Esitys
Valmistelijan yhteystiedot
Asiakaskokemuspäällikkö Janne Leinonen, puh. 040 8063 863, etunimi.sukunimi@pirha.fi
Pirkanmaan hyvinvointialueen Sujuvuutta, saavutettavuutta ja sitoutumista -hankkeen asukaspaneeli toteutetaan ulkopuolisen yrityksen kanssa.
Yhteistyön tarve
Pirkanmaan hyvinvointialue kokeili vuonna 2023-2024 useita eri menetelmiä asukkaiden osallistamiseksi hyvinvointialueen palveluiden kehittämiseen ja asukkaiden osallistamiseksi päätöksentekoon. Yksi menetelmistä oli puntaroivaa demokratiaa hyödyntävän asukaspaneelin toteutus, jossa 40 henkilöä kutsuttiin satunnaisotannalla osallistumaan asukaspaneeliin. Asukaspaneelin lopputuloksena saatiin julkilausuma Pirkanmaan hyvinvointialueen päättäjien ja kehittäjien käyttöön. Nyt olemme kehittämässä asukaspaneelia entistä skaalautuvammaksi ja toteutamme vuonna 2025 uuden asukaspaneelin. Haemme asukaspaneelin toteutukseen yhteistyökumppania auttamaan asukaspaneelin suunnittelussa, järjestämisessä sekä tulosten saamisessa julkilausuman muotoon.
Asukaspaneelissa käydään puntaroivaa kansalaiskeskustelua. Siinä satunnaisotannalla valittu joukko tavallisia asukkaita yhdessä syvällisesti perehtyy ja keskustelee määrätystä aiheesta ja muodostaa siitä julkilausuman päätöksentekijöille ja alueen asukkaille.
Asukaspaneelin tavoitteena on käydä tavoitteellista ja puntaroivaa keskustelua määrätystä aiheesta fasilitaattorien vetämänä. Asukaspaneeli on sopiva menetelmä erityisesti silloin, kun keskusteltava aihe on monitahoinen, siihen liittyy ristiriitoja muun muassa eriävien arvojen tai intressien näkökulmasta eikä siihen löydy yksiselitteistä vastausta Paneeli muodostaa aiheesta julkilausuman, joka voi sisältää ehdotuksia, suosituksia tai kannanottoja aluevaltuuston käyttöön. Julkilausuma julkaistaan myös asukkaiden tietoon.
Työn tavoitteena on toteuttaa Sitran asukaspaneeli-mallin mukainen asukaspaneeli yhteistyössä Pirkanmaan hyvinvointialueen kanssa:
- Osallistujina 40 (+3 vara) henkilön edustava otos väestöstä satunnaisotannan avulla
- Aiheena mahdollisesti hoidon jatkuvuus
- Lopputuloksena julkilausuma
- Toteutus 2025 loppuun mennessä.
Tarjousta pyydettiin (6.5. - 19.5.2025) toteutustyöstä Osana yhteistä ratkaisua Oy:ltä, Demos Helsingiltä, Kaskas Oy:lta sekä Grape people Oy:ltä. Tarjouksessa vaatimuksina olivat, että yhteistyökumppani huolehtii asukaspaneelin suunnittelusta, aiheen kiteyttämisestä, avustaa kutsun laatimisessa, yhteistyöalustan hallinnasta, työpajojen järjestämisestä ja fasilitoinnista, julkilausuman viimeistelystä ja hyväksyttämisestä. Yhteistyökumppanin vastuulla on osallistujien perehdyttäminen järjestelmien käyttöön sekä mahdollinen IT-tuki. Tarjouksen lisäksi kaikkien osallistujien kanssa käytiin samanmuotoinen puhelinkeskustelu tarjouksen yksityiskohdista. Erityisesti korostettiin tarvetta kykyyn fasilitoida työpajat ilman Pirhan fasilitaattoreita sekä yhteistyökumppanin järjestämä yhteistyöalusta.
Tarjoukset pisteytettiin referenssien, työsuunnitelman ja hinnan perusteella. Tarjouksia arvioitiin laadun (70pts) ja hinnan (30pts) perusteella. Laatuun vaikuttivat: referenssit (20pts), lisäarvo tilaajalle (30pts), työsuunnitelman vastaavuus tarpeeseen (15pts), asukaspaneeli-metodin tuntemus (5pts). Suurimmat erot tarjouksissa löytyivät työsuunnitelman puolelta, joissa tarjotun työpanoksen määrä vaihteli välillä 255 – 152 tuntia. Vertailukelpoisuuden vuoksi työmäärään pyydettiin hinnat viiden fasilitaattorin määrälle, joka tarkoitti 2.5htp:n lisäämistä työmääräarvioon sekä hintaan.
Tarjoajien alkuperäiset tarjoukset pisteytettynä vertailukelpoisin kriteerein:
Osana yhteistä ratkaisua Oy:n toteutustyön hinta on 26 500 euroa + alv. sis. 255h työpanos. 100€/h
- Laatu 70pts, hinta 27pts.
Kaskas toteutustyön hinta on 23 800 euroa + alv. sis. 170h työpanos. 140€/h
- Laatu 66pts, hinta 26pts.
Demos Helsinki toteutustyön hinta on 19 200 – 24 000 euroa + alv. sis. 152h työpanos. 150€/h
Grape People Oy:n ei osallistunut tarjouksellaan.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään sähköisessä arkistossa.
Asiakirjapyynnöt tulee osoittaa osoitteeseen Pirkanmaan hyvinvointialueen kirjaamoon (kirjaamo@pirha.fi).
Sopimuksen omistaja ja vastuuhenkilö
Sopimuksen omistaa Pirkanmaan hyvinvointialueen strategian toimialue ja strategiajohtaja Arto Ranta. Vastuuhenkilönä toimii Asiakaskokemus ja osallistumisen vastuualueen asiakaskokemuspäällikkö Janne Leinonen. Tehtävää hoitavan henkilön vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin tehtävänhoitajalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Oikeus tilauksen tekemiseen määräytyy hallinto- ja toimintasääntöjen sekä hankinta- ja sopimushallintaohjeiden mukaisesti.