Esitys
Valmistelijan yhteystiedot
Tilahallintajohtaja Ari Kulmala, puh.044 472 9763, etunimi.sukunimi@pirha.fi
Hankinnan kuvaus
Pirkanmaan hyvinvointialueen lähetti 29.06.2024 julkaistavaksi HILMA-palveluun hankintailmoituksen Nekalan pelastusaseman LVIAJsuunnittelusta. Hankinnan kohteena on Nekalan pelastusaseman uudisrakennuksen LVIAJ-suunnittelu tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisessa laajuudessa.
Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinnassa sovellettiin lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Hankintamenettelynä oli hankintalain 32 §:n mukainen avoin menettely. Hankinnasta lähetettiin hankintailmoitus julkaistavaksi HILMA-palvelussa 29.06.2024 ja hankinta-asiakirjat olivat saatavissa osoitteesta https://sokobid.sokopro.fi.
Hankintaa ei ollut jaettu osiin, koska se ei kokonaisuuden kannalta ollut tarkoituksenmukaista.
Saadut tarjoukset
Tarjouksen määräaikaan 15.08.2024 klo 14.00 mennessä jätti 13 yritystä.
Tarjoajat osa-alueittain on kuvattu päätöksen liitteenä olevassa tarjousten vertailutaulukossa (liite 1).
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain 80 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoajaa rasittaa jokin hankintalain 80 §:ssä luetelluista pakollisista poissulkemisperusteista. Hankintalain 81 §:n mukaan hankintayksikkö voi sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, jota rasittaa jokin hankintalain 81 §:ssä luetelluista harkinnanvaraisista poissulkuperusteista. Hankintalain 83 §:n mukaan tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.
Hankintayksikkö toimitti täydennyspyynnön 2.9.2024 kaikille tarjoajille koskien ESPD-lomaketta. Määräaikaan mennessä ESPD-lomakkeen toimittivat 11 yritystä.
A-Insinöörit Suunnittelu Oy ei toimittanut ESPD-lomaketta määräaikaan mennessä ja suljetaan tarjouskilpailusta, sillä hankintayksikkö ei ole pystynyt varmistumaan hankintalain 80 § ja 81 § mukaisista poissulkuperusteista A-Insinöörit Suunnittelu Oy:n osalta.
Oy PQR Consult AB ei toimittanut ESPD-lomaketta määräaikaan mennessä ja suljetaan tarjouskilpailusta, sillä hankintayksikkö ei ole pystynyt varmistumaan hankintalain 80 § ja 81 § mukaisista poissulkuperusteista Oy PQR Consult AB:n osalta.
Muut tarjoajat ovat tarjouksissaan vakuuttaneet täyttävänsä tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset kokonaisuudessaan. Valituilta tarjoajilta on tarkistettu tilaajavastuulain (1233/2006) 5§:ssä mainitut selvitykset ja todistukset ja muiden asetettujen soveltuvuusvaatimusten täyttyminen. Valituilta tarjoajilta tarkistetaan viimeistään ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista vaaditut rikosrekisteriotteet (hankintamenettelyote) ja yhteisösakko-ote.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintalain 74 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja.
Hankintayksikkö toimitti täydennyspyynnön 21.8.2024 LVI-insinööritoimisto Plan-Air Oy:lle koskien vastuullisen suunnittelijan varahenkilön nimetyn referenssihankkeen suunnitteluohjelman kohdan 13.4.3 ja kohdan 13.4.6 mukaisten vaatimusten täyttymistä. Tarjoaja toimitti hyväksytyn selvityksen määräaikaan mennessä. Täsmennyspyyntö koski sellaisia tarjouksen tietoja, joilla ei ollut vaikutusta tarjousten vertailuun.
Hankintayksikön täsmennyspyyntöihin saatujen vastausten perusteella kaikki tarjouskilpailuun osallistuneet tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön ehdot.
Tarjousten vertailu
Tarjouspyynnössä ilmoitettuna valintaperusteena oli kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden valintaperusteena on vertailuhinnaltaan halvin tarjous.
Tarjouspyynnössä ilmoitetun mukaisesti Tilaaja valitsee yhden palveluntuottajan.
Tarjousten vertailuperusteena käytettiin halvinta hintaa, koska laatu huomioitiin osana vähimmäisvaatimuksia. Tilaaja on sisällyttänyt sopimukseen palvelulle asetetut tavoitteet ja asettanut palvelua koskevat ehdottomat laatuvaatimukset sellaisiksi, että ne yhdessä takaavat laadukkaan palvelun.
Tarjousvertailu on kuvattu hankintapäätöksen liitteellä 1 Vertailutaulukko.
Hankintayksikkö toimitti selvityspyynnön 2.9.2024 Sitowise Oy:lle koskien poikkeuksellisen alhaista hintaa sekä työmääräarviota. Lisäksi selvityspyynnössä Sitowise Oy:ltä pyydettiin osoittamaan, ettei yrityksen osallistuminen tarjouspyynnön valmisteluun ole johtanut tasapuolisen ja syrjimättömän hankintamenettelyn vaarantumiseen. Tarjoaja toimitti hyväksytyn selvityksen määräaikaan mennessä.
Tarjousvertailun perusteella Sitowise Oy (Y-tunnus 2335445-0) esitetään valittavaksi hankkeen LVIAJ-suunnittelijaksi.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Pirkanmaan hyvinvointialueen sähköisessä arkistossa. Asiakirjapyynnöt tulee osoittaa osoitteeseen kirjaamo@pirha.fi.
Sopimuksen omistaja ja vastuuhenkilö
Sopimuksen omistaa Pirkanmaan hyvinvointialueen kiinteistöhallinta ja toimitilapalvelut ja vastuuhenkilönä toimii tilahallintajohtaja Ari Kulmala. Tehtävää hoitavan henkilön vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön
nimeämisestä sopimukselle.
Hankintaa valmistellut työryhmä
Hankinnan valmistelussa toimi Pirhan kiinteistöhallinta- ja toimitilapalveluista ja puitesopimuskumppaneista koottu asiantuntijaryhmä