Esitys
Valmistelijan yhteystiedot
Hankintapäällikkö Leila Haakana, puh. 050 383 9703, etunimi.sukunimi@pirha.fi
Koulutusjohtaja Kati Kivistö, puh. 044-4739940, etunimi.sukunimi@pirha.fi
HR-koordinaattori Anne Mäenpää, puh. 050-436 3634, etunimi.b.sukunimi@pirha.fi
Hankinnan kohde ja kuvaus
Pirkanmaan hyvinvointialue pyysi tarjouksia valmentavan johtamisen ja työotteen valmennuskokonaisuuden sekä ryhmäcoachingin toteuttamiseen liittyen. Hankinnan kohteena oleva kokonaisuus on osa strategian hyvinvoivat työntekijät -osa-alueen toimeenpanoa. Hankinnan tavoitteena on edistää valmentavan johtamiseen ja työotteeseen liittyvien esihenkilövalmiuksien ja työyhteisöjen osaamisen kehittymistä. Käytännössä hankittavan kokonaisuuden tavoitteena on valmentaa sekä 1300 Pirkanmaan hyvinvointialueen esihenkilöä, että noin 18 700 työntekijää valmentavan johtamisen ja työotteen osalta.
Hankinta on laajuudeltaan yhteensä noin 108 - 124 henkilötyöpäivää vuosien 2024-2025 aikana. Hankinnan arvonlisäveroton arvo on enintään 370 000 euroa riippuen siitä, kuinka monta valmennus- ja/tai coachingryhmää sopimuskauden aikana muodostuu. Laskutus tapahtuu toteuman mukaan. Hankinta jakaantuu noin 92,5 henkilötyöpäivän laajuiseen valmentavan johtamisen valmennuskokonaisuuteen ja noin 16-32 henkilötyöpäivän laajuiseen ryhmäcoachingkokonaisuuteen vuosien 2024-2025 aikana. Valmennusryhmien määrä vuosien 2024-2025 aikana on noin 60.
Tarjouspyyntö ja saadut tarjoukset
Tarjouspyyntö perustui Hansel Oy:n Johtamisen ja kehittämisen konsultointi 2021-2025 (DPS) dynaamiseen hankintajärjestelmään. Tarjouskilpailussa noudatetaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 52 §:ssä tarkoitettua dynaamisen hankintajärjestelmän sisäistä kilpailutusta koskevaa menettelyä. Tarjouskilpailu toteutettiin Pirkanmaan hyvinvointialueen toimesta Hanselin Kisa-apurilla, joka on työväline sisäistä kilpailutusta tehtäessä. Hankintailmoitus julkaistiin 21.11.2023 ja hankinta-asiakirjat olivat saatavissa 15.12.2023 klo 12.00 saakka.
Pirkanmaan hyvinvointialue valitsee edellä selostetun sisäisen kilpailutuksen perusteella yhden (1) toimittajan ja tekee voittaneen tarjoajan kanssa hankintasopimuksen.
Määräaikaan mennessä saatiin neljä (4) tarjousta.
Tarjouksen jättivät määräaikaan 15.12.2023 klo 12.00 mennessä seuraavat 4 yritystä:
- BoMentis Oy (1621430-2)
- Hälsa Oy (2796500-5)
- Eezy Flow Oy (1990870-5)
- Loihde Advance Oy (1645592-3)
Tarjousten vertailu ja tarjouksenmukaisuuden tarkistaminen
Tarjouksen valintaperusteena on hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous, jonka vertailuperusteet olivat:
- Hinta: painoarvo 30 pistettä
- Laatu: painoarvo 70 pistettä
Hinnoittelun pääasialliset perusteet (ilman alv.) olivat:
- valmennusten hinnoittelu, sisältäen valmennusten suunnittelun ja matkakustannukset ja työskentelyn Pirkanmaan hyvinvointialueen toimipisteissä
- 1 h valmennuksen hinta: webinaari (toteutettavissa etänä, Teamsillä)
- 3 h valmennuksen hinta: yhden valmennuskerran hinta lähitoteutuksena
- 1,5 h ryhmäcoachingin hinta lähityöskentelynä
Hinnaltaan edullisin tarjous sai maksimipisteiden (30 p) verran vertailupisteitä. Muiden tarjousten vertailupisteet laskettiin siten, että edullisimman tarjouksen vertailuhinta (X) jaettiin kyseisen tarjouksen vertailuhinnalla ja kerrottiin maksimipistemäärällä (X/Y*maksimipisteet). Hintapisteisiin lisättiin laatupisteet, jolloin saatiin tarjoajakohtainen vertailuluku.
Laadun osalta pisteytys jakautui seuraavien kokonaisuuksien mukaisesti:
Tarjousten laatua koskevien vertailupisteiden arvioinnin lähtökohtana oli, että tarjoajan tuli esittää 5 asiantuntijan ryhmä, joka kykenee toteuttamaan hankinnan kohteena olevan valmennuskokonaisuuden sekä ryhmäcoachingin. Asiantuntijoiden keskinäinen työmäärä voi vaihdella, mutta jokaisen asiantuntijan on kyettävä toteuttamaan vähintään 5 valmennusta. Yhden asiantuntijoista tulee toimia valmentavan johtamisen valmennuskokonaisuuden sekä ryhmäcoachingin toteuttamisen osalta palvelun projektipäällikkönä. Sekä projektipäällikölle että asiantuntijoille oli asetettu kokemukseen ja osaamiseen perustuvat minimivaatimukset sekä vertailupisteitä muodostavat laatuvaatimukset.
Projektipäälliköltä edellytettiin korkeakoulututkintoa, kokemusta vähintään 200 työntekijän organisaatiolle toteutetusta, vähintään 10 henkilötyöpäivän laajuisesta valmentavaa johtamista ja työotetta koskevan valmennuskokonaisuuden toteuttamisesta sekä coachin koulutusta (ICT-sertifiointi). Projektipäälliköiltä edellytettävä osaaminen ja kokemus olivat kyseiseen rooliin liittyviä vähimmäisvaatimuksia, jotka tuli täyttää, jotta valittavan palvelutuottajan esittämän tiimin voitiin katsoa olevan riittävän kokenut toteuttamaan hankinnan kohteena oleva ja luonteeltaan erityisen vaativa ja laaja valmennus- ja ryhmäcoaching-kokonaisuus.
Asiantuntijoille oli esitetty seuraavat minimivaatimukset, jotka tuli täyttää, jotta työreferenssit arvioitiin:
- asiantuntijoilla tuli olla korkeakoulututkinto,
- asiantuntijoiden tuli olla koulutettuja coacheja (ICF-sertifiointi),
- asiantuntijoilla tuli olla vähintään 2 vuotta kokemusta esihenkilötyöstä,
- asiantuntijoilla tuli olla kokemusta valmentavan johtamisen ja työotteen valmennuksista organisaatioiden johdolle, esihenkilöille ja henkilöstölle 5 valmennuksen verran. Valmennusten laajuuden tulee olla ollut vähintään 2 päivää ja niiden tuli olla toteutettu eri organisaatioille vuosien 2018-2023 aikana.
Asiantuntijoiden minimivaatimuksen arviointi toteutettiin tarjousten liitteessä 3 ilmoitettujen tietojen perusteella.
Laatupisteiden muodostuminen
Valmennuskokonaisuuden suunnitelma ja referenssit sähköisen aineiston osalta
- valmentavan johtamisen ja työotteen valmennuskokonaisuuden suunnitelma: maksimipistemäärä 6 pistettä
- valmennuskokonaisuuden sisällön ja toteutustavan kuvaava esittelyvideo, maksimipistemäärä 2 minuuttia: maksimipistemäärä 3 pistettä
- kyky tuottaa sähköistä aineistoa valmennuksen tueksi: maksimipistemäärä 1 piste.
Asiantuntijoiden työreferenssit: vertailun maksimipisteet 12 pistettä / asiantuntija, yhteensä 0-60 pistettä / 5 asiantuntijaa
- Asiantuntija on itse toiminut johtoryhmän jäsenenä vähintään 2 vuotta. Johtoryhmällä tarkoitetaan organisaation keski- tai ylempää johtoryhmätasoa. Johtoryhmäkokemuksen tulee olla viimeiseltä viideltätoista vuodelta. Hyväksytystä kokemuksesta sai yhden (1) pisteen.
- Julkaisut: kirja tai muu merkittävä julkaisu (kuten referee-artikkeli, selvitys, hankeraportti jne.) tai podcast-tuotanto (min 30 min) asiasta. Pisteytysperuste: hyväksytystä julkaisusta sai yhden (1) pisteen / julkaisu, maksimissaan kolme (3) pistettä.
- Kokemus valmentavan johtamisen ja työotteen valmennuksista
- Tarjoajan tuli liittää tarjoukseensa työreferenssejä kokemuksestaan valmentavan johtamisen ja työotteen valmennuskokonaisuuksista, joiden kohderyhmä oli ollut julkisen sektorin johtoa, keskijohtoa tai lähiesihenkilöitä. Valmennukset oli tullut toteuttaa vuosien 2018-2023 aikana. Työreferenssien tuli olla eri valmennuksia kuin asiantuntijoiden minimivaatimuskohdassa on esitetty.
- Pisteytysperusteet: 1-5 ryhmää = 1 p, 6-10 ryhmää = 2 pistettä; 11-15 ryhmää = 3 pistettä; 16-20 ryhmää = 4p ja 21 tai enemmän ryhmiä = 5 p. Referensseissä tuli nimetä organisaatio, valmennuksen nimi, laajuus ja kohderyhmä. Jotta valmennuksesta sai pisteen, sen oli tullut olla vähintään 6 tunnin laajuinen (noin 1 pv).
- Kokemus ryhmäcoachingista: tarjoajan tuli liittää tarjoukseensa enintään 7 työreferenssiä kokemuksestaan ryhmäcoachingista, joiden laajuus oli ollut vähintään viisi toteutuskertaa. Kohderyhmän oli tullut olla organisaatioiden johtoa, keskijohtoa tai lähiesihenkilöitä. Organisaatioiden, joille ryhmäcoaching on tehty, tuli olla ollut vähintään 200 henkilön organisaatioita. Pisteytysperusteet: 1-3 ryhmäcoachingtoteutusta = 1 piste, 4-6 ryhmäcoachingtoteutusta = 2 pistettä, yli 7 ryhmäcoachingtoteutusta = 3 pistettä
Laatupisteet arvioitiin työhön osoitetun asiantuntijaryhmän osalta yhtenä kokonaisuutena laskemalla kunkin asiantuntijan saamat pisteet yhteen.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastamisen osalta hankintayksikkö teki linjauksen, että tarjousasiakirjojen osalta pyydettiin minimivaatimuksia täsmentäviä tietoja. Hankintayksikkö toimitti tarjouksen projektipäälliköiden ja asiantuntijoiden referenssien minimivaatimuksiin liittyviä täsmennyspyyntöjä seuraavasti:
- 20.12.2023 BoMentis Oy:lle koskien yhden asiantuntijan minimivaatimuksen täsmennystä. Tarjoaja toimitti hyväksytyn selvityksen määräaikaan mennessä.
- 20.12.2023 ja 22.12.2023 Hälsa Oy:lle koskien projektipäällikön minimivaatimusten täsmennystä sekä kolmen asiantuntijan minimivaatimusten täsmennystä. Tarjoajan määräaikaan mennessä toimittamien täsmennyspyyntöjen vastausten perusteella todetaan, että yhden asiantuntijan kohdalla minimivaatimuksiin liittyvät referenssit eivät täyty. Siten tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta hankintalain 74§:n mukaisesti.
- 22.12.2023 ja 29.12.2023 Eezy Flow Oy:lle koskien viiden asiantuntijan minimivaatimusten täsmennystä. Neljän asiantuntijan osalta saatiin vastaukset täsmennyspyyntöihin määräaikaan mennessä. Yhden asiantuntijan osalta vastausta ei saatu määräaikaan mennessä. Tarjoajan toimittamien tietojen perusteella todetaan, että kolmen asiantuntijan sekä projektipäällikön osalta minimivaatimuksiin liittyvät referenssit eivät täyty. Siten tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta hankintalain 74§:n mukaisesti.
- 22.12.2023 ja 29.12.2023 Loihde Advance Oy:lle koskien viiden asiantuntijan minimivaatimusten täsmennystä. Tarjoajan määräaikaan mennessä toimittamien täsmennyspyyntöjen vastausten osalta todetaan, että kolmen asiantuntijan osalta minimivaatimuksiin liittyvät referenssit eivät täyty. Siten tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta hankintalain 74§:n mukaisesti.
Hankintalain 74 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Hankintayksikön täsmennyspyyntöihin saatujen vastausten perusteella Hälsa Oy:n, Eezy Flow Oy:n ja Loihde Advance Oy:n tarjoukset joudutaan hylkäämään. Hinnoittelun ja laatupisteiden osalta on tehty erillinen vertailuliite, jossa avataan pisteet hyväksytyn tarjouksen osalta (liite 1).
Edellä mainitun perusteella esitetään, että Pirkanmaan hyvinvointialueen valmentavan johtamisen ja työotteen valmennuskokonaisuus sekä ryhmäcoaching hankitaan BoMentis Oy:ltä. BoMentis Oy:n saamat vertailupisteet ovat 97/100 p, josta laatupisteiden osuus oli 67/70 pistettä.
Hankinnasta tehtävä sopimus laaditaan tarjouspyynnön pohjalta noudattaen Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 PALVELUT/päivitysversio huhtikuu 2022) niiltä osin kuin ei tarjouspyynnössä ole toisin sanottu.
Sopimuksen omistaja on tutkimus- ja kehitysjohtaja.