Esitys
Valmistelijan yhteystiedot
Hankintalakimies Iina Kajander, puh. 041 315 0024, iina.kajander@dominushankinnat.fi
Pirkanmaan hyvinvointialue kilpailutti organisaatiokulttuurin kehittämistä koskevan asiantuntijapalveluhankinnan. Hankintamenettelyn läpiviemisestä vastaa Tuomi Logistiikka Oy yhteistyössä Dominus Hankinnat Oy:n kanssa. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä oli hankintalain 32 §:n mukainen avoin hankintamenettely, ja tarkoituksena on perustaa yhden toimittajan puitejärjestely.
Hankinnasta lähetettiin hankintailmoitus julkaistavaksi HILMA-palvelussa 12.7.2023 ja tarjouspyyntö oli saatavilla Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 14.7.2023.
Tarjouspyyntöön saatiin määräaikaan 23.8.2023 klo 14:00 mennessä viisitoista (15) tarjousta.
Hankintamenettely on päätetty jäljempänä tässä päätöksessä esitetyin perustein keskeyttää, eikä tarjousten vertailua siten ole suoritettu. Hankintayksikkö tulee käynnistämään uuden hankintamenettelyn.
Keskeyttämispäätöksen tausta
Tarjousten avaamisen jälkeen on havaittu, että tarjouspyynnössä esitettyjä vaatimuksia on ollut määritelty osittain puutteellisesti, eikä vaatimusten perusteella siten voida riittävästi varmistua siitä, että kilpailutus tuottaa hankintayksikön hankinnan tarpeen mukaista lopputulosta ja vertailukelpoisia tarjouksia.
Tarjousten tarkastusvaiheessa todettiin, että tarjoajan soveltuvuutta kuvaava referenssivaatimus on ollut kuvattu tarjouspyynnössä puutteellisesti siten, ettei sen perusteella voida varmistua siitä, että se on ollut potentiaalisille tarjoajille riittävän selkeä. Vaatimus on siten ollut omiaan aiheuttamaan epäselvyyttä siitä, millä edellytyksillä tarjoaja on voinut täyttää asetetut soveltuvuusvaatimukset.
Osana kokonaistaloudellisen edullisuuden laatuarviointia tarjouspyynnön liitteessä 3.1 huomioon otettavaa asiantuntijareferenssivaatimusta numero 2 on niin ikään katsottu tarpeeksi tarkentaa, jotta laatureferenssin sisältökuvaus vastaa referenssille asetettua otsikkoa ja siten hankinnan kohdetta. Kyseessä on suoraan tarjousten vertailtavuuteen vaikuttava laatuvaatimus, jota on katsottu aiheelliseksi täsmentää.
Tarjouspyynnön perusteella hankintayksikkö ei ole riittävällä tavalla voinut varmistua siitä, että tarjouspyyntö tuottaa hankintayksikön hankinnan tarpeen mukaista, kokonaistaloudellisesti edullisinta lopputulosta, ja että se on tarjoajille riittävän selkeä varmistaakseen tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun.
Keskeinen sääntely
Hankintalain 125 §:n 1 momentin mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Pykälän 2 momentin mukaan hankintamenettelyn keskeyttämistä koskevaan ratkaisuun sovelletaan, mitä hankintaa koskevasta päätöksestä säädetään hankintalain 123 §:ssä.
Hankintalain 125 §:ää koskevien esitöiden (HE 108/2016 vp, s.223) mukaan pykälä säilyy muuttumattomana aiemmin voimassa olevan julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) 73 a §:ään nähden. Jälkimmäisenä mainitun säännöksen esitöiden (HE 182/2010 vp, s. 22–23) mukaan keskeyttämisen syyn arvioinnissa hankintayksikön tulee kiinnittää huomiota siihen, perustuuko hankintamenettelyn keskeyttäminen todellisiin syihin ja siihen, vaikuttaako ratkaisu syrjivästi ehdokkaisiin tai tarjoajiin.
Esitöissä on edelleen todettu, että oikeuskäytännössä hankintamenettelyn keskeyttämiseen on suhtauduttu suhteellisen sallivasti eikä säännöksellä ole ollut tarkoitus tiukentaa vallitsevaa tulkintakäytäntöä.
Oikeuskäytännössä hyväksyttävänä hankinnan keskeyttämisen perusteena on pidetty muun ohella tarjouspyynnön osoittautumista virheelliseksi. Talousvaliokunnan mietinnössä (TaVM 48/2010 vp s. 4) on lisäksi todettu oikeuskäytännössä katsotun, ettei hankintamenettelyn keskeyttäminen edellytä vakavien tai poikkeuksellisten seikkojen olemassaoloa. Hankintamenettelyn keskeyttämisen edellytyksenä oleva todellinen ja perusteltu syy voi johtua myös hankintayksikön omasta toiminnasta tai laiminlyönnistä aiheutuvasta hankintamenettelyn virheellisyydestä. Hyväksyttävänä hankinnan keskeyttämisen perusteena on oikeuskäytännössä pidetty muun ohella epäonnistunutta tarjouspyyntöä.
Asian oikeudellinen arviointi
Edellä mainituin perustein hankintayksikkö katsoo, että tarjouspyyntöä tulee korjata, sillä se on osoittautunut osin puutteelliseksi. Koska nyt muutettavat vaatimukset vaikuttavat suoraan tarjoajien kelpoisuuteen osallistua tarjousmenettelyyn sekä toisaalta tarjousten vertailtavuuteen, edellä kuvattuja tarjouspyynnön vaatimuksia ei ole mahdollista muuttaa ilman hankintamenettelyn keskeyttämistä ja kokonaan uuden tarjouskilpailun toteuttamista (esim. KHO:2022/1). Muutoksia ei voida niiden olennaisuudenvuoksi tehdä korjausilmoituksella ja jatkamalla tarjousaikaa, mikä ei olisi riittävää potentiaalisten tarjoajien syrjimättömän ja tasapuolisen kohtelun turvaamiseksi.
Hankintayksiköllä on hankintalain 125 §:n 1 momentissa tarkoitettu todellinen ja perusteltu syy keskeyttää hankintamenettely, eikä ratkaisu vaikuta syrjivästi tarjoajiin. Hankintayksikkö tulee käynnistämään uuden hankintamenettelyn välittömästi ja julkaisee mahdollisimman pian sitä koskevan uuden hankintailmoituksen.
Asiakirjojen julkisuus
Hankintayksikkö tulee julkaisemaan hankinnasta uuden tarjouspyynnön.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty.
Hankintalain esitöiden (HE 182/2010) mukaan hankinnan keskeyttämistilanteessa hankintayksikön tulee usein ottaa kantaa myös keskeytettyä menettelyä koskevien asiakirjojen julkisuuteen. Jos hankinta on keskeytetty tilanteessa, jossa tarjoajat ovat jo jättäneet tarjouksensa hankintayksikölle, asianosaisen tiedonsaanti-intressi ei koske kilpailevia tarjouksia, vaan hankintayksikön keskeyttämispäätöstä ja sen perusteluita. Siten erityisesti tarjousasiakirjat voidaan päättää pitää salassa asiakirjojen julkisuudesta annetun lain (621/1999) 24 §:n 1 momentin 17 kohdan perusteella, kunnes hankintayksikkö on tehnyt ratkaisunsa uudessa hankintamenettelyssä tai päättänyt luopua hankinnasta.
Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi saapuneet tarjoukset ovat kokonaisuudessaan salassa pidettäviä, kunnes hankintayksikkö on uudessa hankintamenettelyssä tehnyt hankintapäätöksen.
Päätösesitys
Hankintamenettely keskeytetään yllä esitetyin perustein, ja hankintayksikkö käynnistää hankinnasta uuden tarjouskilpailun.
Lisäksi saatu tarjousaineisto pidetään salassa siihen saakka, kunnes hankintayksikkö on tehnyt hankintapäätöksen uudessa hankintamenettelyssä.