Perustelut
Kokousaikataulujen hyväksyminen
Hallintosäännön 124 §:n mukaan toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan.
Vuoden 2025 kokousmäärät perustuvat vuodelle 2024 varattuihin kokousmääriin sekä vuoden 2025 talousraamiin, joka perustuu elokuun toteuman perustella tehtyyn arvioon toimielimen koko vuoden 2024 kustannuksista. Kokousaikatauluja suunniteltaessa on otettu huomioon käsittelyiden sujuva eteneminen toimielimissä eteenpäin päätöksentekoon, minkä lisäksi toimielinkohtaiset tarpeet on kartoitettu ja huomioitu. Aikataulutuksessa on huomioitu myös vuoden 2025 aluevaalit (vaalitauko) sekä aluevaltuustokauden vaihtuminen. Aluehallitus ja aluevaltuusto ovat hyväksyneet osaltaan kokousaikataulut vuodelle 2025 touko-kesäkuussa 2024. Muiden toimielimien osalta kokousaikataulut tuodaan päätettäväksi kunkin toimielimen kokoukseen lokakuussa 2024.
Toimielimiin on kokonaisuudessaan varattu vuoden 2025 talousarviossa 2,86 miljoonaa euroa.
Kokousaikataulut tarkistetaan aluevaltuustokauden vaihduttua.
Toimielinkohtainen kokousaikataulu
Toimielin voi suunnitella oman työskentelynsä vuodelle 2025 varatussa raamissa. Valiokuntien kokouksen päätetään tässä vaiheessa tammi-kesäkuulle 2025. Vähän palveluita käyttävien valiokunnalle esitetään keväälle 2025 neljää tilaisuutta. Syksyn 2025 kokousaikatauluja tarkastellaan myöhemmin, kun valiokuntien tehtäväalueita ja rakenteita koskevat muutosesitykset on käsitelty.
Demokratiakustannuksia seurataan kokonaisuutena, mutta seurantaa tulee tehdä myös toimielinkohtaisesti. Jokaisen toimielimen, valiokunnan ja vaikuttamistoimielimen tulee pysyä talousarviokehyksessä. Kokoustapojen suunnittelulla toimielin pystyy kohdentamaan budjettiaan haluamiinsa asioihin. Toimielimet suunnittelevat, miten kokoontumiset jakautuvat varsinaisiin kokouksiin, työpajoihin tai muihin tilaisuuksiin sekä sen, pidetäänkö tilaisuudet etä-, hybridi- vai läsnäolotilaisuuksina talousarvioraamin puitteissa.
Vähän palveluita käyttävien valiokunnalle esitetään kokouspäiviksi seuraavia ajankohtia:
- keskiviikko 5.2.2025 klo 16
- torstai 27.3.2025 klo 16
- tiistai 6.5.2025 klo 16
- torstai 5.6.2025 klo 16
Ehdotus
Vähän palveluita käyttävien valiokunta päättää hyväksyä esitetyn kokousaikataulun tammi-kesäkuulle 2025.
Päätös
Vähän palveluita käyttävien valiokunta päätti
- hyväksyä esitetyt kokouspäivät tammi-kesäkuulle 2025
- aloittaa kokoukset jatkossa klo 16.30.