§ 103/2024 Työympäristön ja muutosjohtamisen tuen hankinta

Päätöksen perustelut

Hallintosääntö § 62

Hallinnon toimintasääntö osa ll

Oikeus tilauksen tekemiseen palvelusopimuksen perusteella määräytyy hallinto- ja toimintasääntöjen sekä hankinta- ja sopimushallintaohjeiden mukaisesti.

Esitys

Valmistelijan yhteystiedot

Hankinta-asiantuntija Heidi Ikonen, 040 480 2498, heidi.ikonen@tuomi.fi

Hankinnan kuvaus

Tuomi Logistiikka Oy lähetti Pirkanmaan hyvinvointialueen toimeksiannosta 4.6.2024 julkaistavaksi HILMA-palveluun hankintailmoituksen Työympäristön ja muutosjohtamisen tuen hankinnasta. Hankinnan kohteena olevien palvelujen tavoitteena on kehittää Pirkanmaan hyvinvointialueen toimistotilojen työympäristöjä.

Sopimuskausi on 1.9.2024 – 31.8.2026. Sopimusta on mahdollista jatkaa yhdellä (1) kahden (2) vuoden pituisella optiokaudella. Tilaaja tekee option käytöstä erillisen päätöksen.

Kyseessä on EU-​kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinnassa sovellettiin lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Hankintamenettelynä oli hankintalain 32 §:n mukainen avoin menettely. Hankinnasta lähetettiin hankintailmoitus julkaistavaksi HILMA-palvelussa 4.6.2024 ja hankinta-asiakirjat olivat saatavissa osoitteesta https://tarjouspalvelu.fi/tuomilogistiikka.

Tarjouspyyntöön lähetettiin julkaistavaksi korjausilmoitus 13.6.2024, jolla pidennettiin tarjousten jättöaikaa.

Hankinta jaettiin osa-alueisiin seuraavasti:

Osa-alue 1. Työympäristökonsepti

Osa-alue 2. Työympäristökehittäminen

Osa-alueeseen 1 valitaan yksi (1) palveluntuottaja. Osa-alueeseen 2 perustetaan puitejärjestely kolmen (3) palveluntuottajan kesken, mikäli saadaan vaatimukset täyttävät tarjoukset yhtä monelta tarjoajalta.

Hankinnan arvonlisäveroton vuosiarvo on sitoumuksetta noin 180 000 euroa ja noin 480 000 euroa sopimuskauden aikana sisältäen option.

Hankinnan arvonlisäveroton vuosiarvo on jakaantunut osa-alueittain seuraavasti:

Osa-alue 1. 40 000–80 000 euroa
Osa-alue 2. 50 000–100 000 euroa

Saadut tarjoukset

Tarjouksen jättivät määräaikaan 1.7.2024 klo 12.00 mennessä seuraavat (7 kpl) yritykset:

• • • Agile Work Oy (y-tunnus 2661604-9, osa-alueet 1 ja 2)
    • Futurice Oy (y-tunnus 1623507-4, osa-alue 1)
    • Kakadu Oy (y-tunnus 2056434-8, osa-alue 2)
    • Kohina Oy (y-tunnus 2087074-0, osa-alueet 1 ja 2)
    • Profit Interior Oy (y-tunnus 2504321-8, osa-alueet 1 ja 2)
    • Ramboll Finland Oy (y-tunnus 0101197-5, osa-alue 2)
    • Workspace Oy (y-tunnus 2031218-3, osa-alueet 1 ja 2)

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Hankintalain 80 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoajaa rasittaa jokin hankintalain 80 §:ssä luetelluista pakollisista poissulkemisperusteista. Hankintalain 81 §:n mukaan hankintayksikkö voi sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, jota rasittaa jokin hankintalain 81 §:ssä luetelluista harkinnanvaraisista poissulkuperusteista. Hankintalain 83 §:n mukaan tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Kaikki tarjoajat ovat tarjouksissaan vakuuttaneet täyttävänsä tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset kokonaisuudessaan. Valituilta tarjoajilta on tarkistettu tilaajavastuulain (1233/2006) 5§:ssä mainitut selvitykset ja todistukset ja muiden asetettujen soveltuvuusvaatimusten täyttyminen. Valituilta tarjoajilta tarkistetaan viimeistään ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista vaaditut rikosrekisteriotteet (hankintamenettelyote) ja yhteisösakko-ote.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen

Hankintalain 74 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja.

Hankintayksikkö toimitti täsmennyspyynnön 2.7.2024 Agile Work Oy:lle koskien osa-alueessa 1 projektipäällikölle ilmoitetun referenssin aloitus- ja valmistumisajankohtia. Tarjoaja toimitti hyväksytyn selvityksen määräaikaan mennessä. Hankintayksikön täsmennyspyyntöön saadun vastauksen perusteella tarjous täyttää tarjouspyynnön ehdot.

Hankintayksikkö toimitti lausumapyynnön 2.7.2024 Futurice Oy:lle koskien osa-alueelle 1 annettua tarjoushintaa, joka oli tarjouspyynnön vaatimusten vastainen. Hankintayksikön lausumapyyntöön saadun vastauksen perusteella Futurice Oy ei täytä tarjouspyynnön ehtoja. Perusteluliite toimitetaan päätöksen yhteydessä asianosaiselle. Perusteluasiakirja on salainen viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 24 § 1 mom. 20-kohdan perusteella. Futurice Oy suljetaan tarjouskilpailusta tarjouspyynnön vaatimusten täyttymättä jäämisen vuoksi.

Muut tarjoajat täyttivät tarjouspyynnön ehdot.

Tarjousten vertailu

Tarjouspyynnössä ilmoitettuna valintaperusteena oli kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden valintaperusteena oli osa-alueittain paras hinta-laatusuhde seuraavin painotuksin.

Osa-alueittain enimmäispistemäärä oli 100 vertailupistettä, josta vertailuhinnan enimmäispistemäärä oli 70 vertailupistettä ja laadun 30 vertailupistettä.

Hintavertailu suoritettiin osa-alueittain kokonaishinnalla, joka muodostui Tarjoajan syöttämistä tuntihinnoista kullekin tehtäväluokalle erikseen. Tuntihinnat kerrottiin painotetuilla tuntikertoimilla tehtäväluokituksittain.

Tarjoajien vertailuhintoja vertailtiin keskenään seuraavalla kaavalla: (halvin vertailuhinta/tarjottu vertailuhinta) * osa-alueen hinnan vertailupisteiden enimmäismäärä.

Laatua vertailtiin osa-alueittain asiantuntijaliitteelle projektipäälliköksi nimetyn henkilön henkilökohtaisen referenssin lisäkokemuksella (vähimmäisvaatimusten ylittävä kokemus). Tarjoaja voi saada projektipäällikön lisäkokemuksesta enintään kuusi (6) pistettä / osa-alue. Lisäksi tarjoaja voi saada osa-alueen 1 osalta tarjouspyynnön liitteen 4 ja osa-alueen 2 osalta tarjouspyynnön liitteen 8 mukaisesta tarjoajan tarjouksen liitteenä toimittamasta projektisuunnitelmasta enintään 24 (kaksikymmentäneljä) pistettä / osa-alue.

Tarjouspyynnössä ilmoitetun mukaisesti Tilaaja valitsee osa-alueeseen 1 Työympäristökonsepti yhden palveluntuottajan ja osa-alueeseen enintään kolme (3) palveluntuottajaa, ellei tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia tule vähemmän.

Lopulliset kokonaisvertailupisteet muodostettiin osa-alueittain laskemalla yhteen tarjoajan saamat osa-aluekohtaiset hinnan vertailupisteet ja laadusta saadut vertailupisteet. Palveluntuottajaksi valitaan osa-alueessa 1 korkeimmat kokonaisvertailupisteet saanut tarjoaja. Osa-alueessa 2 valitaan puitejärjestelyn palveluntuottajaksi kolme (3) eniten kokonaisvertailupisteitä saanutta tarjoajaa, ellei tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia tule vähemmän.

Tarjoajien kokonaisvertailupisteet osa-alueella 1 olivat seuraavat:

1. Agile Work Oy 93,02
2. Kohina Oy 93,76
3. Profit Interior Oy 100,00
4. Workspace Oy 92,36

Tarjoajien kokonaisvertailupisteet osa-alueella 2 olivat seuraavat:

1. Agile Work Oy 89,94
2. Kakadu Oy 98,87
3. Kohina Oy 92,11
4. Profit Interior Oy 100,00
5. Ramboll Finland Oy 81,58
6. Workspace Oy 90,74

Tarjousvertailu on kuvattu osa-alueittain hankintapäätöksen liitteellä 1 Vertailutaulukko. Projektisuunnitelmien vertailun perustelut löytyvät osa-alueittain liitteeltä 2 Projektisuunnitelmien vertailuperusteet.

Tarjousvertailun perusteella Profit Interior Oy esitetään valittavaksi sopimuskumppaniksi osa-alueeseen 1 Työympäristökonsepti ja Profit Interior Oy, Kakadu Oy ja Kohina Oy vertailun mukaisessa etusijajärjestyksessä esitetään valittavaksi puitesopimuskumppaneiksi osa-alueeseen 2 Työympäristökehittäminen.

Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.

Asiakirjojen julkisuus

Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Tuomi Logistiikka Oy:n sähköisessä arkistossa. Asiakirjapyynnöt tulee osoittaa osoitteeseen hankintapalvelut@tuomilogistiikka.fi.

Sopimuksen omistaja ja vastuuhenkilö

Sopimuksen omistaa Pirkanmaan hyvinvointialueen Kiinteistönhallinta ja toimitilapalvelut ja vastuuhenkilönä toimii tilahallintajohtaja Ari Kulmala. Tehtävää hoitavan henkilön vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.

Hankintaa valmistellut työryhmä

Hankinnan valmistelussa toimi nimetty työryhmä, johon kuuluivat Pirkanmaan hyvinvointialueelta toimitilapäällikkö, suunnittelija, hankintakoordinaattori ja Tuomi Logistiikka Oy:ltä hankinta-asiantuntija.

Päätös

Päätän, että 

- Sopimus työympäristön ja muutosjohtamisen hankinnasta tehdään osa-alueen 1 Työympäristökonsepti osalta Profit Interior Oy:n (y-tunnus 2504321-8) kanssa ja osa-alueen 2 Työympäristökehittäminen osalta Profit Interior Oy:n (y-tunnus 2504321-8), Kakadu Oy:n (y-tunnus 2056434-8) ja Kohina Oy:n (y-tunnus 2087074-0) kanssa vertailun mukaisessa etusijajärjestyksessä.

- Futurice Oy suljetaan tarjouspyynnöstä tarjouspyynnön vastaisena.

- Sopimuskausi on 1.9.2024 – 31.8.2026. Sopimusta on mahdollista jatkaa yhdellä (1) kahden (2) vuoden pituisella optiokaudella. Tilaaja tekee option käytöstä erillisen päätöksen.

- Hankinnan arvonlisäveroton vuosiarvo on sitoumuksetta noin 180 000 euroa ja noin 480 000 euroa sopimuskauden aikana sisältäen option.

- Sopimuksen vastuuhenkilöksi nimetään tilahallintajohtaja Ari Kulmala.

- Sopimus hankinnasta syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.