Esitys
Valmistelijan yhteystiedot
Kehittämiskoordinaattori Satu Halttunen 044 479445, satu.a.halttunen@pirha.fi
Hankinnan kohteena on Thinking Portfolio projektisalkkupalvelu, joka on tarkoitettu hyvinvointialueen projektien strategisen ja operatiivisen tason seurannan, raportoinnin, päätöksenteon ja johtamisen työvälineeksi. Pirkanmaan hyvinvointialueelle siirtyi kaksi olemassa olevaa Thinking Portfolion projektisalkkua hyvinvointialueen aloittaessa. Thinking Portfolion projektisalkut ovat käytössä tietohallinnossa ja strategian toimialueella. Hankinnan tarkoituksena on yhdistää kaksi olemassa olevaa projektisalkkua ja kehittää projektisalkkua vastaamaan hyvinvointialueen nykyisiä tarpeita. Palveluhankinta on arvoltaan alle 60 000 (alv 0 %) euroa, jolloin hankinta toteutetaan pienhankintana.
Pirkanmaan hyvinvointialueella toteutetaan paljon sisäisen- ja erillisrahoituksen projekteja. Vuonna 2024 alkoi 24 sisäisen rahoituksen projektia ja 34 erillisrahoituksen projektia. Projekteilla ei ole yhteistä johtamis- ja seurantajärjestelmää, jossa projektien etenemistä voisi seurata. Thinking Portofolion avulla kaikkien projektien seuranta voidaan toteuttaa samassa järjestelmässä.
Projektitoimisto pyysi Thinking Portfoliolta tarjousta projektisalkkupalvelusta enintään 4 vuoden sopimuskaudeksi. Thinking Portfolion tarjouksen perusteella sopimuskauden pituudeksi tulee kolme vuotta. Sopimuksen tavoitteellinen alkamisaika on syyskuussa 2024.
Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 § 1 mom. -kohdassa säädetyn kansallisen kynnysarvon. Hankintaan sovelletaan hyvinvointialueen hankintaohjetta.
Päätöksen perustelut
Pirkanmaan hyvinvointialueen nykyiset Thinking Portfolion salkut yhdistetään ja parametroidaan vastaamaan hyvinvointialueen nykyisiä projekti- ja salkunjohtamisen malleja. Järjestelmän käyttö ei vaadi laajoja käyttäkoulutuksia, koska järjestelmää jo käytetään hyvinvointialueella Hankittavan projektisalkun tietomalli parametroidaan hyvinvointialueen projektien johtamista, raportointia ja ohjausta varten. Käyttäjien tai projektien määrää ei ole Thinking Portfolion projektisalkussa rajoitettu. Muilta mahdollisilta toimittajilta, ei pyydetty tarjouksia, koska tarkoituksena on laajentaa Thinking Portfolion käyttöä hyvinvointialueella. Sopimuskauden aikana kerätään käyttökokemuksia tulevaa mahdollista kilpailutusta varten.
Annettu tarjous täyttää hyvinvointialueen asettamat vaatimukset ja on hinnaltaan ja muilta ehdoiltaan hyväksyttävissä. Puolet hyvinvointialueista käyttää Thinking Portfolion projektisalkkua, ja käyttökokemukset tuotteen käytöstä ovat hyvät. Laajan markkinakartoituksen perusteella Thinking Portfolio soveltuu ison julkisen organisaation projektisalkuksi ja on kokonaishinnaltaan edullinen muihin vastaaviin palveluihin verrattuna.
Hankinta sisältää:
1. Järjestelmän kiinteähintaisen käyttöönoton sisältäen määrittelyn, suunnittelun, määrittelytyöpajat, prototyypin, parametroinnin, testauksen, kytkennän AD-kertakirjautumiseen, pääkäyttäjäkoulutuksen sekä tuotantoon siirron, yhteensä 17 000 euroa.
2. Projektisalkun kiinteä käyttäjämääräriippumattoman pilvipalvelun, jonka kuukausihinta on 850 euroa/kk.
3. Mahdolliset tekniset integraatiot ja myöhemmin toteutettavat jatkokehitystyöt veloitetaan toteutuneen työmäärän perusteella. Teknisten muutostöiden asiantuntijatyöpäivähinta on 1050 euroa / päivä. Yksi (1) asiantuntijatyöpäivä on 7,5 tuntia. Arvio on maksimissaan 10 työpäivää, yhteensä 10 500 euroa.
Sopimus projektisalkun hankinnasta esitetään tehtäväksi Thinking Portfolio Oy (1712122-0) kanssa kolmeksi vuodeksi.
Thinking Portfolio Oy:n on ennen hankintasopimuksen allekirjoitusta toimitettava tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään sähköisessä arkistossa.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii Tutkimus- ja kehitysjohtaja, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Kati Kristiansson. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta keskimäärin 19 367 euroa vuodessa eli 58 100 euroa kolmen (3) sopimuskauden aikana. Sopimukseen ei sisälly optiota.