Esitys
Valmistelijan yhteystiedot
Hallintopäällikkö Pirkko Lindström, puh. 041-7310440, etunimi.sukunimi@pirha.fi
Pelastuslaitokset ovat käynnistäneet syksyllä 2025 virkapukuhankintamenettelyn. Pelastuslaitosten lisäksi mukana yhteishankinnassa ovat myös Pelastusopisto, Sisäministeriö, Lupa- ja valvontavirasto, Uudenmaan pelastusliitto ja Finlands Svenska Brand- & Räddningsförbund.
Pelastuslaitosten kumppanuusverkoston ylintä päätösvaltaa käyttävä Pelastusjohtajien kokous on 3.9.2025 nimennyt virkapukutyöryhmän, joka koostuu yhteistyössä mukana olevien tahojen edustajista. Virkapukutyöryhmä yhdessä Hanselin ja Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen kanssa vastaa hankinnan valmistelusta ja sopimuskauden aikaisesta seurannasta.
Virkapukuhankinnan toteuttamiseksi on valmisteltu yhteistyösopimus, jolla sopimuksen osapuolet muodostavat hankintarenkaan. Sopimuksella osapuolet sopivat virkapukuhankintaa koskevasta hankintayhteistyöstä, vastuunjaosta sekä hankintamenettelystä aiheutuvien kustannusten keskinäisestä jaosta. Osapuolet valtuuttavat Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen (jäljempänä Pohde) edustamaan hankintarengasta pelastustoimen virkapukujen kilpailuttamisessa. Pohde kilpailuttaa hankinnan yhteishankintayksikkö Hansel Oy:n (jatkossa Hansel) avulla hankintalain (1397/2016) mukaisesti. Pohde tekee Hanselin kanssa erikseen asiantuntijapalvelusopimuksen hankintamenettelyn toteuttamisesta. Osapuolet valtuuttavat Pohteen sopimaan Hanselin kanssa toteuttamisen yksityiskohdista, kuten Hanselin veloituksesta sekä Pohteen ja Hanselin keskinäisestä työnjaosta.
Sopimansa vastuunjaon mukaisesti Pohde ja Hansel huolehtivat tarpeen mukaisesta markkinakartoituksesta, hankintailmoituksen sekä tarjouspyynnön ja sen liitteiden laatimisesta ja julkaisemisesta, tarjoajien kysymyksiin vastaamisesta, tarjoajien ja tarjousten tarkastamisesta, tarjousvertailusta, hankintapäätöksen valmistelusta ja jälki-ilmoittamisesta. Pohde tekee hankinnassa hankintapäätöksen oman hallintosääntönsä ja hankintaohjeensa mukaisesti. Pohde päättää tarvittaessa myös hankinnan keskeyttämisestä tai hankintaoikaisusta.
Pohde ja Hansel valmistelevat hankintasopimusluonnoksen tarjouspyynnön liitteeksi ja viimeistelevät sen sopimansa työnjaon mukaisesti allekirjoituksia varten hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Pohde allekirjoittaa hankintasopimuksen hankintarenkaan edustajana ja on siis hankintasopimuksen osapuoli.
Kukin sopimuksen osapuoli toimii hankintasopimuksessa tilaajana eli huolehtii itse tarpeensa mukaisten sovitustilaisuuksien järjestämisestä, tilausten tekemisestä toimittajalle, tilattujen tavaroiden maksamisesta ja muusta hankintasopimuksen täytäntöönpanosta. Kukin osapuoli vastaa myös omista sopimusvelvoitteistaan ja omista mahdollisista sopimusrikkomuksistaan toimittajaa kohtaan. Osapuolet eivät voi tehdä hankintasopimukseen kuuluvia hankintoja ohi hankintasopimuksen sen sopimuskaudella.
Tavoitteena on, että tarjouspyyntö julkaistaan keväällä 2026 ja hankintapäätökset tehdään viimeistään lokakuussa 2026. Kilpailutetun hankintasopimuksen on tarkoitus tulla voimaan 1.1.2027. Sopimuksen kesto tarkentuu valmistelun yhteydessä (alustavasti neljä vuotta).
Sopimusosapuolet vastaavat hankintamenettelystä aiheutuneista kustannuksista yhdessä. Hansel laskuttaa hankinnan toteuttamisesta Pohdetta. Pohde laskuttaa edelleen osapuolia siten, että Hanselin laskuttamat kustannukset jaetaan tasajaolla kaikille hankintaan osallistuville osapuolille (myös Pohteelle). Kustannus riippuu siitä, kuinka monta henkilötyöpäivää Hansel laskuttaa (yhden päivän hinta on 1100 € ja arvio työpäivistä 15-25 kpl).
Pohde laskuttaa osapuolilta Pohteelle aiheutuneista kustannuksista kiinteän kertamaksun. Osapuolet on jaoteltu työntekijämäärän ja aiemman sopimuskauden ostoihin perustuen kolmeen maksuluokkaan: maksuluokka 1: 1 200 euroa, maksuluokka 2: 1 000 euroa ja maksuluokka 3: 800 euroa. Pirkanmaan hyvinvointialue kuuluu maksuluokkaan 1, jolloin kustannus on 1.200 euroa. Pohteen veloittamaan kiinteään maksuun sisältyy kaikki Pohteen hankinnan valmisteluun ja toteuttamiseen sekä sopimuskauden aikaiseen seurantaan ja valvontaan liittyvät toimet.
Pirkanmaan pelastuslaitoksen vuosittaiset vaatteistohankinnat ovat n. 300.000 euroa, josta virkavaatteiden osuus on n. 50.000 euroa.
Allekirjoituksellaan osapuolet sitoutuvat osallistumaan virkapukuja koskevaan yhteishankintaan laaditun sopimuksen ehtojen mukaisesti.