Esitys
Valmistelijan yhteystiedot
Ostopalvelupäällikkö Heli Suuronen, 041 7309 372, heli.suuronen@pirha.fi
Hankintasuunnittelija Anni Lehtimäki, 044 4739 693, anni.lehtimaki@pirha.fi
Hankinta-asiantuntija Sini Lehtimäki, 040 5877 847, sini.lehtimaki@tuomi.fi
Hankinnan kuvaus
Tuomi Logistiikka Oy lähetti Pirkanmaan hyvinvointialueen toimeksiannosta 24.01.2025 julkaistavaksi HILMA-palveluun hankintailmoituksen 502988 Apteekkipalvelut ikäihmisten ja vammaisten kotona asumista tukevien ja asumisen palveluiden toimintayksiköihin. Hankinnan kohteena on Pirkanmaan hyvinvointialueen ikäihmisten ja vammaisten kotona asumista tukevien ja asumisen palveluiden toimintayksiköiden asiakkaiden lääkehuollon palvelu. Hankinta on sisältynyt aluehallituksen hyväksymään vuoden 2024 hankintasuunnitelmaan.
Sopimuskausi on 01.04.2025 - 31.03.2027. Sopimusta on mahdollista jatkaa toistaiseksi voimassa olevalla optiokaudella. Tilaaja tekee option käytöstä erillisen päätöksen.
Kyseessä on hankintalain (1397/2016) liitteen E mukainen sosiaali- ja terveyspalvelujen kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä on hankintalain 109 § mukainen avoin hankintamenettely, jossa käytetään sähköistä huutokauppaa. Tarjouspyyntö liitteineen oli saatavilla Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/tuomilogistiikka.
Hankinta on jaettu 34 osa-alueeseen. Hankinnasta on tehty osapäätös (30/2025) muiden kuin osa-alueen 28. Valkeakoski 1 ja osa-alueen 29. Valkeakoski 2 osalta 14.3.2025.
Hankinnan arvonlisäveroton vuosiarvo, sisältäen kaikki 34 osa-aluetta, on sitoumuksetta noin 575 000 euroa ja noin 1 150 000 euroa sopimuskauden aikana ilman optiota.
Sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä annetun lain 16 §:n mukainen perustelu
Pirkanmaan hyvinvointialueen strategiassa ja siihen sisältyvässä palvelustrategiassa asetetaan muun ohella palvelujen järjestämistä linjaavat tavoitteet ja palveluiden verkoston periaatteet. Hankinnan kohteena olevien palveluiden hankkiminen yksityiseltä palveluntuottajalta on tarpeen palveluiden tarkoituksenmukaiseksi järjestämiseksi ja asiakkaiden palvelutarpeisiin vastaavien palveluiden riittävän saatavuuden takaamiseksi hyvinvointialueella. Tilaaja on huomioinut hankintaa määritellessään järjestämislain (612/2021) vaatimukset palveluiden järjestämisvastuusta ja asiakkaiden palveluiden yhdenvertaisesta toteutumisesta. Hankinta täyttää järjestämislain 12 §:ssä asetetut edellytykset palvelujen hankkimiseksi yksityisiltä palveluntuottajilta.
Tilaaja varmistaa palveluntuottajan kanssa tehtävällä sopimuksella järjestämislain 15 §:ssä asetetut vaatimukset. Sopimuskaudella tilaaja seuraa palvelun tuottamista ja sopimusvelvoitteiden täyttämistä. Tilaaja on varautunut palveluiden jatkuvuuden hallintaan sekä potentiaalisimpiin häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin.
Selvitys hankinnan laatuvaatimuksista
Laatuun liittyvät vaatimukset on huomioitu hankinnan vähimmäisvaatimuksissa.
Saadut tarjoukset
Tarjouksen jättivät osa-alueille 28. Valkeakoski 1 ja 29. Valkeakoski 2 määräaikaan 16.02.2025 klo 23.59 mennessä seuraavat kolme (3) markkinatoimijaa:
- Koskikaran apteekki (2181140-0)
- Valkeakosken Keskusapteekki (2972215-4)
- Valkeakosken Uusi Apteekki (3350199-5)
Tarjoukset jätettiin osa-alueittain seuraavasti:
Osa-alue 28. Valkeakoski 1
- Koskikaran apteekki (2181140-0)
- Valkeakosken Keskusapteekki (2972215-4)
- Valkeakosken Uusi Apteekki (3350199-5)
Osa-alue 29. Valkeakoski 2
- Koskikaran apteekki (2181140-0)
- Valkeakosken Keskusapteekki (2972215-4)
- Valkeakosken Uusi Apteekki (3350199-5)
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain 80 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoajaa rasittaa jokin hankintalain 80 §:ssä luetelluista pakollisista poissulkemisperusteista. Hankintalain 81 §:n mukaan hankintayksikkö voi sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, jota rasittaa jokin hankintalain 81 §:ssä luetelluista harkinnanvaraisista poissulkuperusteista. Hankintalain 114 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta ehdokas tai tarjoaja, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia
Koskikaran apteekki (2181140-0), Valkeakosken Keskusapteekki (2972215-4) sekä Valkeakosken Uusi Apteekki (3350199-5) ovat tarjouksissaan vakuuttaneet täyttävänsä tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset kokonaisuudessaan. Valituilta tarjoajilta on tarkistettu tilaajavastuulain (1233/2006) 5§:ssä mainitut selvitykset ja todistukset ja muiden asetettujen soveltuvuusvaatimusten täyttyminen. Valitulta tarjoajalta tarkistetaan viimeistään ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista vaaditut rikosrekisteriotteet (hankintamenettelyote) ja yhteisösakko-ote.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintalain 113 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja.
Tilaaja oli määritellyt tarjouspyynnöllä palvelutuotteille seuraavat lähtöhinnat, joita tarjoajien tarjouksillaan antamat alustavat hinnat eivät saaneet ylittää:
- Koneellinen annosjakelu 2,50 € / asiakas / 2 viikkoa
- Kiireellisesti toimitettavat koneelliseen annosjakeluun kuuluvat valmisteet 23 € / toimitus
- Kiireellisesti toimitettavat koneellisen annosjakelun ulkopuoliset lääkkeet 5 € / toimitus
Tarjoajien antamat alustavat hinnat eivät ylittäneet Tilaajan määrittelemiä lähtöhintoja.
Hankintayksikkö toimitti 7.4.2025 pidetyn jatkohuutokauppatilaisuuden jälkeen täsmennyspyynnöt koskien poikkeuksellisen alhaisia hintoja seuraaville Tarjoajille:
- Koskikaran apteekki (2181140-0)
- Valkeakosken Keskusapteekki (2972215-4)
Hankintayksikkö pyysi täsmennyksiä viimeistään 8.4.2025. Tarjoajilta saatiin hyväksytyt täsmennykset määräaikaan mennessä. Kaikki tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön ehdot.
Tarjousten vertailu ja sopimuskumppanin valinta
Tarjouspyynnössä ilmoitettuna valintaperusteena oli kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden valintaperusteena on halvin hinta. Hinnan vertailu tehtiin perustuen osa-aluekohtaisten palvelutuotteiden yhteenlaskettuun vertailuhintaan, joka muodostui siten, että tarjottu hinta kerrottiin palvelutuotteen arvioidulla vuosittaisella hankintamäärällä.
Tarjousten vertailuperusteena käytettiin halvinta hintaa, koska laatu huomioitiin osana vähimmäisvaatimuksia. Tilaaja on sisällyttänyt sopimukseen palvelulle asetetut tavoitteet ja asettanut palvelua koskevat ehdottomat laatuvaatimukset sellaisiksi, että ne yhdessä takaavat laadukkaan palvelun.
Tarjouspyynnössä ilmoitetun mukaisesti Tilaaja valitsee osa-aluekohtaisesti palveluntuottajaksi yhden (1) sähköisen huutokaupan päättymisen jälkeen edullisimman vertailuhinnan tarjonneen, soveltuvuusvaatimukset ja palvelua koskevat ehdottomat vähimmäisvaatimukset täyttävän tarjoajan.
Sähköinen huutokauppa käytiin niiden osa-alueiden osalta, joissa Tarjoajia oli vähintään kaksi. Osa-alueet 28. Valkeakoski 1 ja 29. Valkeakoski 2 kuuluivat näihin osa-alueisiin.
Sähköinen huutokauppatilaisuus järjestettiin yksivaiheisena 26.02.2025 klo 10:00 -13:00. Huutokaupassa oli voimassa kymmenen (10) minuutin jatkoaika. Tilaaja oli määritellyt palvelutuotekohtaisten alustavien hintojen minimialennukseksi 0,05 € ja hintojen korottaminen oli estetty.
Jatkohuutokauppa osa-alueilla 28. Valkeakoski 1 ja 29. Valkeakoski 2
Osa-alueiden 28. Valkeakoski 1 ja 29. Valkeakoski 2 kohdalla huutokauppajärjestelmässä ilmeni järjestelmätoimittajan vahvistama tekninen vika, jonka vuoksi tarjousten jättäminen näillä osa-alueilla estyi ennen tarjousajan päättymistä. Lisäksi tarjoajien viimeisimpien tarjousten sijoitukset näkyivät tarjoajille virheellisesti. Sähköistä huutokauppaa ei pystytty näin ollen viemään tasapuolisesti loppuun. Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun varmistamiseksi tilaaja järjesti näiden osa-alueiden tarjoajille jatkohuutokauppatilaisuudet, joissa osa-alueiden huutokaupat vietiin asianmukaisesti päätökseen.
Ennen jatkohuutokauppatilaisuuksia tilaaja tiedotti tarjoajia sähköisen huutokaupan aikana ilmenneistä teknisistä vioista. Samassa yhteydessä tilaaja pyysi asianosaisia tarjoajia ilmoittamaan sitovasti osallistumisestaan jatkohuutokauppaan. Jatkohuutokauppatilaisuuksiin ilmoittautuivat seuraavat tarjoajat:
Osa-alue 28. Valkeakoski 1
- Koskikaran apteekki (2181140-0)
Osa-alue 29. Valkeakoski 2
- Koskikaran apteekki (2181140-0)
- Valkeakosken Uusi Apteekki (2972215-4)
Alkuperäiseen sähköiseen huutokauppaan käytetyn järjestelmän teknisten haasteiden vuoksi jatkohuutokauppatilaisuudet järjestettiin osa-aluekohtaisesti Teams-järjestelmän välityksellä 7.4.2025. Jatkohuutokauppatilaisuudet tallennettiin ja huutokaupan tapahtumista muodostettiin pöytäkirja.
Jatkohuutokaupan säännöt noudattivat alkuperäisen sähköisen huutokaupan sääntöjä. Jatkohuutokaupan säännöistä ja käytännöistä tiedotettiin tarjoajia ennen jatkohuutokauppatilaisuuksia. Menettely ei vaarantanut tarjoajien tasapuolista ja syrjimätöntä kohtelua.
Lopullinen tarjousvertailu on kuvattu hankintapäätöksen liitteellä 1 Tarjousten vertailutaulukko.
Tarjousvertailun perusteella seuraava tarjoaja esitetään valittavaksi sopimuskumppaniksi osa-alueille 28. Valkeakoski 1 ja 29. Valkeakoski 2:
- Koskikaran apteekki (2181140-0)
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Tuomi Logistiikka Oy:n sähköisessä arkistossa. Asiakirjapyynnöt tulee osoittaa osoitteeseen hankintapalvelut@tuomi.fi.
Sopimuksen omistaja ja vastuuhenkilö
Sopimuksen omistaa Pirkanmaan hyvinvointialueen Pirkanmaan hyvinvointialueen ikäihmisten ja vammaisten palvelulinja, ja vastuuhenkilöinä toimivat palvelujohtaja Minna Nummi, palvelujohtaja Sirkku Miettinen ja palvelujohtaja Marjaana Räsänen. Tehtävää hoitavan henkilön vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin tehtävänhoitajalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankintaa valmistellut työryhmä
Hankinnan valmistelussa toimi nimetty ohjausryhmä ja eri kokoonpanoin kokoontuneita työryhmiä, johon kuuluivat toimialuejohtaja Mari Ollinpoika, palvelujohtaja Minna Nummi, palvelujohtaja Sirkku Miettinen, palvelujohtaja Marjaana Räsänen, palvelupäällikkö Liisa Hoikkanen, palvelupäällikkö Anne Paavilainen, koordinoiva ostopalvelupäällikkö Anna Mustonen, ostopalvelupäällikkö Heli Suuronen, lääkitysturvallisuuskoordinaattori Marjo Volotinen-Maja, farmaseutti Isa Kivelä, hankintapäällikkö Virva Palomäki, suunnittelija Niko Virtanen, hankintasuunnittelija Anni Lehtimäki ja hankinta-asiantuntija Sini Lehtimäki (Tuomi Logistiikka).