Esitys
Valmistelijan yhteystiedot
Hankintavastaava Eetu Sillanpää, 041 730 6679, eetu.sillanpaa@tuomi.fi
Hankinnan kuvaus
Tuomi Logistiikka Oy lähetti Pirkanmaan hyvinvointialueen toimeksiannosta 28.3.2024 julkaistavaksi HILMA-palveluun hankintailmoituksen Pirkanmaan hyvinvointialueen turvallisuuspalveluiden hankinnasta.
Hankinnan sopimuskausi on kestoltaan neljä vuotta. Sopimusta on mahdollista jatkaa toistaiseksi voimassa olevalla optiokaudella. Hankinta kilpailutetaan kuitenkin hankintalain mukaisesti säännöllisin väliajoin. Tilaaja tekee option käytöstä erillisen päätöksen.
Kyseessä on hankintalain (1397/2016) liitteen E mukainen muiden erityisten palveluhankintojen hankinta. Hankintamenettelynä oli hankintalain 32 §:n mukainen avoin menettely. Tarjouspyyntö liitteineen oli saatavilla Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/tuomilogistiikka.
Hankinta jaettiin osa-alueisiin seuraavasti:
Osa-alue 1. Länsi-Pirkanmaan ja Länsi-Tampereen turvallisuuspalvelut (ml. Tays Hatanpää)
Osa-alue 2. Itä-Pirkanmaan ja Itä-Tampereen turvallisuuspalvelut (pl. Tays Hatanpää)
Hankinnan arvonlisäveroton vuosiarvo on sitoumuksetta noin 4 000 000 euroa ja noin 16 000 000 euroa sopimuskauden aikana ilman optiota. Hankinnan arvonlisäveroton arvo sopimuskauden aikana on jakaantunut sitoumuksetta osa-alueittain seuraavasti:
Osa-alue 1 noin 8 000 000 euroa. Osa-alue 2 noin 8 000 000 euroa.
Saadut tarjoukset
Tarjouksen osa-alueelle 1 jättivät määräaikaan 29.4.2024 klo 12.00 mennessä seuraavat kolme yritystä:
Avarn Security Oy (0108013-7)
Palmia Oy (2653762-3)
Securitas Oy (1773518-5)
Tarjouksen osa-alueelle 2 jättivät määräaikaan 29.4.2024 klo 12.00 mennessä seuraavat kolme yritystä:
Avarn Security Oy (0108013-7)
Palmia Oy (2653762-3)
Securitas Oy (1773518-5)
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain 80 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoajaa rasittaa jokin hankintalain 80 §:ssä luetelluista pakollisista poissulkemisperusteista. Hankintalain 81 §:n mukaan hankintayksikkö voi sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, jota rasittaa jokin hankintalain 81 §:ssä luetelluista harkinnanvaraisista poissulkuperusteista. Hankintalain 114 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta ehdokas tai tarjoaja, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia.
Kaikki tarjoajat ovat tarjouksissaan vakuuttaneet täyttävänsä tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset kokonaisuudessaan. Valituilta tarjoajilta on tarkistettu tilaajavastuulain (1233/2006) 5§:ssä mainitut selvitykset ja todistukset ja muiden asetettujen soveltuvuusvaatimusten täyttyminen. Valituilta tarjoajilta tarkistetaan viimeistään ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista vaaditut rikosrekisteriotteet (hankintamenettelyote) ja yhteisösakko-ote.
Tarjouspyynnön ehtojen mukaan tarjoajalla tuli olla vähintään kaksi (2) vastaavaa turvallisuuspalveluiden tuottamisesta koostunutta referenssitoimeksiantoa viimeisen viiden (5) vuoden ajalta tarjouksen viimeisestä jättämisajasta laskettuna. Vastaavaksi referenssitoimeksiannoksi hyväksyttiin turvallisuuspalveluiden tuottamisesta koostunut toimeksianto, jonka vuosilaskutus on ollut vähintään 500 000 € (alv 0%)/vuosi ja, joka on sisältänyt vähintään seuraavien palveluiden tuottamista: 1. Hälytyskeskuspalvelut, 2. Piirivartiointi, 3. Paikallisvartiointi, 4. Kotiasiakastyön turvaaminen. Referenssinä ilmoitetun palvelusopimuksen tuli olla ollut yhtäjaksoisesti voimassa vähintään yhden (1) vuoden ajan viimeisten viiden (5) vuoden sisällä tarjousten viimeisestä jättöpäivästä laskettuna.
Hankintayksikkö pyysi selvennyspyyntönä lausumaa koskien soveltuvuusvaatimuksena vaadittujen referenssien täyttymistä Palmia Oy:ltä. Palmia Oy:n antaman selvityksen perusteella toinen heidän ilmoittama referenssi ei täyttänyt asetettua vähimmäisvaatimusta siltä osin, että palvelusopimuksen tuli olla ollut yhtäjaksoisesti voimassa vähintään yhden (1) vuoden ajan viimeisten viiden (5) vuoden sisällä tarjousten viimeisestä jättöpäivästä laskettuna. Palmia Oy suljetaan tarjouskilpailusta soveltuvuusvaatimusten täyttymättä jäämisen vuoksi.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintalain 113 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja.
Avarn Security Oy:n ja Securitas Oy:n tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön ehdot.
Tarjousten vertailu
Tarjouspyynnössä ilmoitettuna valintaperusteena oli kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden valintaperusteena on paras hinta-laatusuhde seuraavin painotuksin:
Osa-alueen 1 enimmäispistemäärä on 100 vertailupistettä, josta vertailuhinnan enimmäispistemäärä on 97 vertailupistettä ja laadun 3 vertailupistettä.
Osa-alueen 2 enimmäispistemäärä on 100 vertailupistettä, josta vertailuhinnan enimmäispistemäärä on 97 vertailupistettä ja laadun 3 vertailupistettä.
Osa-alueen 1 vertailu:
Vertailuhinta muodostettiin osa-alueella 1 laskemalla yhteen kaikki kyseessä olevan osa-alueen palvelukohtaiset vertailuhinnat, jotka laskettiin tarjouspyynnöllä kuvatuilla hintakaavoilla. Vertailuhinta pyöristettiin tarvittaessa kahden desimaalin tarkkuudella.
Tarjoajien vertailuhintoja vertailtiin keskenään seuraavalla kaavalla: halvin vertailuhinta/tarjottu vertailuhinta * osa-alueen hinnan vertailupisteiden enimmäismäärä. Vertailuhintoja tarkasteltiin kahden desimaalin tarkkuudella. Myös vertailupisteet pyöristettiin tarvittaessa kahden desimaalin tarkkuudella.
Tarjoajat saivat osa-alueella 1 laadun vertailupisteitä sitoutumalla hälytyskäyntien osalta 60 minuutin vasteaikaan Kihniön, Parkanon ja/tai Punkalaitumen alueella. Laadun vertailupisteitä oli mahdollista saada yksi (1) laatupiste per kunta.
Osa-alueen 1 lopulliset kokonaisvertailupisteet muodostettiin laskemalla yhteen tarjoajan ko. osa-alueesta saamat hinnan vertailupisteet ja laadusta saadut vertailupisteet. Palveluntuottajaksi valitaan osa-alueessa 1 korkeimmat kokonaisvertailupisteet saanut tarjoaja.
Tarjoajien kokonaisvertailupisteet osa-alueella 1 olivat seuraavat:
- Avarn Security Oy, 98,00
- Securitas Oy, 92,83
Osa-alueen 2 vertailu:
Vertailuhinta muodostettiin osa-alueella 2 laskemalla yhteen kaikki kyseessä olevan osa-alueen palvelukohtaiset vertailuhinnat, jotka laskettiin tarjouspyynnöllä kuvatuilla hintakaavoilla. Vertailuhinta pyöristettiin tarvittaessa kahden desimaalin tarkkuudella.
Tarjoajien vertailuhintoja vertailtiin keskenään seuraavalla kaavalla: halvin vertailuhinta/tarjottu vertailuhinta * osa-alueen hinnan vertailupisteiden enimmäismäärä. Vertailuhintoja tarkasteltiin kahden desimaalin tarkkuudella. Myös vertailupisteet pyöristettiin tarvittaessa kahden desimaalin tarkkuudella.
Tarjoajat saivat osa-alueella 2 laadun vertailupisteitä sitoutumalla hälytyskäyntien osalta 60 minuutin vasteaikaan Juupajoen,
Kuhmoisten, Mänttä-Vilppulan, Urjalan, Ruoveden ja/tai Virtain alueella. Laadun vertailupisteitä oli mahdollista saada 0,5 laatupistettä per kunta.
Osa-alueen 2 lopulliset kokonaisvertailupisteet muodostettiin laskemalla yhteen tarjoajan ko. osa-alueesta saamat hinnan vertailupisteet ja laadusta saadut vertailupisteet. Palveluntuottajaksi valitaan osa-alueessa 2 korkeimmat kokonaisvertailupisteet saanut tarjoaja.
Tarjoajien kokonaisvertailupisteet osa-alueella 2 olivat seuraavat:
- Avarn Security Oy, 100,00
- Securitas Oy, 88,85
Tarjoajien vertailuhinnat ja laadun vertailupisteet on kuvattu osa-alueittain liitteellä 1 Vertailuliite.
Tarjousvertailun perusteella Avarn Security Oy esitetään valittavaksi sopimuskumppaniksi osa-alueella 1 ja osa-alueella 2.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Tuomi Logistiikka Oy:n sähköisessä arkistossa. Asiakirjapyynnöt tulee osoittaa osoitteeseen hankintapalvelut@tuomilogistiikka.fi.
Sopimuksen omistaja ja vastuuhenkilö
Sopimuksen omistaa Pirkanmaan hyvinvointialueen Kiinteistönhallinnan ja tilapalveluiden toimialueen kiinteistöpalvelut ja vastuuhenkilönä toimii Turvallisuuspäällikkö Esa Särkimäki. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle.
Hankintaa valmistellut työryhmä
Hankinnan valmistelussa toimi Pirkanmaan hyvinvointialueen ja Tuomi Logistiikka Oy:n asiantuntijoista koostunut työryhmä.