Esitys
Valmistelijan yhteystiedot
toimialuejohtaja Mari Ollinpoika, puh. 040 679 2515, mari.ollinpoika@pirha.fi; palvelujohtaja Sirkku Miettinen, puh. 050 553 8683, sirkku.miettinen@pirha.fi; palvelupäällikkö Sirpa Hiltunen, puh. 050 68197, sirpa.hiltunen@pirha.fi; hankintapäällikkö Annika Minkkinen, puh. 040 6237619, annika.minkkinen@tuomi.fi
Hankinnan kuvaus
Tuomi Logistiikka Oy lähetti Pirkanmaan hyvinvointialueen (myöhemmin Tilaaja) toimeksiannosta 11.10.2023 julkaistavaksi HILMA-palveluun hankintailmoituksen kauppapalveluiden hankinnasta Pirkanmaan hyvinvointialueen asiakkaille.
Hankinnan kohteena ovat kauppapalvelut. Kauppapalvelu on tarkoitettu kotona asumista tukevien palvelujen tai Tilaajan muiden palvelujen asiakkaille, jotka ikääntymisen, sairauden, vamman tai muun syyn vuoksi eivät ole kykeneviä tekemään välttämättömiä kauppaostoksiaan. Pääsääntöisesti asiakkaat ovat säännöllisen kotihoidon asiakkaita, mutta palvelun piirissä on Tilaajan tarveharkinnan perusteella myös muiden palveluiden asiakkaita. Kauppapalvelu sisältää muun muassa kauppatilausten vastaanoton, asiakaspalvelun, kauppaostosten keräilyn ja kauppaostosten kuljetuksen asiakkaalle kotiin.
Sopimuskausi on toistaiseksi voimassa oleva. Hankintasopimuksen irtisanominen on mahdollista aikaisintaan 1.1.2025.
Kyseessä on hankintalain (1397/2016) liitteen E mukainen kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnassa sovelletaan hankintalain 32 §:n avoimen menettelyn säännöksiä. Tarjouspyyntö liitteineen oli saatavilla Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/tuomilogistiikka.
Hankinta jaettiin osa-alueisiin seuraavasti:
Osa-alue 1. Kauppapalveluiden hankinta pohjoiselle alueelle
Pohjoisella alueella valittava Palveluntuottaja järjestää kauppapalveluita seuraavien kuntien alueella: Tampere, Pirkkala, Orivesi sekä optiona Juupajoki, Ruovesi, Virrat ja Mänttä-Vilppula.
Osa-alue 2. Kauppapalveluiden hankinta eteläiselle alueelle
Eteläisellä alueella valittava Palveluntuottaja järjestää kauppapalveluita seuraavien kuntien alueella: Akaa, Kangasala, Kuhmoinen, Lempäälä, Pälkäne, Urjala, Valkeakoski ja Vesilahti.
Osa-alue 3. Kauppapalveluiden hankinta läntiselle alueelle
Läntisellä alueella valittava Palveluntuottaja järjestää kauppapalveluita seuraavien kuntien alueella: Hämeenkyrö, Ikaalinen, Nokia, Punkalaidun, Sastamala ja Ylöjärvi sekä optiona Parkano ja Kihniö.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta noin 1,5 miljoonaa euroa vuodessa.
Sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä annetun lain 16 §:n mukainen perustelu
Pirkanmaan hyvinvointialueen strategiassa ja siihen sisältyvässä palvelustrategiassa asetetaan muun ohella palvelujen järjestämistä linjaavat tavoitteet ja palveluiden verkoston periaatteet. Hankinnan kohteena olevien palveluiden hankkiminen yksityiseltä palveluntuottajalta on tarpeen palveluiden tarkoituksenmukaiseksi järjestämiseksi ja asiakkaiden palvelutarpeisiin vastaavien palveluiden riittävän saatavuuden takaamiseksi hyvinvointialueella. Tilaaja on huomioinut hankintaa määritellessään järjestämislain (612/2021) vaatimukset palveluiden järjestämisvastuusta ja asiakkaiden palveluiden yhdenvertaisesta toteutumisesta. Hankinta täyttää järjestämislain 12 §:ssä asetetut edellytykset palvelujen hankkimiseksi yksityisiltä palveluntuottajilta.
Tilaaja varmistaa palveluntuottajan kanssa tehtävällä sopimuksella järjestämislain 15 §:ssä asetetut vaatimukset. Sopimuskaudella tilaaja seuraa palvelun tuottamista ja sopimusvelvoitteiden täyttämistä. Tilaaja on varautunut palveluiden jatkuvuuden hallintaan sekä potentiaalisimpiin häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin.
Selvitys hankinnan laatuvaatimuksista
Laatuun liittyvät vaatimukset on huomioitu hankinnan soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimuksissa. Tarjoavalle yritykselle ja hankittavalle palvelulle on asetettu vähimmäislaatua kuvaavat kriteerit, jotka takaavat tasalaatuisen palvelun koko Pirkanmaan alueella.
Saadut tarjoukset
Tarjouksen jättivät määräaikaan 27.10.2023 klo 10.00 mennessä seuraavat kolme (3) toimijaa:
- Mehiläinen Ateriaali Oy (2993584-6)
- Pirkanmaan Osuuskauppa (0536307-0)
- SoWinto Oy/KSM Orivesi (3184104-8)
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain 80 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoajaa rasittaa jokin hankintalain 80 §:ssä luetelluista pakollisista poissulkemisperusteista. Hankintalain 81 §:n mukaan hankintayksikkö voi sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, jota rasittaa jokin hankintalain 81 §:ssä luetelluista harkinnanvaraisista poissulkuperusteista. Hankintalain 114 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta ehdokas tai tarjoaja, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia.
Kaikki tarjoajat ovat tarjouksissaan vakuuttaneet täyttävänsä tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset kokonaisuudessaan. Tilaaja tarkistaa soveltuvuusvaatimusten täyttymisen viimeistään ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista, mukaan lukien vaaditut rikosrekisteriotteet (hankintamenettelyote) ja yhteisösakko-otteen.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintalain 113 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja.
Kaikki tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön ehdot.
Tarjousten vertailu ja sopimuskumppanin valinta
Tarjouspyynnössä ilmoitettuna valintaperusteena oli kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden valintaperusteena on halvin hinta. Hankinnan kohde on jaettu maantieteellisesti kolmeen osa-alueeseen: pohjoiseen, eteläiseen ja läntiseen alueeseen. Jokaiseen osa-alueeseen palvelua tuottamaan valitaan yksi (1) palveluntuottaja.
Tarjousten vertailuperusteena käytettiin halvinta hintaa, koska laatu huomioitiin osana vähimmäisvaatimuksia. Tilaaja on sisällyttänyt sopimukseen palvelulle asetetut tavoitteet ja asettanut palvelua koskevat ehdottomat laatuvaatimukset sellaisiksi, että ne yhdessä takaavat laadukkaan palvelun.
Tarjoaja antoi tarjouksessaan arvonlisäverottoman tilaustavan mukaisen kauppapalveluhinnan. Tarjottuja kauppapalveluhintoja painotettiin seuraavasti: sähköistä tilaustapaa käyttäen tehty kauppapalvelutilaus 70 % ja puhelin- tai sähköpostitilaustapaa käyttäen tehty kauppapalvelutilaus 30 %, yhteensä 100 %.
Tarjousvertailu toteutetaan osa-aluekohtaisesti. Vertailuhinta muodostuu seuraavalla: tarjoajan sähköiseen tilaustapaan tarjoama hinta x 70 + tarjoajan puhelin- tai sähköpostitilaustapaan tarjoama hinta x 30.
Tarjousvertailu on kuvattu hankintapäätöksen liitteellä Vertailutaulukko.
Tarjousvertailun perusteella seuraavat tarjoajat esitetään valittavaksi sopimuskumppaniksi:
Osa-alue 1, Pohjoinen alue: Pirkanmaan Osuuskauppa (0536307-0)
Osa-alue 2, Eteläinen alue: Pirkanmaan Osuuskauppa (0536307-0)
Osa-alue 3, Läntinen alue: Pirkanmaan Osuuskauppa (0536307-0)
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Tuomi Logistiikka Oy:n sähköisessä arkistossa. Asiakirjapyynnöt tulee osoittaa osoitteeseen hankintapalvelut@tuomi.fi.
Sopimuksen omistaja ja vastuuhenkilö
Sopimuksen omistaa Pirkanmaan hyvinvointialueen ikäihmisten ja vammaisten palvelulinja, ikäihmisten toimialue ja vastuuhenkilönä toimii toimialuejohtaja Mari Ollinpoika. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankintaa valmistellut työryhmä
Hankinnan valmistelussa toimi nimetty työryhmä, johon kuuluivat hankintavastaava Janne Väisänen, suunnittelupäällikkö Anne Lähde-Säteri, palvelupäällikkö Sirpa Hiltunen, ostopalvelupäällikkö Heli Suuronen, hankintapäällikkö Virva Palomäki ja palvelujohtaja Sirkku Miettinen.
Päätöstoimivalta
Pirkanmaan hyvinvointialueen sosiaali- ja terveyspalveluiden tehtäväalueen toimintasäännön kohdan kuusi (6) mukaan palvelulinjajohtaja päättää alaisensa toiminnan osalta irtaimen omaisuuden sekä palvelujen hankinnasta sekä näihin päätöksiin liittyvien sopimusten hyväksymisestä käyttösuunnitelman rajoissa enintään 7.000.000 euroon saakka.
Oikeus tilauksen tekemiseen palvelusopimuksen perusteella määräytyy hallinto- ja toimintasääntöjen sekä hankinta- ja sopimushallintaohjeiden mukaisesti.