Esitys
Valmistelijan yhteystiedot
Hankinta-asiantuntija Eetu Uusinoka, 041 730 8405, eetu.uusinoka@tuomi.fi
Hankinnan kuvaus
Tuomi Logistiikka Oy lähetti Pirkanmaan hyvinvointialueen toimeksiannosta 29.9.2023 julkaistavaksi tarjouspyynnön 473843 / Pirkanmaan hyvinvointialueen pienet huolto- ja kunnossapitotyöt dynaamisessa hankintajärjestelmässä 447963 / Kiinteistöjen ylläpitopalvelut. Hankinnan kohteena on pienet huolto- ja kunnossapitotyöt eri puolille hyvinvointialuetta.
Sopimuskausi on toistaiseksi voimassa oleva.
Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinnassa sovellettiin lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Hankintamenettelynä on hankintalain 49 §:n mukaisen dynaamisen hankintajärjestelmän sisäinen kilpailutus. Tarjouspyyntö oli saatavilla Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa dynaamisessa hankintajärjestelmässä 447963 / Kiinteistöjen ylläpitopalvelut järjestelmään hyväksytyille toimijoille 29.9. – 23.10.2023 välisenä aikana.
Hankinta jaettiin osa-alueisiin seuraavasti:
Osa-alue 1. Tampere
Osa-alue 2. Akaa
Osa-alue 3. Hämeenkyrö
Osa-alue 4.Ikaalinen
Osa-alue 5. Juupajoki
Osa-alue 6. Kangasala
Osa-alue 7. Kihniö
Osa-alue 8. Kuhmoinen
Osa-alue 9. Lempäälä
Osa-alue 10. Mänttä-Vilppula
Osa-alue 11. Nokia
Osa-alue 12. Orivesi
Osa-alue 13. Parkano
Osa-alue 14. Pirkkala
Osa-alue 15. Punkalaidun
Osa-alue 16. Pälkäne
Osa-alue 17. Ruovesi
Osa-alue 18. Sastamala
Osa-alue 19. Urjala
Osa-alue 20. Valkeakoski
Osa-alue 21. Vesilahti
Osa-alue 22. Virrat
Osa-alue 23. Ylöjärvi
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta noin 100 000 euroa vuodessa.
Selvitys hankinnan laatuvaatimuksista
Laatuun liittyvät vaatimukset on huomioitu tarjouspyynnöllä ja sen liitteissä palvelun vähimmäisvaatimuksina.
Saadut tarjoukset
Tarjouksen jättivät määräaikaan 23.10.2023 klo 12.00 mennessä seuraavat 22 yritystä:
-
-
- Campusta Oy (2184218-6)
- ConTechSolution Oy (3381142-4)
- Eristys & Ilmastointi Huovinen Oy (2496106-8)
- FM-Rakennus Oy (3159356-6)
- Herttuan Kiinteistöpalvelu Oy (2484056-5)
- HH-kiinteistöpalvelut Oy (0698294-9)
- ISS Palvelut Oy (0906333-1)
- Kiinteistöhuolto Ruuska Oy (0723797-5)
- KJ-Kiinteistöhuolto Oy (2916425-2)
- Kotikatu Jokilaakso Oy (3098527-7)
- Kotikatu Oy (0743414-3)
- Lempäälän kiinteistöhuolto ja -tekniikka LEKITEK Oy (0282724-7)
- Lännen Kiinteistöpalvelu Oy (2654700-4)
- ML-Urakat Oy (2436661-3)
- Pirkan Ympäristöpalvelut Oy (2344944-1)
- Ruutumaa Oy (2403672-9)
- Sol Energy Service Oy (3309368-8)
- SähköTekniikka Lehto Oy (1707279-9)
- Tampereen Sarka Oy (2419449-5)
- Tmi Toni Riikonen Monitoimipalvelu (3155894-7)
- V. Hiltula Oy (3239444-6)
- Valkeakosken Kiinteistöpalvelu Oy (2116000-3)
Tarjoajat osa-alueittain on kuvattu päätöksen liitteenä olevassa tarjousten vertailutaulukossa (liite 1).
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain 80 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoajaa rasittaa jokin hankintalain 80 §:ssä luetelluista pakollisista poissulkemisperusteista. Hankintalain 81 §:n mukaan hankintayksikkö voi sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, jota rasittaa jokin hankintalain 81 §:ssä luetelluista harkinnanvaraisista poissulkuperusteista. Hankintalain 83 §:n mukaan tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.
Kaikki tarjoajat ovat tarjouksissaan vakuuttaneet täyttävänsä tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset kokonaisuudessaan. Valituilta tarjoajilta on tarkistettu tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset ja muiden asetettujen soveltuvuusvaatimusten täyttyminen. Valituilta tarjoajilta tarkistetaan viimeistään ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista vaaditut rikosrekisteriotteet (hankintamenettelyote) ja yhteisösakko-ote.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintalain 74 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja.
Hankintalain 96 § velvoittaa hankintayksikön pyytämään tarjoajalta selvitystä, jos tarjous vaikuttaa poikkeuksellisen alhaiselta. Hankintayksikkö pyysi selvitystä poikkeuksellisen alhaisesta hinnasta Tampereen Sarka Oy:ltä ja HH-Kiinteistöpalvelut Oy:ltä. Tampereen Sarka Oy:n vastaus vakuutti hankintayksikön, että se kykenee tuottamaan sopimuksen mukaista palvelua tarjotuilla hinnoilla. HH-Kiinteistöpalvelut Oy vetäytyi tarjouskilpailusta.
Muilta osin kaikki tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön ehdot.
Tarjousten vertailu
Tarjouspyynnössä ilmoitettuna valintaperusteena oli kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden valintaperusteena on halvin hinta.
Tarjouspyynnössä ilmoitetun mukaisesti Tilaaja valitsee jokaiseen osa-alueeseen enintään 3 palveluntuottajaa.
Tarjousten vertailuperusteena käytettiin halvinta hintaa, koska laatu huomioitiin osana vähimmäisvaatimuksia. Tilaaja on sisällyttänyt sopimukseen palvelulle asetetut tavoitteet ja asettanut palvelua koskevat ehdottomat laatuvaatimukset sellaisiksi, että ne yhdessä takaavat laadukkaan palvelun.
Tarjousvertailu on kuvattu hankintapäätöksen liitteellä 1 Vertailutaulukko.
Osa-alue 7 Kihniö osalta 3. sijalle tuli tasahinnoin Campusta Oy ja ISS-Palvelut Oy. ISS-Palvelut Oy:ltä kysyttiin sen halukkuudesta osallistua arvontaan 3. sijasta, sillä ISS-Palvelut Oy ei alustavan vertailun perusteella tullut valituksi muihin osa-alueisiin. ISS-Palvelut Oy:n vastauksen perusteella arvontaa ei järjestetty, joten se sijoittui sen vuoksi osa-alueessa 7 Kihniö 4. sijalle.
Tarjousvertailun perusteella seuraavat yritykset esitetään valittavaksi sopimuskumppaniksi ilmoitettuihin osa-alueisiin:
-
- V. Hiltula Oy (kaikki osa-alueet)
- FM-Rakennus Oy (osa-alueet 2, 3, 4, 5, 7, 8, 10, 13, 15, 17, 19 ja 22)
- Tampereen Sarka Oy (osa-alueet 1, 2, 6, 9, 11, 12, 14, 16, 20, 21 ja 23)
- Ruutumaa Oy (osa-alueet 1, 6, 9, 11, 12, 14, 16, 20, 21 ja 23)
- Campusta Oy (osa-alueet 5, 7, 8, 10, 17 ja 22)
- KJ-Kiinteistöhuolto Oy (osa-alueet 3, 4, 13 ja 18)
- Kotikatu Jokilaakso Oy (osa-alueet 15, 18 ja 19)
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Tuomi Logistiikka Oy:n sähköisessä arkistossa. Asiakirjapyynnöt tulee osoittaa osoitteeseen hankintapalvelut@tuomilogistiikka.fi.
Sopimuksen omistaja ja vastuuhenkilö
Sopimuksen omistaa Pirkanmaan hyvinvointialueen Kiinteistöhallinta ja toimitilapalvelut/Kiinteistöpalvelut ja vastuuhenkilönä toimii huoltopäällikkö Jouni Lintula. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankintaa valmistellut työryhmä
Hankinnan valmistelusta vastasi tilaajan asiantuntijoista koostettu työryhmä.