö toimitti 12.03.2024 täsmennyspyynnön koskien henkilöstölomakkeen tietoja Honkalakoti Ry:lle (0205835-3).
Hankintayksikkö pyysi täsmennyksiä 13.03.2024 mennessä. Hyväksytty täsmennys saatiin määräaikaan mennessä.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintalain 113 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta.
Kaikki tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön ehdot.
Tarjousten vertailu ja sopimuskumppanin valinta
Tarjouspyynnössä ilmoitettuna valintaperusteena oli kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden valintaperusteena oli halvin hinta.
Tilaaja valitsee kaikki tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen jättäneet ja soveltuvuusvaatimukset täyttäneet tarjoajat mukaan hankintamenettelyyn. Valituista palveluntuottajista muodostuu palveluntuottajarekisteri. Palveluntuottajat on lueteltu rekisterissä vertailun mukaisessa etusijajärjestyksessä.
Palveluntuottajarekisteri päivitetään uusien hyväksyttyjen tarjousten perusteella ja uusista hyväksytyistä tarjouksista tehdään hankintapäätös. Palveluntuottajat luetellaan rekisterissä uuden vertailun mukaisessa etusijajärjestyksessä. Uusien tarjousten myötä myös aiemmin valitun palveluntuottajan vertailun mukainen etusijajärjestys voi muuttua uuden vertailun mukaisen etusijajärjestyksen perusteella. Palveluntuottajarekisteriä päivitetään aina, kun menettelyyn tulee mukaan uusi hyväksytyn tarjouksen jättänyt palveluntuottaja tai toimintayksikkö, kun palveluntuottajan sopimus päättyy tai rekisterin kannalta jokin muu oleellinen tieto muuttuu. Tilaaja päivittää palveluntuottajarekisteriä myös sopimuksenmukaisen hinnanmuutoksen johdosta.
Tarjousten vertailuperusteena käytettiin halvinta hintaa, koska laatu huomioitiin osana vähimmäisvaatimuksia. Tilaaja on sisällyttänyt sopimukseen palvelulle asetetut tavoitteet ja asettanut palvelua koskevat ehdottomat laatuvaatimukset sellaisiksi, että ne yhdessä takaavat laadukkaan palvelun.
Suoritetun vertailun perusteella tarjoaja Honkalakoti ry:n toimintayksikkö Honkalakoti sai saman vertailupistemäärän aiemmassa syklissä tarjonneen tarjoajan Lempäälän Ehtookoto ry:n toimintayksikkö Ehtookoto kanssa, sekä tarjoaja Ainala ry:n toimintayksikkö Ainala sai saman vertailupistemäärän aiemmassa syklissä tarjonneen tarjoajan Viola-kotiyhdistys ry:n Viola-koti toimintayksikkö kanssa.
Kyseisten tarjousten osalta lopullinen etusijajärjestys ratkaistiin 12.03.2024 arvonnan perusteella. Saman vertailupistemäärän saaneet tarjoukset ja niiden etusijajärjestyksen arvonta on kuvattu päätöksen liitteellä 2 Arvontapöytäkirja.
Tarjousvertailu ja lopullinen etusijajärjestys on kuvattu hankintapäätöksen liitteellä 1 Tarjousten vertailutaulukko.
Tarjousvertailun perusteella Honkalakoti ry:n (0205835-3) toimitayksikkö Honkalakoti, Esperi Care Oy:n (2017532-6) toimintayksikkö Kielo, sekä Ainala ry:n (0206321-6) toimintayksikkö Ainala esitetään valittaviksi sopimuskumppaneiksi.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Toimielimen päätösesitys perusteluineen, vertailuliitteitä lukuun ottamatta, tulee julkiseksi Pirkanmaan hyvinvointialueen päätöksenteon avoimuutta koskevien ohjeiden mukaisesti esityslistan julkaisun myötä. Päätös liitteineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen.
Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Tuomi Logistiikka Oy:n sähköisessä arkistossa. Asiakirjapyynnöt tulee osoittaa osoitteeseen hankintapalvelut@tuomi.fi.
Sopimuksen omistaja ja vastuuhenkilö
Sopimuksen omistaa Pirkanmaan hyvinvointialueen ikäihmisten palvelut ja vastuuhenkilönä toimii toimialuejohtaja ja Mari Ollinpoika. Tehtävää hoitavan henkilön vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankintaa valmistellut työryhmä
Hankinnan valmistelussa toimi nimetty ohjausryhmä/työryhmä, johon kuuluivat:
Ikäihmisten palvelujen ostopalvelupäällikkö Heli Suuronen, ikäihmisten palvelujen toimialuejohtaja Mari Ollinpoika, kotona asumista tukevien palvelujen vastuualuejohtaja Sirkku Miettinen, asumispalvelujen vastuualuejohtaja Mervi Saari, suunnittelija Anni Lehtimäki.