Esitys
Päätösesitys
Asiakaspalautelaitteiden vuokrauspalvelun hankinnan hankintapäätöstä § 36/2024 esitetään korjattavaksi muotoon, että ”Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton vuosiarvo on sitoumuksetta noin 107 500 euroa ja noin 430 000 euroa sopimuskauden aikana sisältäen option.” ja ”Hankinnan arvonlisäveroton vuosiarvo on sitoumuksetta noin 26 000 euroa ja noin 102 000 euroa sopimuskauden aikana sisältäen option.”.
Perustelut
Hankintapäätös § 36/2024
Hankinnan kuvaus
Konsernipalvelujohtajan varahenkilö teki 31.10.2024 hankintapäätöksen (jäljempänä ”Hankintapäätös”) Asiakaspalautelaitteiden vuokrauspalvelun hankinnasta.
Hankinnan kohteena on jalalliset palautelaitteet potilaiden ja heidän läheistensä palautteenantokäyttöön, laitteilla toteutettaviin kyselyihin liittyvä palautteenhallinta- ja raportointiratkaisu, jonka avulla palautteet vastaanotetaan, välitetään, analysoidaan ja raportoidaan, sekä tuki-, ylläpito- ja huoltopalvelut. Optiona hankintaan sisältyy käteen ojennettavat palautetablettilaitteet.
Sopimuskausi on 1.1.2025 - 31.12.2025. Sopimusta on mahdollista jatkaa kolmella (3) yhden (1) vuoden mittaisella optiokaudella. Tilaaja tekee kunkin option käytöstä erillisen päätöksen.
Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinnassa sovellettiin lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Hankintamenettelynä oli hankintalain 32 §:n mukainen avoin menettely. Hankinnasta lähetettiin hankintailmoitus julkaistavaksi HILMA-palvelussa 17.9.2024 ja hankinta-asiakirjat olivat saatavissa osoitteesta https://tarjouspalvelu.fi/tuomilogistiikka.
Hankintaa ei ollut jaettu osiin, koska se ei kokonaisuuden kannalta ollut tarkoituksenmukaista.
Hankinnan arvonlisäveroton vuosiarvo on sitoumuksetta noin 107 500 euroa ja noin 430 000 euroa sopimuskauden aikana sisältäen option.
Saadut tarjoukset
Tarjouksen jättivät määräaikaan 18.10.2024 klo 12.00 mennessä seuraavat (3 kpl) yritykset:
- Analystica Oy (0998921-4)
- Roidu Oy (2177774-0)
- Webropol Oy (1773960-2)
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain 80 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoajaa rasittaa jokin hankintalain 80 §:ssä luetelluista pakollisista poissulkemisperusteista. Hankintalain 81 §:n mukaan hankintayksikkö voi sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, jota rasittaa jokin hankintalain 81 §:ssä luetelluista harkinnanvaraisista poissulkuperusteista. Hankintalain 83 §:n mukaan tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.
Kaikki tarjoajat ovat tarjouksissaan vakuuttaneet täyttävänsä tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset kokonaisuudessaan. Valituilta tarjoajilta on tarkistettu tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset ja muiden asetettujen soveltuvuusvaatimusten täyttyminen. Valituilta tarjoajilta tarkistetaan viimeistään ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista vaaditut rikosrekisteriotteet (hankintamenettelyote) ja yhteisösakko-ote.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintalain 74 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja.
Hankintayksikkö toimitti 22.10.2024 Roidu Oy:lle täsmennyspyynnön koskien poikkeuksellisen alhaista tarjoushintaa sekä selvityspyynnön tarjousmateriaalissa esiintyviin ristiriitoihin suhteessa tarjouspyynnön vaatimukseen “Palvelimet ja datan käsittely vain EU-/ETA-maiden sisällä” ja pisteytettävään laatuvaatimukseen “Asiakaspalautelaitteilla on mahdollista kerätä dataa myös suullisista palautteista eli palautelaitteet tukevat myös äänivastaamista (laitteen kysymyksiin puhumalla vastaamista). Litterointi tekstimuotoon tapahtuu toimittajan järjestelmässä.” Tarjoaja toimitti hyväksyttävät selvitykset määräaikaan mennessä.
Hankintayksikön täsmennyspyyntöihin saatujen vastausten perusteella kaikki tarjouskilpailuun osallistuneet tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön ehdot.
Tarjousten vertailu
Tarjouspyynnössä ilmoitettuna valintaperusteena oli kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden valintaperusteena on paras hinta-laatusuhde.
Tarjouspyynnössä ilmoitetun mukaisesti Tilaaja valitsee palveluntuottajaksi kokonaistaloudellisesti edullisimman eniten kokonaisvertailupisteitä saaneen tarjoajan.
Enimmäispistemäärä on 100 pistettä, josta kokonaisvertailuhinnan enimmäispistemäärä on 75 vertailupistettä ja laadun enimmäispistemäärä on 25 vertailupistettä.
Hintavertailu suoritetaan niin, että kokonaishinnaltaan (vertailuhinta) edullisin tarjous saa 75 vertailupistettä. Muiden tarjoajien hinnan vertailupisteet lasketaan seuraavalla kaavalla: pienin annettu arvo/tarjottu arvo * maksimipisteet 75.
Laatua vertaillaan seuraavilla kriteereillä:
- Datan keräämiseen ja tekoälyanalyysin hyödynnettävyyteen liittyvä laatuvertailu, maksimipisteet 9
- Saavutettavuuteen liittyvä laatuvertailu, maksimipisteet 5
- Laitteeseen liittyviin teknisiin ominaisuuksiin liittyvä laatuvertailu, maksimipisteet 4
- Kyselyyn liittyvä laatuvertailu, maksimipisteet 7
Tarjousvertailu oli kuvattu Hankintapäätöksen liitteellä 1 Vertailutaulukko.
Tarjousvertailun perusteella Roidu Oy esitettiin valittavaksi sopimuskumppaniksi.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua Hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä, että Hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen omistaja ja vastuuhenkilö
Sopimuksen omistaa Pirkanmaan hyvinvointialueen strategisen ohjauksen ja järjestämisen yksikkö vastuuhenkilönä toimii asiakaskokemuspäällikkö Marika Järvinen. Tehtävää hoitavan henkilön vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankintaa valmistellut työryhmä
Hankinnan valmistelussa toimi nimetty työryhmä, johon kuuluivat Pirkanmaan hyvinvointialueelta suunnittelupäällikkö ja projektisuunnittelija sekä Tuomi Logistiikka Oy:n hankinta-asiantuntija.
Päätös
Sopimus asiakaspalautelaitteiden vuokrauspalvelun hankinnasta tehdään Roidu Oy:n (2177774-0) kanssa.
Sopimuskausi on 1.1.2025 – 31.12.2025. Sopimusta on mahdollista jatkaa kolmella (3) yhden (1) vuoden mittaisella optiokaudella. Tilaaja tekee kunkin option käytöstä erillisen päätöksen.
Hankinnan arvonlisäveroton vuosiarvo on sitoumuksetta noin 107 500 euroa ja noin 430 000 euroa sopimuskauden aikana sisältäen option.
Sopimuksen vastuuhenkilöksi nimetään asiakaskokemuspäällikkö Marika Järvinen.
Sopimus hankinnasta syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.
Julkisista hankinnoista annetun lain (1397/2016) 132 §:n 1 momentissa säädetään hankintaoikaisun tekemisestä. Hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun, jolla on oikeudellisia vaikutuksia ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan ja ratkaista asian uudelleen (hankintaoikaisu), jos päätös tai muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisu perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen tai jos asiaan on tullut sellaista uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätökseen, ratkaisuun tai hankintasopimuksen tekemisen edellytyksiin.
Analystica Oy:n hankintaoikaisuvaatimus
Analystica Oy:n (jäljempänä Analystica) mukaan hankinnassa ei ole valittu palveluntuottajaksi kokonaistaloudellisesti edullisinta eniten kokonaisvertailupisteitä saanutta tarjoajaa. Analystican mukaan kokonaishinnan vertailuhinta on laskettu laskemalla yhteen tarjouslomakkeessa pyydettyjä hintatietoja. Analystica vetoaa, että tarjouslomakkeen eri hintakohtien hinnat eivät ole mitenkään vertailukelpoisia keskenään, eivätkä kaikki vertailuhinnat vastaa todellisia kokonaiskustannuksia, joten näiden hintojen yhteenlaskettu kokonaishinta ei ole vertailukelpoinen hankinnan kokonaishintaa ajatellen. Analystican mukaan Hankintapäätöksen mukaisesti valitun toimittajan arvonlisäveroton vuosikustannusarvio on sitoumuksetta noin 107 500 euroa ja noin 430 000 euroa sopimuskauden aikana sisältäen option. Näin ollen Analystican mukaan arvot ylittävät reilusti Analystican tarjouksessa annetut hinnat.
Hankintaoikaisuvaatimus liitteenä.
Lausunto hankintaoikaisuvaatimukseen ja hankintayksikön itseoikaisu
Hankintayksikkö on tarkistanut hankinnan dokumentit uudelleen hankintaoikaisua koskevan vaatimuksen johdosta.
Hankintapäätöksessä on Hankinnan kuvaus -kohdassa virheellisesti ilmoitettu, että ”Hankinnan arvonlisäveroton vuosiarvo on sitoumuksetta noin 107 500 euroa ja noin 430 000 euroa sopimuskauden aikana sisältäen option”. Kyseiset luvut viittaavat hankinnan ennakoituun arvoon. Lisäksi Hankintapäätöksen Päätös -kohdassa oli ilmoitettu virheellisesti hankinnan arvonlisäveroton vuosiarvo ja arvo sopimuskauden ajalta sisältäen option.
Hankintapäätöstä tulisi siten hankintayksikön itseoikaisuna korjata muotoon, että ”Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton vuosiarvo on sitoumuksetta noin 107 500 euroa ja noin 430 000 euroa sopimuskauden aikana sisältäen option.” ja ”Hankinnan arvonlisäveroton vuosiarvo on sitoumuksetta noin 26 000 euroa ja noin 102 000 euroa sopimuskauden aikana sisältäen option.”. Muilta osin Analystica Oy:n hankintaoikaisua koskevaa vaatimusta ei ole tarpeen enemmälti tutkita.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Tuomi Logistiikka Oy:n sähköisessä arkistossa. Asiakirjapyynnöt tulee osoittaa osoitteeseen hankintapalvelut@tuomilogistiikka.fi.
Valmistelijan yhteystiedot
Hankintajuristi Eliisa Alatalo, eliisa.alatalo@tuomi.fi p. 0401860570
Hankinta-asiantuntija Heidi Ikonen, heidi.ikonen@tuomi.fi p. 0404802498.