§ 5/2024 Ulkoilutakkien hankinta pelastuslaitokselle

Päätöksen perustelut

Hyvinvointialueen hallintosäännön mukaan pelastusjohtaja päättää alaisensa palvelutuotannon ja tehtäväalueen osalta sopimusten hyväksymisestä (22 §).

Oikeus tilauksen tekemiseen palvelusopimuksen perusteella määräytyy hallinto- ja toimintasääntöjen sekä hankinta- ja sopimushallintaohjeiden mukaisesti.

Esitys

Valmistelijan yhteystiedot

Hankinta-asiantuntija Marjo Laine, 040 671 5743, marjo.laine@tuomi.fi

Hankinnan kuvaus

Tuomi Logistiikka Oy lähetti Pirkanmaan hyvinvointialueen toimeksiannosta HILMA-palveluun hankintailmoituksen Ulkoilutakit pelastuslaitokselle. Hankinnan kohteena ovat pelastuslaitoksen stipendirahaston varoista hankittavat kolmen vuodenajan (kevät, kesä, syksy) käyttöön tarkoitetut vuorelliset ulkoilutakit. Tarjoajan tuli tarjota sekä miesten että naisten takkimallia. Kyseessä on kertahankinta.

Kyseessä on hankintalain (1397/2016) mukainen kansallisen kynnysarvon ylittävä tavarahankinta. Hankintamenettelynä on hankintalain 32 §:n mukainen nopeutettu avoin menettely, sillä hankinnan kilpailutus oli keskeytetty kertaalleen. Edellinen hankintamenettely keskeytettiin, koska kävi ilmi, että tarjouspyyntöä tuli korjata. Korjaukset koskivat muun muassa hankinnan kohteen vähimmäisvaatimuksia. Edellä mainitut asiat voitiin korjata vain uudella menettelyllä.  Tarjouspyyntö liitteineen oli saatavilla Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/tuomilogistiikka.

Hankintasopimus ei sisällä määrä- tai vähimmäisostovelvoitetta. Hankintasopimuksen ehtojen perusteella tehdään myöhemmin tilauksia tilaajan tarpeiden mukaan.

Hankintaa ei ollut jaettu osiin, koska se ei kokonaisuuden kannalta ollut tarkoituksenmukaista. Rinnakkaistarjousten jättäminen oli sallittua.

Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta noin 70 000 euroa.

Saadut tarjoukset

Tarjouksen jättivät määräaikaan 21.12.2023 klo 12.00 mennessä seuraavat 12 tarjoajaa:

• • • Blåkläder Workwear Oy (2130487-1)
• • • Etra Oy (0107801-0)
• • • IDÉ House of Brands Finland Oy (0915398-6)
      • Tarjous nro 1
      • Tarjous nro 2
• • • IKH RETAIL OY LIELAHTI (0844992-9)
• • • Image Wear Oy (0689586-1)
• • • JM CONCEPT OY (2034199-6)
• • • Loihe Oy (2772080-9)
• • • Lyreco Finland Oy (1870837-3)
• • • Nordic Wear Intl Oy (1772890-3)
• • • Scandinavian Outdoor Oy (2066059-1)
• • • Tiitiset Oy (0988411-3)
      • Tarjous nro 1
• Tarjous nro 2
• • • Urheilu Pyyny Oy (2050606-8)

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Hankintalain 80 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoajaa rasittaa jokin hankintalain 80 §:ssä luetelluista pakollisista poissulkemisperusteista. Hankintalain 81 §:n mukaan hankintayksikkö voi sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, jota rasittaa jokin hankintalain 81 §:ssä luetelluista harkinnanvaraisista poissulkuperusteista. Hankintalain 114 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta ehdokas tai tarjoaja, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia.

Kaikki tarjoajat ovat tarjouksissaan vakuuttaneet täyttävänsä tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset kokonaisuudessaan. Tilaaja tarkistaa soveltuvuusvaatimusten täyttymisen viimeistään ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen

Hankintalain 113 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja.

Kaikki tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön ehdot lukuun ottamatta Tiitiset Oy:n tarjousta nro 2, koskien Rukka Paulehti ja Rukka Perttula takkeja, jotka suljettiin pois vertailusta.

Hankintalain 74 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja. 

Hankintayksikkö toimitti täsmennyspyynnön 22.12.2023 Tiitiset Oy:lle ja JM Concept Oy:lle koskien takkien kokovalikoimaa. Tarjoajat toimittivat hyväksytyt selvitykset määräaikaan mennessä. Täsmennyspyyntö koski sellaisia tarjouksen tietoja, joilla ei ollut vaikutusta tarjousten vertailuun.

Hankintayksikön täsmennyspyyntöihin saatujen vastausten perusteella kaikki tarjouskilpailuun osallistuneet tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön ehdot.

Tarjousten vertailu ja sopimuskumppanin valinta

Tarjouspyynnössä ilmoitettuna valintaperusteena oli kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden valintaperusteena on paras hinta-laatusuhde.

Tarjouspyynnössä ilmoitetun mukaisesti Tilaaja valitsee yhden palveluntuottajan.
Hinnan painoarvo vertailussa on 40 % ja laadun 60 %.

Kokonaishinnan maksimipisteet muodostuvat kaavalla (pienin annettu arvo / tarjottu arvo) x maksimipisteet. Laatupisteitä on voinut saada seuraavasti:

Laatupisteitä oli mahdollista saada yhteensä 10 laatupistettä vapaaehtoisena optiona tarjottavista takin muokkausmahdollisuuksista seuraavasti:

- vetoketjun värin muuttaminen, max 5 p.

- kiristysnyörit vaihdettavissa toivotun värisiksi, max 5 p.

Lisäksi maksimissaan 5 laatupistettä oli mahdollista saada seuraavasti:

-Takin vesipilariarvo vähintään 8000 mm, max 2,5 p.

-Takin hengittävyys (MPV arvo vähintään 8000 g/m2/24 h, max 2,5 p.

Lisäksi laadunarvioinnin koekäytöstä on ollut mahdollista saada enintään 45 laatupistettä.

Tarjousvertailun perusteella Tiitiset Oy (0988411-3) esitetään valittavaksi sopimuskumppaniksi. Tiitiset Oy:n kokonaispisteet olivat 89,83, josta hintapisteiden osuus oli 40 pistettä ja laatupisteiden osuus 49,83 pistettä.

Tarjousvertailu on kuvattu tarkemmin hankintapäätöksen liitteellä 1, Vertailutaulukko.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.

Asiakirjojen julkisuus

Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Tuomi Logistiikka Oy:n sähköisessä arkistossa. Asiakirjapyynnöt tulee osoittaa osoitteeseen hankintapalvelut@tuomi.fi.

Sopimuksen omistaja ja vastuuhenkilö

Sopimuksen omistaa Pirkanmaan hyvinvointialueen Pelastuslaitos ja vastuuhenkilönä toimii pelastuspäällikkö. Tehtävää hoitavan henkilön vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin tehtävänhoitajalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.

Hankintaa valmistellut työryhmä

Hankinnan valmistelussa toimi nimetty työryhmä, johon kuuluivat palopäällikkö, kaksi ylipalomiestä, pelastuspäällikkö ja paloesimies.

Päätös

Päätän, että sopimus Pelastuslaitoksen ulkoilutakkien hankinnasta tehdään Tiitiset Oy:n  (0988411-3) kanssa.

Tiitiset Oy:n tarjous nro 2 hylätään tarjouspyynnön vastaisena.

Kyseessä on kertahankinta.

Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta noin 70 000 euroa vuodessa.

Sopimuksen vastuuhenkilöksi nimetään pelastuspäällikkö Teemu-Taavetti Toivonen.

Sopimus hankinnasta syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.