Esitys
Valmistelijan yhteystiedot
Johtava asiantuntija, Tanja Koivumäki, puh. 040 129 5370, etunimi.sukunimi@pirha.fi; Juristi Maarit Päivike, puh. 029 444 4327, etunimi.sukunimi@hansel.fi
Hankinnan kuvaus
Hankinnan kohteena on Pirkanmaan hyvinvointialueen järjestämisvastuulle kuuluvien, Kotoutumislain 28 §:n mukaisten ilman huoltajaa Suomeen saapuneiden oleskeluluvan saaneiden alaikäisten lasten ja nuorten perheryhmäkotipalveluiden tuottaminen. Hankinnan laajuus on 28 perheryhmäkotitoiminnan asukaspaikkaa. Lisäksi palveluntarjoajilta voidaan hankkia optiona 14 perheryhmäkotitoiminnan asukaspaikkaa ja tuetun asumisen palvelua enintään 16:lle asiakkaalle. Hankinnan laajuus on arvio Pirkanmaan alueelle sijoitettavien ilman huoltajaa maahan saapuvien alaikäisten määrästä. Hankintasopimus ei sisällä määräostovelvoitteita.
Hansel Oy pyysi Pirkanmaan hyvinvointialueen toimeksiannosta 29.1.2024 julkaistavaksi HILMA-palveluun hankintailmoituksen Perheryhmäkotitoiminta ilman huoltajaa maahan saapuneille oleskeluluvan saaneille alaikäisille.
Sopimuskausi alkaa viimeistään 1.6.2024 ja on voimassa määräaikaisena kaksi vuotta, jonka jälkeen se jatkuu toistaiseksi voimassa olevana, ellei sopimusta irtisanota.
Kyseessä on hankintalain (1397/2016) liitteen E mukainen sosiaali- ja terveyspalvelujen kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä on hankintalain 109§ mukainen menettely. Hankintamenettely oli yksivaiheinen. Hankinnasta lähetettiin hankintailmoitus julkaistavaksi HILMA-palvelussa 31.1.2024 ja tarjouspyyntö oli saatavilla Tarjouspalvelu.fi -portaalissa.
Hankintaa ei ollut jaettu osiin, koska se ei kokonaisuuden kannalta ollut tarkoituksenmukaista.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta noin 5,5 miljoonaa euroa vuodessa.
Perheryhmäkotitoiminnan kustannukset korvataan hyvinvointialueelle täysimääräisesti valtion toimesta kotoutumisen edistämisestä annetun lain 1386/2010 ja työ- ja elinkeinoministeriön ohjeen (1.4.2021 VN/9190/2021- TEM- 1) mukaisesti. Pirkanmaan hyvinvointialue laatii sopimuksen Pirkanmaan ELY- keskuksen kanssa alaikäisenä ilman huoltajaa maahan saapuneiden oleskeluluvan saaneiden lasten ja nuorten asumisen ja tuen järjestämisestä.
Sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä annetun lain 16 §:n mukainen perustelu
Pirkanmaan hyvinvointialueen strategiassa ja siihen sisältyvässä palvelustrategiassa asetetaan muun ohella palvelujen järjestämistä linjaavat tavoitteet ja palveluiden verkoston periaatteet. Hankinnan kohteena olevien palveluiden hankkiminen yksityiseltä palveluntuottajalta on tarpeen palveluiden tarkoituksenmukaiseksi järjestämiseksi ja asiakkaiden palvelutarpeisiin vastaavien palveluiden riittävän saatavuuden takaamiseksi hyvinvointialueella. Tilaaja on huomioinut hankintaa määritellessään järjestämislain (612/2021) vaatimukset palveluiden järjestämisvastuusta ja asiakkaiden palveluiden yhdenvertaisesta toteutumisesta. Hankinta täyttää järjestämislain 12 §:ssä asetetut edellytykset palvelujen hankkimiseksi yksityisiltä palveluntuottajilta.
Tilaaja varmistaa palveluntuottajan kanssa tehtävällä sopimuksella järjestämislain 15 §:ssä asetetut vaatimukset. Sopimuskaudella tilaaja seuraa palvelun tuottamista ja sopimusvelvoitteiden täyttämistä. Tilaaja on varautunut palveluiden jatkuvuuden hallintaan sekä potentiaalisimpiin häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin.
Saadut tarjoukset
Tarjouksen jättivät määräaikaan 1.3.2024 klo 12.00 mennessä seuraavat (4 kpl) markkinatoimijaa:
- JST Aves Oy (2238859–5)
- Kotokunta Oy (2763855-7)
- Medivida Oy (2124172–7)
- Pihlajalinna Terveys Oy (2303024–5)
Määräaikaan mennessä saapuneet tarjoukset avattiin sähköisesti 1.3.2024 klo 13.09.
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain 80 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoajaa rasittaa jokin hankintalain 80 §:ssä luetelluista pakollisista poissulkemisperusteista. Hankintalain 81 §:n mukaan hankintayksikkö voi sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, jota rasittaa jokin hankintalain 81 §:ssä luetelluista harkinnanvaraisista poissulkuperusteista. Hankintalain 114 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta ehdokas tai tarjoaja, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia.
Kaikki tarjoajat ovat tarjouksissaan vakuuttaneet täyttävänsä tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset kokonaisuudessaan. Valituilta tarjoajilta on tarkistettu asetettujen soveltuvuusvaatimusten täyttyminen. Valituilta tarjoajilta tarkistetaan viimeistään ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista vaaditut rikosrekisteriotteet (hankintamenettelyote) ja yhteisösakko-ote.
Tarjoajien soveltuvuus tarkastettiin tarjouspyynnössä asetettujen vaatimusten perusteella.
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (jälj. hankintalaki 1397/2016) 113 §:n 2 momentin mukaan Tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja.
Seuraaville yrityksille lähetettiin soveltuvuutta koskeva täsmennyspyyntö:
- Kotokunta Oy (Referenssivaatimuksen täyttyminen)
- Medivida Oy (Referenssivaatimuksen täyttyminen)
- Pihlajalinna Terveys Oy Oy (Referenssivaatimuksen täyttyminen)
Kaikki täsmennykset saapuivat vastaukselle annettuun määräaikaan mennessä. Tarjoajien todettiin täyttävän tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuuden vähimmäisvaatimukset eikä niitä koskenut hankintalain 80 § ja 81 § mukaiset poissulkuperusteet.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintalain 113 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja.
Kaikki tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi.
Tarjousten vertailu ja sopimuskumppanin valinta
Tarjouspyynnössä ilmoitettuna valintaperusteena oli kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden valintaperusteena on paras hinta-laatusuhde.
Tarjouspyynnössä ilmoitetun mukaisesti Tilaaja valitsee 2–4 palveluntuottajaa. Palveluntuottajat valitaan yksikkökohtaisen etusijajärjestyksen perusteella siten, että 28 asukaspaikkaa täyttyvät. Mikäli palveluntarjoajaa ei valita tuottamaan perheryhmäkotitoimintaa edellä mainittujen 28 asukaspaikan osalta, voidaan palveluntarjoaja valita palveluntuottajaksi mahdollisesti käyttöön otettavien optioyksiköiden osalta.
Tarjoustenvertailu suoritetaan perheryhmäkotitoimintayksiköittäin tarjouspyynnön mukaisesti.
Tarjousten vertailussa käytettiin seuraavia tarjouspyynnössä ilmoitettuja valintaperusteita:
Perheryhmäkotitoiminta
Hinta, painoarvo 70 pistettä
Hinnat vertailtiin tarjouspyynnön mukaisesti: 7-paikkaisten yksiköiden kokonaisvertailuhintoja, jotka muodostuvat liitteen 3 "Hinnat ja laatukriteerit" välilehden Perheryhmäkotitoiminta soluihin J15 ja J21. Kokonaisvertailuhinta muodostui kaavalla: euroa/asukas/vuorokausi * asiakkaiden määrä * vuorokausien määrä * 2. Palveluntarjoajan kokonaisvertailuhinta muutettiin pisteiksi kaavalla: halvin kokonaisvertailuhinta / tarjouksen kokonaisvertailuhinta * hinnan enimmäispistemäärä.
Laatu, painoarvo 30 pistettä
Laatukriteerien pisteytys toteutettiin jaettuna 3 "Hinnat ja laatukriteerit" välilehdellä "Laatukriteerit" kuvatun mukaisesti perheryhmäkoti yksiköittäin seuraavasti:
Laatukriteeri 1: Tarjouksessa nimetyn vastuuhenkilön aiempi kokemus vastaanottolain tai kotoutumislain mukaisesta ko. asiakasryhmälle suunnatun asumispalvelun palvelutuotannosta. Painoarvo 8 pistettä.
Kummatkin vastuuhenkilöt täyttivät vaatimuksen = 8 pistettä
Toinen vastuuhenkilöistä täytti vaatimuksen = 4 pistettä
Laatukriteeri 2: Tarjouksessa nimetyn vastuuhenkilön aiempi kokemus lastensuojelulain mukaisesta alaikäisten lasten/nuorten asumispalvelun palvelutuotannosta. Painoarvo 4 pistettä.
Kummatkin vastuuhenkilöt täyttivät vaatimuksen = 4 pistettä
Toinen vastuuhenkilöistä täytti vaatimuksen = 2 pistettä
Vaatimus ei täyty kummankaan vastuuhenkilön osalta = 0 pistettä
Laatukriteeri 3: Toimittaja on tarjonnut optioksi määriteltyä tuetun asumisen palvelua osana tarjousta. Painoarvo 4 pistettä.
Laatukriteeri 4: Palveluista vastaavaan vakituiseen henkilöstöön kuuluu koko sopimuskauden ajan ravitsemusalan koulutettu ammattilainen. Painoarvo 3 pistettä.
Laatukriteeri 5: Palveluista vastaavaan vakituiseen henkilöstöön kuuluu koko sopimuskauden ajan psykiatrinen sairaanhoitaja / mielenterveystyöhön erikoistunut sairaanhoitaja. Painoarvo 3 pistettä.
Laatukriteeri 6: Osallisuuden ja itsenäistymistaitojen toteutussuunnitelma. Painoarvo 8 pistettä.
Vertailu
Medivida Oy:lle lähetettiin Perheryhmäkotitoiminta, yksikkö 1 ja yksikkö 2 laatukriteerien 1 ja 2 pisteytettäviä vaatimuksia koskeva täsmennyspyyntö. JST Aves Oy:lle ja Pihlajalinna Terveys Oy:lle lähetettiin kaksi (2) Perheryhmäkotitoiminta, yksikkö 1 ja yksikkö 2 laatukriteerin pisteytettäviä vaatimuksia koskevaa täsmennyspyyntöä.
Pisteiden tarkastuksen ja täsmennyspyyntöihin saatujen vastausten perusteella Pihlajalinna Terveys Oy:ltä pisteitä vähennettiin laatukriteeri 2 osalta 2 pisteestä 0 pisteeseen, koska todettiin, ettei laatukriteerin 2 pisteisiin oikeuttava kokemus täyty ilmoitetun henkilön osalta.
Tarjoajien vertailuhinnat ja saadut hinta- ja laatupisteet on kuvattu hankintapäätöksen liitteillä 1 Vertailutaulukko ja 2 Osallisuuden ja itsenäistymistaitojen toteutussuunnitelmien arviointi.
Perheryhmäkotitoiminta optioyksiköt
Tarjouspyynnön mukaisesti Palveluntarjoajat voivat tarjota vähintään yhden 7-paikkaisen yksikön ja enintään kaksi 7-paikkaista yksikköä, jotka tulee voida ottaa käyttöön 1.6.2024 mennessä. Mikäli palveluntarjoaja tarjoaa vain yhden 7-paikkaisen yksikön, joka voidaan ottaa käyttöön viimeistään 1.6.2024, on palveluntarjoajalla mahdollisuus tarjota optiona toinen 7-paikkainen yksikkö, jonka käyttöönotosta Tilaaja päättää myöhemmin.
Palveluntuottajat valitaan yksikkökohtaisen etusijajärjestyksen perusteella siten, että 28 asukaspaikkaa täyttyvät. Tarjouspyynnön mukaan, mikäli palveluntarjoajaa ei valita tuottamaan perheryhmäkotitoimintaa edellä mainittujen 28 asukaspaikan osalta, voidaan palveluntarjoaja valita palveluntuottajaksi mahdollisesti käyttöön otettavien optioyksiköiden osalta.
Optioyksiköiden palveluntuottajavalintaan otetaan siten mukaan ne palveluntarjoajat, jotka ovat tarjonneet yhtä tai kahta 7-paikkaista yksikköä, jotka voidaan ottaa käyttöön 1.6.2024 mennessä ja joita ei ole valittu yllä mainittujen 28 paikan palveluntuottajiksi.
Kaikki palveluntarjoajat olivat tarjonneet molempiin Perheryhmäkotitoiminnan yksiköihin kahta 7-paikkaista yksikköä, jotka voidaan ottaa käyttöön 1.6.2024 ja lisäksi optioyksiköitä. Tarjouspyynnön mukaan optioyksikköä sai tarjota vain, mikäli palveluntarjoaja tarjoaa vain yhden 7-paikkaisen yksikön, joka voidaan ottaa käyttöön viimeistään 1.6.2024. Tarjottuja optioyksiköitä ei siten huomioitu.
Perheryhmäkotitoiminnan optioyksiköiden vertailuun otettiin Medivida Oy:n ja Kotokunta Oy:n Perheryhmäkotitoiminta yksikkö 1 ja Perheryhmäkotitoiminta yksikkö 2 tarjotut yksiköt, koska JST Aves Oy ja Pihlajalinna Terveys Oy tulevat valituksi Perheryhmäkotitoiminta yksikkö 1 ja Perheryhmäkotitoiminta yksikkö 2, molemmat kahden 7-paikkaisen yksikön palveluntarjoajiksi.
Palveluntuottajiksi optioyksiköihin valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimmat palveluntarjoajat seuraavasti:
Hinta, painoarvo 70 pistettä
Vertailuhintana käytetään 7-paikkaisten yksiköiden kokonaisvertailuhintoja, jotka muodostuvat liitteen 3 "Hinnat ja laatukriteerit" välilehden Perheryhmäkotitoiminta soluihin J15 ja J21.Kokonaisvertailuhinta muodostuu kaavalla euroa/asukas/vuorokausi * asiakkaiden määrä * vuorokausien määrä * 2.
Laatu, painoarvo 30 pistettä
Laatukriteerien pisteytys toteutettiin 3 "Hinnat ja laatukriteerit" välilehdellä "Laatukriteerit" kuvatun mukaisesti yksiköittäin seuraavasti:
Laatukriteeri 1: Tarjouksessa nimetyn vastuuhenkilön aiempi kokemus vastaanot-tolain tai kotoutumislain mukaisesta ko. asiakasryhmälle suunnatun asumispalve-lun palvelutuotannosta. Painoarvo 8 pistettä.
Kummatkin vastuuhenkilöt täyttivät vaatimuksen = 8 pistettä
Toinen vastuuhenkilöistä täytti vaatimuksen = 4 pistettä
Laatukriteeri 2: Tarjouksessa nimetyn vastuuhenkilön aiempi kokemus lastensuo-jelulain mukaisesta alaikäisten lasten/nuorten asumispalvelun palvelutuotannosta. Painoarvo 4 pistettä.
Kummatkin vastuuhenkilöt täyttivät vaatimuksen = 4 pistettä
Toinen vastuuhenkilöistä täytti vaatimuksen = 2 pistettä
Laatukriteeri 3: Toimittaja on tarjonnut optioksi määriteltyä tuetun asumisen palvelua osana tarjousta. Painoarvo 4 pistettä.
Laatukriteeri 4: Palveluista vastaavaan vakituiseen henkilöstöön kuuluu koko so-pimuskauden ajan ravitsemusalan koulutettu ammattilainen. Painoarvo 3 pistettä.
Laatukriteeri 5: Palveluista vastaavaan vakituiseen henkilöstöön kuuluu koko so-pimuskauden ajan psykiatrinen sairaanhoitaja / mielenterveystyöhön erikoistunut sairaanhoitaja. Painoarvo 3 pistettä.
Laatukriteeri 6: Osallisuuden ja itsenäistymistaitojen toteutussuunnitelma. Painoarvo 8 pistettä.
Vertailu
Tarjoajien vertailuhinnat ja saadut hinta- ja laatupisteet on kuvattu hankintapäätöksen liitteellä 1 Vertailutaulukko. Osallisuuden ja itsenäistymistaitojen toteutussuunnitelmien pisteytysten sanalliset arviot on kirjattu hankintapäätöksen liitteeseen 2 Osallisuuden ja itsenäistymistaitojen toteutussuunnitelmien arviointi.
Tuettu asuminen (optio)
Tarjouspyynnön mukaan Tilaaja hankkii optiona tuettua asumista perheryhmäkotitoiminnan palveluntuottajilta Tilaajan tarpeiden mukaan.
Tuetun asumisen paikkoja hankitaan ensisijaisesti palveluntuottajalta, jonka palvelu on hinnaltaan halvin. Mikäli lapsi siirtyy perheryhmäkotitoiminnasta tuettuun asumiseen, palvelua ostetaan perheryhmäkodin palveluntuottajalta, mikäli mahdollista. Poikkeustapauksessa tuetun asumisen palvelua voidaan ostaa myös toiselta perheryhmäkotitoimintaa tarjoavalta palveluntuottajalta, jos se on lapsen edun mukaista esimerkiksi koulumatkan tai muiden yksilöllisten syiden johdosta.
Tarjoajien vertailuhinnat on kuvattu hankintapäätöksen liitteellä 1 Vertailutaulukko.
Sopimuskumppanin valinta
Tarjousvertailun (liite 1) perusteella esitetään valittavaksi sopimuskumppaniksi:
Perheryhmäkotitoiminta:
- JST Aves Oy, yksikkö 1
- JST Aves Oy, yksikkö 2
- Pihlajalinna Terveys Oy, yksikkö 1
- Pihlajalinna Terveys Oy, yksikkö 2
Perheryhmäkotitoiminta (optio):
- Kotokunta Oy, yksikkö 1
- Kotokunta Oy, yksikkö 2
Tuettu asuminen (optio):
- JST Aves Oy
- Pihlajanlinna Terveys Oy
- Kotokunta Oy
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Pirkanmaan hyvinvointialueen sähköisessä arkistossa. Asiakirjapyynnöt tulee osoittaa osoitteeseen palveluhankinnat@pirha.fi.
Sopimuksen omistaja ja vastuuhenkilö
Sopimuksen omistaa Pirkanmaan hyvinvointialueen Lasten, nuorten ja perheiden palvelulinja ja vastuuhenkilönä toimii vastuualuejohtaja Hanna Harju-Virtanen. Tehtävää hoitavan henkilön vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin tehtävänhoitajalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankintaa valmistellut työryhmä
Hankinnan valmistelussa toimi nimetty ohjausryhmä/työryhmä, johon kuuluivat Pirkanmaan hyvinvointialueen lastensuojelun sijaishuollon vastuualuejohtaja Hanna Harju-Virtanen, perheryhmäkodin johtaja Mikko Sivonen, sosiaalityöntekijä Päivikki Tähti, ostopalvelupäällikkö Elisa Sivula ja johtava asiantuntija Tanja Koivumäki sekä Hansel Oy:n kilpailuttamiskonsultti Kirsi Salminen ja juristi Maarit Päivike sekä Pirkanmaan ELY-keskuksen maahanmuuttopäällikkö Marja Huttunen.