Esitys
Valmistelijan yhteystiedot
Hankinta-asiantuntija Eetu Uusinoka, 041 730 8405, eetu.uusinoka@tuomi.fi
Hankinnan kuvaus
Tuomi Logistiikka Oy lähetti Pirkanmaan hyvinvointialueen toimeksiannosta 25.8.2023 julkaistavaksi tarjouspyynnön 469960 / Nokian Vihnuskodin kiinteistönhoitopalvelut dynaamisessa hankintajärjestelmässä 447963 / Kiinteistöjen ylläpitopalvelut. Hankinnan kohteena on kiinteistönhoito- ja kunnossapitopalvelu Nokian Vihnuskodin kiinteistöihin.
Sopimuskausi on 1.12.2023 - 30.11.2025. Sopimusta on mahdollista jatkaa voimassa olevalla optiokaudella. Tilaaja tekee option käytöstä erillisen päätöksen.
Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinnassa sovellettiin lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Hankintamenettelynä on hankintalain 49 §:n mukaisen dynaamisen hankintajärjestelmän sisäinen kilpailutus. Tarjouspyyntö oli saatavilla Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa dynaamisessa hankintajärjestelmässä 447963 / Kiinteistöjen ylläpitopalvelut järjestelmään hyväksytyille toimijoille 25.8.- 29.9.2023 välisenä aikana.
Hankintaa ei ollut jaettu osiin, koska se ei kokonaisuuden kannalta ollut tarkoituksenmukaista.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta noin 52 000 euroa vuodessa.
Selvitys hankinnan laatuvaatimuksista
Laatuun liittyvät vaatimukset on huomioitu tarjouspyynnöllä ja sen liitteissä palvelun vähimmäisvaatimuksina.
Saadut tarjoukset
Tarjouksen jättivät määräaikaan 29.9.2023 klo 12.00 mennessä seuraavat (4 kpl) yritystä:
-
-
- KJ-Kiinteistöhuolto Oy (2916425-2)
- Kotikatu Oy (0743414-3)
- Lännen Kiinteistöpalvelu Oy (2654700-4)
- RTK-Palvelu Oy (2659323-8)
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain 80 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoajaa rasittaa jokin hankintalain 80 §:ssä luetelluista pakollisista poissulkemisperusteista. Hankintalain 81 §:n mukaan hankintayksikkö voi sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, jota rasittaa jokin hankintalain 81 §:ssä luetelluista harkinnanvaraisista poissulkuperusteista. Hankintalain 83 §:n mukaan tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.
Kaikki tarjoajat ovat tarjouksissaan vakuuttaneet täyttävänsä tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset kokonaisuudessaan. Valitulta tarjoajalta on tarkistettu tilaajavastuulain (1233/2006) 5§:ssä mainitut selvitykset ja todistukset ja muiden asetettujen soveltuvuusvaatimusten täyttyminen. Valituilta tarjoajilta tarkistetaan viimeistään ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista vaaditut rikosrekisteriotteet (hankintamenettelyote) ja yhteisösakko-ote.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintalain 74 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja.
Kaikki tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön ehdot.
Tarjousten vertailu
Tarjouspyynnössä ilmoitettuna valintaperusteena oli kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden valintaperusteena on halvin hinta.
Tarjoajat ilmoittivat tarjouksissaan yksikköhinnat pyydetyille kohteille. Yksikköhinnat kerrottiin arvioidulla vuosittaisella hankintamäärällä ja kaikki kerrotut yksikköhinnat lasketaan yhteen, jolloin saadaan kokonaisvertailuhinta. Halvimman kokonaisvertailuhinnan tarjonnut tarjoaja valitaan sopimuskumppaniksi.
Tarjousten vertailuperusteena käytettiin halvinta hintaa, koska laatu huomioitiin osana vähimmäisvaatimuksia. Tilaaja on sisällyttänyt sopimukseen palvelulle asetetut tavoitteet ja asettanut palvelua koskevat ehdottomat laatuvaatimukset sellaisiksi, että ne yhdessä takaavat laadukkaan palvelun.
Tarjousvertailu on kuvattu hankintapäätöksen liitteellä 1 Vertailutaulukko.
Tarjousvertailun perusteella RTK-Palvelu Oy esitetään valittavaksi sopimuskumppaniksi.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Tuomi Logistiikka Oy:n sähköisessä arkistossa. Asiakirjapyynnöt tulee osoittaa osoitteeseen hankintapalvelut@tuomi.fi.
Sopimuksen omistaja ja vastuuhenkilö
Sopimuksen omistaa Pirkanmaan hyvinvointialue, Kiinteistöhallinta ja toimitilapalvelut/Kiinteistöpalvelut ja vastuuhenkilönä toimii huoltopäällikkö Jouni Lintula. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankintaa valmistellut työryhmä
Hankinnan valmistelussa toimi nimetty työryhmä, johon kuuluivat kiinteistöpalvelujohtaja Marko Siirtola, huoltopäällikkö Jouni Lintula ja hankinta-asiantuntija Eetu Uusinoka.