§ 26/2024 Sisäilmapuhdistimien vuokraamisen hankinta

Päätöksen perustelut

Hallintosääntö § 62

Tukipalveluiden toimintasääntö Osa II, luku 5 / Tukipalvelujohtajan 62 §:n mukaisen päätösvallan siirtäminen

Oikeus tilauksen tekemiseen palvelusopimuksen perusteella määräytyy hallinto- ja toimintasääntöjen sekä hankinta- ja sopimushallintaohjeiden mukaisesti.

Esitys

Valmistelijan yhteystiedot

Hankinta-asiantuntija *********, *********, etunimi.sukunimi@tuomi.fi

Hankinnan kuvaus

Tuomi Logistiikka Oy lähetti Pirkanmaan hyvinvointialueen toimeksiannosta HILMA-palveluun 13.2.2024 hankintailmoituksen 492203 Sisäilmanpuhdistimien vuokraamisen hankinnasta. Hankinnan kohteena ovat Sisäilmanpuhdistimien vuokraaminen. Kyseessä on kolmen palveluntuottajan puitejärjestely.

Sopimuskausi on 01.04.2024 - 31.03.2026. Määräaikaisen sopimuskauden jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevalla optiokaudella, ellei tilaaja toisin ilmoita. Mikäli sopimus ei jatku määräaikaisen sopimuskauden jälkeen, tulee tilaajan ilmoittaa siitä viimeistään 3 kuukautta ennen määräaikaisen sopimuskauden päättymistä.

Kyseessä on hankintalain (1397/2016) mukainen kansallisen kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankintamenettelynä on hankintalain 32 §:n mukainen nopeutettu avoin menettely, sillä hankinnan kilpailutus oli keskeytetty kertaalleen. Edellinen hankintamenettely keskeytettiin, koska kävi ilmi, että tarjouspyyntöä tuli korjata. Korjaukset koskivat muun muassa hankinnan kohteen vähimmäisvaatimuksia. Edellä mainitut asiat voitiin korjata vain uudella menettelyllä.  Tarjouspyyntö liitteineen oli saatavilla Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/tuomilogistiikka.

Hankintasopimus ei sisällä määrä- tai vähimmäisostovelvoitetta. Hankintasopimuksen ehtojen perusteella tehdään myöhemmin tilauksia sisäilmanpuhdistimien vuokrauspalveluista tilaajan tarpeiden mukaan.

Hankintaa ei ollut jaettu osiin, koska se ei kokonaisuuden kannalta ollut tarkoituksenmukaista.

Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta noin 100 000 euroa.

Saadut tarjoukset

Tarjouksen jättivät määräaikaan 5.3.2024 klo 12.00 mennessä seuraavat 8 tarjoajaa:

• • • Air0 Oy (2588019-8)
• • • Cair AB Finland Filial (2520215-1)
• • • Cramo Finland Oy (2088499-0)
• • • Genano Oy (2175218-0)
• • • Industless Oy (2835539-9)
• • • Inspector Sec Oy (2024498-5)
• • • Sisäilmalähetti Oy (2761934-8)
• • • UniqAir Oy (2626040-9)

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Hankintalain 105 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoajaa rasittaa jokin hankintalain 80 §:ssä luetelluista pakollisista poissulkemisperusteista. Hankintalain 81 §:n mukaan hankintayksikkö voi sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, jota rasittaa jokin hankintalain 81 §:ssä luetelluista harkinnanvaraisista poissulkuperusteista.

Kaikki tarjoajat ovat tarjouksissaan vakuuttaneet täyttävänsä tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset kokonaisuudessaan. Tilaaja tarkistaa soveltuvuusvaatimusten täyttymisen viimeistään ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen

Hankintalain 104 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja.

Kaikki tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön ehdot.

Tarjousten vertailu ja sopimuskumppanin valinta

Tarjouspyynnössä ilmoitettuna valintaperusteena oli kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden valintaperusteena on paras hinta-laatusuhde.

Sopimuskumppaniksi valitaan kolme kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyttä palveluntuottajaa.
Hinnan painoarvo vertailussa on 60 % ja laadun 40 %.

Kokonaishinnan maksimipisteet muodostuvat kaavalla (pienin annettu arvo / tarjottu arvo) x maksimipisteet. Laatupisteitä on voinut saada seuraavasti:

-Mikäli palveluntarjoaja sitoutuu toimittamaan laitteet enintään viidessä työpäivässä, saa tarjoaja 10 lisäpistettä.

 -Tilakohtaisen suunnitelman laatija on henkilösertifioitu rakennusterveysasiantuntija, 4 lisäpistettä

-Laite on mahdollista kiinnittää seinälle, 2 lisäpistettä

-Laitteen teho on ajastettavissa, 1 lisäpistettä

-Laitteessa on lukittava manuaalinen käyttöpaneeli tai kauko-ohjaus, 5 lisäpistettä

-Tarjoajalla on sähköinen sopimus/laitevuokrahallinta (ei sähköposti/excel). Palvelunhallintaportaalista tilaaja saa tarvittaessa reaaliaikaiset tiedot, 5 lisäpistettä

-Laitehuollot on ohjelmoitu ja tiedotetaan asiakkaalle sähköisesti, 4 lisäpistettä

-Tarjoajalla on käytössään tilaan asennettavat mittalaitteet TVOC kaasujen/hiukkaspitoisuuksien mittaukseen, 1 lisäpistettä

-Laitteessa on liikuttelua helpottavat pyörät, 6 lisäpistettä

-Laitteen valmistajalla on ISO 14001-2015 ympäristöjärjestelmä, 1 lisäpistettä

-Laitteen valmistajalla on ISO 50001-2018 energianhallintasertifiointi, 1 lisäpistettä

Tarjousvertailun perusteella sopimuskumppaneiksi esitetään valittavaksi Cramo Finland Oy (2088499-0), Industless Oy (2835539-9) sekä Inspector Sec Oy (2024498-5). Cramo Finland Oy:n kokonaispisteet olivat 100,00, josta hintapisteiden osuus oli 60 pistettä ja laatupisteiden osuus 40,00 pistettä. Industless Oy:n kokonaispisteet olivat 80,67533, josta hintapisteiden osuus oli 40,67533 ja laatupisteiden osuus 40,00 pistettä. Inspector Sec Oy:n kokonaispisteet olivat 76,88773, joista hintapisteiden osuus oli 40,88773 ja laatupisteiden 36,00 pistettä.

Tarjousvertailu on kuvattu tarkemmin hankintapäätöksen liitteellä 1, Vertailutaulukko.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.

Asiakirjojen julkisuus

Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Tuomi Logistiikka Oy:n sähköisessä arkistossa. Asiakirjapyynnöt tulee osoittaa osoitteeseen hankintapalvelut@tuomi.fi.

Sopimuksen omistaja ja vastuuhenkilö

Sopimuksen omistaa Pirkanmaan hyvinvointialueen Toimitilapalvelut ja vastuuhenkilönä toimii tilahallintajohtaja Ari Kulmala. Tehtävää hoitavan henkilön vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin tehtävänhoitajalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.

Hankintaa valmistellut työryhmä

Hankinnan valmistelussa toimi Pirkanmaan hyvinvointialueen ja Tuomi Logistiikka Oy:n asiantuntijoista koostunut työryhmä.

Päätös

Päätän, että sopimus Pirkanmaan hyvinvointialueen sisäilmanpuhdistimien vuokrauspalvelujen hankinnasta tehdään Cramo Finland Oy:n (2088499-0), Industless Oy:n (2835539-9) sekä Inspector Sec Oy:n (2024498-5) kanssa.

Kyseessä on puitejärjestely.

Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta noin 100 000 euroa.

Sopimuksen vastuuhenkilöksi nimetään tilahallintajohtaja Ari Kulmala.

Sopimus hankinnasta syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.