Esitys
Valmistelijan yhteystiedot
Ostopalvelupäällikkö Heli Suuronen, 041 7309372, heli.suuronen@pirha.fi
Hankinta-asiantuntija Sini Lehtimäki, 0405877847, sini.lehtimaki@tuomi.fi
Hankinnan kuvaus
Tuomi Logistiikka Oy kilpailutti Pirkanmaan hyvinvointialueen toimeksiannosta ikäihmisten yhteisöllisen asumisen hankinnan. Hankinnassa oli kyse hankintalain (1397/2016) liitteen E mukaisen palvelun hankinnasta, joka ylitti kansallisen kynnysarvon. Hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-palveluun (www.hankintailmoitukset.fi) 22.06.2023.
Sopimuskauden tavoitteellinen alkamisajankohta on 1.1.2024. Palveluntuottajakohtainen sopimuskauden aloitusajankohta on kuvattu palveluntuottajakohtaisissa liittymissopimuksissa. Sopimus on voimassa kaikilla palveluntuottajilla 31.12.2025 asti, jonka lisäksi sopimus sisältää toistaiseksi voimassa olevan optiokauden. Tilaaja päättää optiokauden käyttöönotosta.
Kyseessä on sähköinen hankintamenettely, joka on hankintayksikön suunnittelema hankintalain (1397/2016) luvun 12 mukaisiin hankintoihin. Hankinta toteutetaan dynaamisen kaltaisena hankintamenettelynä, joka tarkoittaa hankintayksikön suunnittelemaa hankintalain periaatteiden mukaista menettelyä hankinnan kohteena olevien palveluiden hankkimiseen. Tarjouspyyntö liitteineen on saatavilla Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/tuomilogistiikka. Hankintamenettelyn mukaisesti tarjouksen voi jättää menettelyyn koska tahansa, ja tarjousten käsittely toteutetaan tietyissä, tarjouspyynnössä kuvatuissa aikataulusykleissä. Tämä hankintapäätös koskee menettelyn toista tarjousten käsittelysykliä.
Hankinta on jaettu osa-alueisiin seuraavasti:
Osa-alue 1. Ikäihmisten yhteisöllinen asuminen
Osa-alue 2. Yöaikainen kotihoito palveluntuottajan omaan toimintayksikköön
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta noin 21 750 000 euroa vuodessa.
Sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä annetun lain 16 §:n mukainen perustelu
Pirkanmaan hyvinvointialueen strategiassa ja siihen sisältyvässä palvelustrategiassa asetetaan muun ohella palvelujen järjestämistä linjaavat tavoitteet ja palveluiden verkoston periaatteet. Hankinnan kohteena olevien palveluiden hankkiminen yksityiseltä palveluntuottajalta on tarpeen palveluiden tarkoituksenmukaiseksi järjestämiseksi ja asiakkaiden palvelutarpeisiin vastaavien palveluiden riittävän saatavuuden takaamiseksi hyvinvointialueella. Tilaaja on huomioinut hankintaa määritellessään järjestämislain (612/2021) vaatimukset palveluiden järjestämisvastuusta ja asiakkaiden palveluiden yhdenvertaisesta toteutumisesta. Hankinta täyttää järjestämislain 12 §:ssä asetetut edellytykset palvelujen hankkimiseksi yksityisiltä palveluntuottajilta.
Tilaaja varmistaa palveluntuottajan kanssa tehtävällä sopimuksella järjestämislain 15 §:ssä asetetut vaatimukset. Sopimuskaudella tilaaja seuraa palvelun tuottamista ja sopimusvelvoitteiden täyttämistä. Tilaaja on varautunut palveluiden jatkuvuuden hallintaan sekä potentiaalisimpiin häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin.
Selvitys hankinnan laatuvaatimuksista
Laatuun liittyvät vaatimukset on huomioitu hankinnan palvelulle asetetuilla tavoitteilla ja palvelua koskevilla ehdottomilla laatuvaatimuksilla sellaisiksi, että ne yhdessä takaavat laadukkaan palvelun.
Saadut tarjoukset
Tarjouksen dynaamisen kaltaisen hankintamenettelyn perustamisvaiheen määräaikaan 30.10.2023 klo 23.59 mennessä jättivät seuraavat seitsemän (7) toimijaa:
- Esperi Care Oy (2017532-6) toimintayksikkö Kanavanranta
- Ikifit Oy (1960637-9) toimintayksiköt Taimi ja Niemenranta
- Koivupirtin säätiö sr (0211704-2) toimintayksikkö Koivupirtin palvelukoti
- Kostiakoti ry (2954808-8) toimintayksikkö Kostiakoti
- Tammenlehväkeskus Oy (2117933-7) toimintayksikkö Tammenlehväkeskus
- Ylöjärven palvelutalosäätiö Kaksikko (1640314-6) toimintayksikkö Keihäsniemen koti
- Yrjö ja Hanna Hoivapalvelut Oy (2770642-5) toimintayksiköt Karpinmäki ja Kurkelanhovi
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain 80 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoajaa rasittaa jokin hankintalain 80 §:ssä luetelluista pakollisista poissulkemisperusteista. Hankintalain 81 §:n mukaan hankintayksikkö voi sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, jota rasittaa jokin hankintalain 81 §:ssä luetelluista harkinnanvaraisista poissulkuperusteista. Hankintalain 114 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta ehdokas tai tarjoaja, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia.
Kaikki tarjoajat ovat tarjouksissaan vakuuttaneet täyttävänsä tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset kokonaisuudessaan. Tarjoajilta on tarkistettu tilaajavastuulain (1233/2006) 5§:ssa mainitut selvitykset ja todistukset ja muiden asetettujen soveltuvuusvaatimusten täyttyminen. Tarjoajilta tarkistetaan viimeistään ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista vaaditut rikosrekisteriotteet (hankintamenettelyote) ja yhteisösakko-ote.
Hankintayksikkö toimitti 3.11.2023 seuraavat täsmennyspyynnöt:
- Esperi Care Oy (2017532–6) koskien sopimuksen liitteen 12 henkilöstölomake tietoja, sekä tarjoajan alihankkijan Comforta Oy:n ilmoituksen varaisten sosiaalipalveluiden ilmoitusta.
- Ikifit Oy (1960637–9) koskien toimintayksikkö Taimen yksityisen terveydenhuollon lupaa ja toimintayksiköiden Taimi ja Niemenranta alihankkijoiden käyttöä, sekä sopimuksen liitteen 12 henkilöstölomake tietoja.
- Koivupirtin säätiö sr (0211704-2) koskien alihankkijan Comforta Oy:n ilmoituksen varaisten sosiaalipalveluiden ilmoitusta.
- Kostiakoti ry (2954808–8) koskien sopimuksen liitteen 12 henkilöstölomake tietoja
- Yrjö ja Hanna Hoivapalvelut Oy (2770642–5) koskien alihankkijan Souper Oy kuulumista Luotettava Kumppani- palveluun, alihankkija Souper Oy ilmoituksen varaisten sosiaalipalvelujen ilmoitusta, sekä toimintayksiköiden Karpimäki ja Kurkelanhovi asiakaspaikkoja.
Hankintayksikkö pyysi täsmennyksiä 8.11.2023 mennessä. Kaikki tarjoajat toimittivat hyväksytyt täsmennykset määräaikaan mennessä.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintalain 113 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vas-taamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta.
Kaikki tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön ehdot.
Tarjousten vertailu ja sopimuskumppanin valinta
Tarjouspyynnössä ilmoitettuna valintaperusteena oli kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden valintaperusteena oli halvin hinta.
Tilaaja valitsee kaikki tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen jättäneet ja soveltuvuusvaatimukset täyttäneet tarjoajat mukaan hankintamenettelyyn. Valituista palveluntuottajista muodostuu palveluntuottajarekisteri. Palveluntuottajat on lueteltu rekisterissä vertailun mukaisessa etusijajärjestyksessä.
Palveluntuottajarekisteri päivitetään uusien hyväksyttyjen tarjousten perusteella ja uusista hyväksytyistä tarjouksista tehdään hankintapäätös. Palveluntuottajat luetellaan rekisterissä uuden vertailun mukaisessa etusijajärjestyksessä. Uusien tarjousten myötä myös aiemmin valitun palveluntuottajan vertailun mukainen etusijajärjestys voi muuttua uuden vertailun mukaisen etusijajärjestyksen perusteella. Palveluntuottajarekisteriä päivitetään aina, kun menettelyyn tulee mukaan uusi hyväksytyn tarjouksen jättänyt palveluntuottaja tai toimintayksikkö, kun palveluntuottajan sopimus päättyy tai rekisterin kannalta jokin muu oleellinen tieto muuttuu. Tilaaja päivittää palveluntuottajarekisteriä myös sopimuksenmukaisen hinnanmuutoksen johdosta.
Tarjousten vertailuperusteena käytettiin halvinta hintaa, koska laatu huomioitiin osana vähimmäisvaatimuksia. Tilaaja on sisällyttänyt sopimukseen palvelulle asetetut tavoitteet ja asettanut palvelua koskevat ehdottomat laatuvaatimukset sellaisiksi, että ne yhdessä takaavat laadukkaan palvelun.
Suoritetun vertailun perusteella osa tarjouksista sai saman vertailupistemäärän.
Kyseisten tarjousten osalta lopullinen etusijajärjestys ratkaistiin 9.11.2023 arvonnan perusteella. Saman vertailupistemäärän saaneet tarjoukset ja niiden etusijajärjestyksen arvonta on kuvattu päätöksen liitteellä 2 Arvontapöytäkirja.
Tarjousvertailu ja lopullinen etusijajärjestys on kuvattu hankintapäätöksen liitteellä 1 Tarjousten vertailutaulukko.
Tarjousvertailun perusteella Esperi Care Oy (2017532–6), Ikifit Oy (1960637-9), Koivupirtin säätiö sr (0211704-2), Kostiakoti ry (2954808-8), Tammenlehväkeskus Oy (2117933-7), Ylöjärven palvelutalosäätiö Kaksikko (1640314-6), sekä Yrjö ja Hanna Hoivapalvelut Oy (2770642-5) esitetään valittaviksi sopimuskumppaneiksi.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Tuomi Logistiikka Oy:n sähköisessä arkistossa. Asiakirjapyynnöt tulee osoittaa osoitteeseen hankintapalvelut@tuomi.fi.
Sopimuksen omistaja ja vastuuhenkilö
Sopimuksen omistaa Pirkanmaan hyvinvointialueen ikäihmisten palvelut ja vastuuhenkilönä toimii toimialuejohtaja Mari Ollinpoika. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankintaa valmistellut työryhmä
Hankinnan valmistelussa toimi nimetty ohjausryhmä/työryhmä, johon kuuluivat:
Ikäihmisten palvelujen ostopalvelupäällikkö Heli Suuronen, ikäihmisten palvelujen toimialuejohtaja Mari Ollinpoika, kotona asumista tukevien palvelujen vastuualuejohtaja Sirkku Miettinen, asumispalvelujen vastuualuejohtaja Mervi Saari, suunnittelija Anni Lehtimäki.