Esitys
Pirkanmaan hyvinvointialue hankkii matkatoimistopalveluita suorahankintana. Hankinnan kohteena on Pirkanmaan hyvinvointialueen henkilöstön ja luottamushenkilöiden työhön liittyvien ulkomaan ja kotimaan matkojen matkatoimistopalvelut. Hankittava palvelu sisältää mm. matkavarausten teon, sähköisen itsevarausjärjestelmän, matkavarauspalveluiden tuottamisen puhelimitse ja sähköpostitse, reitti- ja matkasuunnittelun, lippujen ja varausten peruutukset sekä muutokset. Sopimus tehdään kahden vuoden sopimuskaudelle. Sopimusta voidaan jatkaa varsinaisen sopimuskauden jälkeen toistaiseksi voimassa olevalla optiokaudella. Päätöksen optiokauden käytöstä tekee tilaaja. Julkisena hankintana sopimus tullaan kilpailuttamaan aika ajoin.
Suorahankinta on mahdollinen hankintalain 40 §:n mukaan silloin, kun avoimessa menettelyssä ei ole saatu soveltuvia tarjouksia; lisäedellytyksenä on, että alkuperäisiä tarjouspyynnön ehtoja ei olennaisesti muuteta.
Suorahankinta tehdään, koska Pirkanmaan hyvinvointialueen toimeksiannosta Tuomi Logistiikka Oy:n 26.5.2023 julkaisemaan 458126 / Matkatoimistopalveluiden hankinta ei saatu soveltuvia tarjouksia. Tämän vuoksi hankintayksikkö siirtyi matkatoimistopalveluiden hankinnassa suorahankintamenettelyyn, tarjouspyynnön ehtoja muuttamatta. GBT Finland Oy (0215207-5) antoi tarjouksen, joka oli tarjouspyynnön mukainen. GBT Finland Oy:n tarjouksen kokonaisvertailuhinta oli 49 790 €.
Matkatoimistopalveluiden hankinnan arvonlisäveroton vuosiarvo on sitoumuksetta noin 60 000 € ja noin 120 000 € sopimuskauden aikana ilman optiota. Hankinnan arvioitu kokonaisarvo neljässä vuodessa ilman arvonlisäveroa on sitoumuksetta noin 4 800 000 €, kun arviossa huomioidaan myös palvelusta kolmansille osapuolille maksettavat maksut, kuten lentolippujen ja hotellien hinnat.
Hankinnasta julkaistaan hankintalain 58.2 §:n mukainen suorahankintailmoitus. Hankintasopimus tehdään aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun hankintaa koskeva suorahankintailmoitus on julkaistu Euroopan Unionin virallisessa lehdessä.
Tarjoajan soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintayksikkö on tarkastanut valittavaksi esitettävän yrityksen soveltuvuuden ennen hankintapäätöstä. GBT Finland Oy (0215207-5) täyttää tarjouspyynnössä tarjoajien soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. GBT Finland Oy:n tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset on tarkistettu ennen hankintapäätöstä Vastuugoup.fi palvelusta. GBT Finland Oy:n on ennen hankintasopimuksen allekirjoitusta toimitettava rikosrekisteriotteet (hankintamenettelyotteet).
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Tuomi Logistiikka Oy:n sähköisessä arkistossa. Asiakirjapyynnöt tulee osoittaa osoitteeseen hankintapalvelut@tuomi.fi.
Sopimuksen omistaja ja vastuuhenkilö
Sopimuksen omistaa Pirkanmaan hyvinvointialueen henkilöstön toimialue ja vastuuhenkilönä toimii HR-palvelupäällikkö.
Oikeus tilauksen tekemiseen palvelusopimuksen perusteella määräytyy hallinto- ja toimintasääntöjen sekä hankinta- ja sopimushallintaohjeiden mukaisesti.
Hankinnan valmistelua toteutti Pirkanmaan hyvinvointialueen matkapalveluiden jäsenistä koostunut työryhmä.
Valmistelijan yhteystiedot
HR-palvelupäällikkö Päivi Salonen, etunimi.sukunimi@pirha.fi