Esitys
Valmistelijan yhteystiedot
Hankinta-asiantuntija Marjo Laine, 040 671 5743, marjo.laine@tuomi.fi
Hankinnan kuvaus
Tuomi Logistiikka Oy lähetti Pirkanmaan hyvinvointialueen toimeksiannosta HILMA-palveluun 26.4.2024 hankintailmoituksen 507375 Ilmanvaihtosuodattimien hankinnasta Pirkanmaan hyvinvointialueelle. Hankinnan kohteena ovat ilmanvaihtosuodattimet. Kyseessä on yhden palveluntuottajan puitejärjestely. Tarjouspyyntöä korjattiin 20.5.2024 tehdyllä korjausilmoituksella, sillä ilmeni, että tarjouskaavakkeessa oli kaavavirhe. Hankintayksikkö korjasi kaavavirheen ja samalla tarjousten jättämisen määräaikaa jatkettiin muutamalla päivällä.
Sopimuskausi on 01.01.2025 - 31.12.2026. Määräaikaisen sopimuskauden jälkeen sopimusta on mahdollista jatkaa kahden (2) vuoden optiokaudella. Tilaaja ilmoittaa optiokauden käyttöönotosta viimeistään kolme (3) kk ennen määräaikaisen sopimuskauden päättymistä.
Hankintamenettely oli hankintalain 32 §:n mukainen avoin menettely. Kyseessä on EU- kynnysarvon ylittävä tavaran hankinta. Hankinnassa sovellettiin lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Tarjouspyyntö liitteineen oli saatavilla Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/tuomilogistiikka.
Hankintasopimus ei sisällä määrä- tai vähimmäisostovelvoitetta. Hankintasopimuksen ehtojen perusteella tehdään myöhemmin tilauksia ilmanvaihtosuodattimien hankinnasta tilaajan tarpeiden mukaan.
Hankintaa ei ollut jaettu osiin, koska se ei kokonaisuuden kannalta ollut tarkoituksenmukaista.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta noin 650 000 euroa sisältäen mahdollisen optiokauden.
Saadut tarjoukset
Tarjouksen jätti määräaikaan 3.6.2024 klo 12.00 mennessä yksi (1) tarjoaja:
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain 80 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoajaa rasittaa jokin hankintalain 80 §:ssä luetelluista pakollisista poissulkemisperusteista. Hankintalain 81 §:n mukaan hankintayksikkö voi sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, jota rasittaa jokin hankintalain 81 §:ssä luetelluista harkinnanvaraisista poissulkuperusteista.
Hankintalain 83 §:n mukaan tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta. Soveltuvuusvaatimusten täyttyminen tulee tarkastaa tarjouskilpailun voittajan osalta ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista.
Hankintayksikkö on tarkastanut valittavaksi esitetyn yrityksen soveltuvuuden ennen hankintapäätöstä. Camfil Oy (0350949-4) täyttää tarjouspyynnössä tarjoajien soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Camfil Oy:n (0350949-4) tilaajavastuulain (1233 /2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset on tarkastettu ennen hankintapäätöksen tekemistä. Camfil Oy:n on ennen hankintasopimuksen allekirjoitusta toimitettava rikosrekisteriote (hankintamenettelyote).
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintalain 74 §:n mukaisesti hankintailmoitusta, tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouskilpailusta. Tarjouskilpailuun osallistunut tarjous täytti tarjouspyynnön vaatimukset.
Tarjousten vertailu ja sopimuskumppanin valinta
Tarjouspyynnössä ilmoitettuna valintaperusteena oli kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavin kriteerein:
- Suodattimien energiakustannukset 70 pistettä
- Suodattimien hankintakustannukset 30 pistettä
Energiakustannuksiltaan halvin tarjous saa 70 pistettä. Muiden tarjoajien energiakustannuspisteet lasketaan kaavalla halvin tarjous/tarjous x 70 p.
Hintakorin halvin tarjous saa 30 pistettä. Muiden tarjoajien hintapisteet lasketaan kaavalla halvin tarjous/tarjous x 30 p.
Toimittajaksi valitaan pisteytyksen jälkeen eniten pisteitä saanut tarjoaja.
Vertailun tulos: Koska tarjouksia saapui vain yksi, ei erillistä tarjousvertailua ollut tarpeen suorittaa. Camfil Oy:n kokonaispisteet olivat siten 100,00 pistettä, energiakustannuskorin kokonaishinta oli 252 643,5 euroa ja hintakorin 94391,9 euroa.
Camfil Oy:n tarjous katsottiin hinnaltaan hyväksyttäväksi.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Tuomi Logistiikka Oy:n sähköisessä arkistossa. Asiakirjapyynnöt tulee osoittaa osoitteeseen hankintapalvelut@tuomi.fi.
Sopimuksen omistaja ja vastuuhenkilö
Sopimuksen omistaa Pirkanmaan hyvinvointialueen Kiinteistöhallinta ja toimitilapalvelut, Ylläpitopalvelut ja vastuuhenkilönä toimii käyttöpäällikkö Jukka Alanko. Tehtävää hoitavan henkilön vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin tehtävänhoitajalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankintaa valmistellut työryhmä
Hankinnan valmistelussa toimi nimetty työryhmä, johon kuuluivat käyttöpäällikkö ja hankinta-asiantuntija.
Päätöstoimivalta
Hyvinvointialueen hallintosäännön mukaan tukipalvelujohtaja päättää alaisensa palvelutuotannon ja tehtäväalueen osalta sopimusten hyväksymisestä (HS § 62).
Oikeus tilauksen tekemiseen palvelusopimuksen perusteella määräytyy hallinto- ja toimintasääntöjen sekä hankinta- ja sopimushallintaohjeiden mukaisesti.