Esitys
Valmistelijan yhteystiedot
Hankinta-asiantuntija Amanda Angeria, 040 355 4196, amanda.angeria@tuomi.fi
Hankinnan kuvaus
Tuomi Logistiikka Oy lähetti Pirkanmaan hyvinvointialueen toimeksiannosta 15.09.2024 julkaistavaksi HILMA-palveluun hankintailmoituksen 523756 Ilmanvaihtojärjestelmien ennakkohuolto- ja kunnossapitotöiden hankinnasta. Hankinnan kohteena on ilmanvaihtojärjestelmien ennakkohuolto- ja kunnossapitotyöt Pirkanmaan hyvinvointialueelle.
Sopimuskausi on 01.01.2025 - 31.12.2026. Sopimusta on mahdollista jatkaa yhdellä kahden (2) vuoden mittaisella optiokaudella. Tilaaja tekee option käytöstä erillisen päätöksen.
Kyseessä on kahden (2) Palveluntuottajan puitejärjestely, jonka sisäiset hankinnat tehdään puitejärjestelyssä vahvistettujen ehtojen mukaisesti.
Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palvelun hankinta. Hankinnassa sovellettiin lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Hankintamenettelynä oli hankintalain 32 §:n mukainen avoin menettely. Tarjouspyyntö liitteineen oli saatavilla Tarjouspalvelu-toimittajaportaalissa.
Hankintaa ei ollut jaettu osiin, koska se ei kokonaisuuden kannalta ollut tarkoituksenmukaista.
Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton vuosiarvo on sitoumuksetta noin 70 000 euroa ja noin 280 000 euroa sopimuskauden aikana sisältäen option.
Saadut tarjoukset
Tarjouksen jättivät määräaikaan 18.10.2024 klo 12.00 mennessä seuraavat neljä (4) yritystä:
-
-
- Caverion Suomi Oy (0146519-2)
- ISS Palvelut Oy (0906333-1)
- SOL Kiinteistöpalvelut Oy (3111175-8)
- TMP-Ilmastointi Oy (2559889-7)
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain 80 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoajaa rasittaa jokin hankintalain 80 §:ssä luetelluista pakollisista poissulkemisperusteista. Hankintalain 81 §:n mukaan hankintayksikkö voi sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, jota rasittaa jokin hankintalain 81 §:ssä luetelluista harkinnanvaraisista poissulkuperusteista. Hankintalain 79 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta ehdokas tai tarjoaja, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia.
Kaikki tarjoajat Caverion Suomi Oy:tä lukuun ottamatta ovat tarjouksissaan vakuuttaneet täyttävänsä tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset kokonaisuudessaan. Caverion Suomi Oy esitetään suljettavaksi pois menettelystä, koska referenssivaatimukset eivät täyttyneet. Muiden tarjoajien tarjoukset täyttivät asetetut soveltuvuusvaatimukset.
Valituilta tarjoajilta on tarkistettu tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset ja muiden asetettujen soveltuvuusvaatimusten täyttyminen. Valituilta tarjoajilta tarkistetaan viimeistään ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista vaaditut rikosrekisteriotteet (hankintamenettelyote) ja yhteisösakko-ote.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintalain 74 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja.
Kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttäneet tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön ehdot.
Tarjousten vertailu ja sopimuskumppanin valinta
Tarjouspyynnössä ilmoitettuna valintaperusteena oli kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden valintaperusteena on halvin hinta.
Tarjousten vertailuperusteena käytettiin halvinta hintaa, koska laatu huomioitiin osana vähimmäisvaatimuksia.
Vertailuhinta laskettiin laskemalla yhteen kysytyt hinnat niille annetuilla laskukaavoilla ja painokertoimilla Tarjouspalvelussa Hankinnan kohteen tietojen syöttö -kohdan mukaisesti. Lopuksi kaikki kysytyt hinnat laskettiin yhteen.
Sopimuskumppaniksi valitaan kaksi (2) hinnaltaan halvinta tarjoajaa.
Tarjoajien vertailussa käytetyt kokonaisvertailuhinnat olivat seuraavat:
-
-
- ISS Palvelut Oy: 67 069 €
- SOL Kiinteistöpalvelut Oy: 407 891,20 €
- TMP-Ilmastointi Oy: 44 268 €
Tarjousvertailun perusteella ISS Palvelut Oy ja TMP-Ilmastointi Oy esitetään valittavaksi sopimuskumppaniksi.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Tuomi Logistiikka Oy:n sähköisessä arkistossa. Asiakirjapyynnöt tulee osoittaa osoitteeseen hankintapalvelut@tuomi.fi.
Sopimuksen omistaja ja vastuuhenkilö
Sopimuksen omistaa Pirkanmaan hyvinvointialueen Kiinteistöhallinta ja Toimitilapalvelut / Kiinteistöpalvelut ja vastuuhenkilönä toimii Käyttöpäällikkö Jukka Alanko. Tehtävää hoitavan henkilön vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin tehtävänhoitajalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankintaa valmistellut työryhmä
Hankinnan valmistelussa toimi nimetty työryhmä, johon kuuluivat käyttöpäällikkö Jukka Alanko, käyttöpäällikkö Ville Noroila ja hankinta-asiantuntija Amanda Angeria.