Esitys
Valmistelijan yhteystiedot:
Tietopäällikkö Antti Markkola, puh. 040 674 4196, antti.markkola@pirha.fi
Laissa 41 § sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä säädetään, että ”sosiaali- tai terveydenhuollon palvelunantajalla on oikeus salassapitovelvoitteiden estämättä sekä tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan h alakohdan nojalla käsitellä ja yhdistellä tunnisteellisesti asiakastietoja, jotka ovat syntyneet sen omassa toiminnassa tai ovat sen omiin rekistereihin tallennettuja, jos se on välttämätöntä palvelunantajan vastuulla toteutettavan palvelutoiminnan tuottamista, seurantaa, arviointia, suunnittelua, kehittämistä, johtamista ja valvontaa varten.”
Pirhan Tietosuoja- ja tietoturvapolitiikan liite 2: Tietosuojan ja tietoturvan roolit ja vastuut määrittää, että ”vastaava sosiaalihuollon johtaja vastaa sosiaalihuollon asiakasrekistereistä. Vastaava sosiaalihuollon johtaja antaa kirjalliset ohjeet asiakastietojen käsittelystä ja noudatettavista menettelytavoista”.
Yllä mainittujen ohjaavien periaatteiden mukaisesti on tarpeen määrittää käytännön tietojohtamisen vastuuttamisesta ja käytännöistä, joilla tietoja voidaan tietojohtamisen tarkoituksissa käsitellä ja julkaista toisiolain määrittämien tarkoitusten toteuttamiseksi.
Tietojohtaminen on orgaaninen osa palvelujen toteuttamista, minkä vuoksi on tarkoituksenmukaista, että palvelulinjoilla on mahdollisuus itse linjata henkilöistä ja käytänteistä, joilla tietojohtamista toteutetaan ja toimeenpannaan ylemmän tason linjauksien mukaisesti.
Tietoteknisesti tietojohtamisen tarpeita palvellaan pääsääntöisesti lähdejärjestelmistä haettujen tietojen esikäsittelyllä tietoaltaissa ja visualisointityökaluilla toteutettavalla raportoinnilla.
Tietojohtamisen toteuttamisen kannalta keskeisiä teemoja ovat:
1. Raporttien julkaiseminen ja luvittaminen
Raportit perustuvat pohjimmiltaan henkilötietoon, jolloin on tärkeää, että toiminnasta vastaava taho hyväksyy julkaisun, vaikka raportti esittäisi tiedon anonymisoituna.
Yksilöiviä henkilötietoja sisältäviä raportteja on syytä julkaista vain tiettyihin käyttötarkoituksiin. Näille raporteille voidaan luvittaa vain henkilöitä, joiden työtehtävien kannalta on välttämätöntä käsitellä tunnisteellista asiakastietoa. Näiden raporttien lukuoikeudet pitää tarkastaa säännöllisesti vastuuhenkilöiden toimesta.
2. Pseudonymisoitujen datalähteiden ylläpitäminen ja käsittely
Henkilötietojen käsittelyn minimoimiseksi palvelulinjojen raportoijille tarjotaan lähtökohtaisesti pseudonymisoituja datalähteitä asiakas- ja potilastiedoista. Pääsy näihin datalähteisiin perustuu henkilön työtehtäviin tehtäväalueen tai palvelulinjan raporttikehittäjänä. Tietoaltaaseen perustuvia asiakas- ja potilastietoja sisältäviä pseudonymisoituja datalähteitä ylläpitää tietojohtamisen yksikkö ja Istekki.
3. Yksilöiviä henkilötietoja sisältävien datalähteiden luominen ja luvittaminen
Tunnisteellisia henkilötietoja sisältäviä datalähteitä luodaan vain toiminnan nimenomaisesta pyynnöstä tiettyihin käyttötarkoituksiin. Näille datalähteille voidaan luvittaa vain henkilöitä, joiden työtehtävien kannalta on välttämätöntä käsitellä tunnisteellista asiakastietoa.