Esitys
Valmistelijan yhteystiedot
Hankinta-asiantuntija Outi Rissa, etunimi.sukunimi@tuomi.fi
Hankinnan kuvaus
Tuomi Logistiikka Oy lähetti Pirkanmaan hyvinvointialueen toimeksiannosta 23.10.2024 julkaistavaksi HILMA-palveluun hankintailmoituksen striimauspalvelun hankinnasta.
Hankinnan sopimuskausi on kestoltaan kaksi vuotta. Sopimusta on mahdollista jatkaa toistaiseksi voimassa olevalla optiokaudella. Tilaaja tekee option käytöstä erillisen päätöksen.
Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinnassa sovellettiin lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Hankintamenettelynä oli hankintalain 32 §:n mukainen avoin menettely. Hankinnasta lähetettiin hankintailmoitus julkaistavaksi HILMA-palvelussa 23.10.2024 ja hankinta-asiakirjat olivat saatavissa osoitteesta https://tarjouspalvelu.fi/tuomilogistiikka.
Hankinta jaettiin osa-alueisiin seuraavasti:
Osa-alue 1. Aluevaltuuston kokousten striimauspalvelu
Osa-alue 2. Muut striimauspalvelut
Osa-alueeseen 1 valitaan yksi (1) palveluntuottaja. Osa-alueeseen 2 perustetaan puitejärjestely kahden (2) palveluntuottajan kesken, mikäli saadaan vaatimukset täyttävät tarjoukset yhtä monelta tarjoajalta.
Hankinnan arvonlisäveroton vuosiarvo on sitoumuksetta noin 100 000 euroa ja noin 400 000 euroa sopimuskauden aikana sisältäen option.
Hankinnan arvonlisäveroton vuosiarvo on jakaantunut osa-alueittain seuraavasti:
Osa-alue 1. 80 000 euroa
Osa-alue 2. 20 000 euroa.
Saadut tarjoukset
Tarjouksen jättivät määräaikaan 25.11.2024 klo 12.00 mennessä seuraavat (10 kpl) yritykset:
-
-
- Flux Productions Oy (3106915-8, osa-alue 2)
- Kuutiomedia Oy (2708859-1, osa-alue 1 ja 2)
- North Arrow Films Oy (3002368-4, osa-alue 2)
- Refedo Oy (2998269-3, osa-alue 1 ja 2)
- Rockway Oy (2076422-7, osa-alue 1 ja 2)
- Saha Prod Oy (2692335-6, osa-alue 1 ja 2)
- Same-eYes Oy (2182426-0, osa-alue 1 ja 2)
- Scene Arts Oy (3103601-4, osa-alue 1 ja 2)
- Stremia Oy (2377558-9, osa-alue 1 ja 2)
- Vision Events Oy (2940351-6, osa-alue 1 ja 2)
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain 80 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoajaa rasittaa jokin hankintalain 80 §:ssä luetelluista pakollisista poissulkemisperusteista. Hankintalain 81 §:n mukaan hankintayksikkö voi sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, jota rasittaa jokin hankintalain 81 §:ssä luetelluista harkinnanvaraisista poissulkuperusteista. Hankintalain 83 §:n mukaan tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.
Kaikki tarjoajat ovat tarjouksissaan vakuuttaneet täyttävänsä tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset kokonaisuudessaan. Valituilta tarjoajilta on tarkistettu tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset ja muiden asetettujen soveltuvuusvaatimusten täyttyminen. Valituilta tarjoajilta tarkistetaan viimeistään ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista vaaditut rikosrekisteriotteet (hankintamenettelyote) ja yhteisösakko-ote.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintalain 74 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja.
Hankintayksikkö lähetti 4.12.2024 täsmennyspyynnön poikkeuksellisen alhaisen hinnan selvittämiseksi Saha Prod Oy:lle (2692335-6). Saha Prod Oy toimitti vastineensa annetussa määräajassa ja vakuutti kykenevänsä tuottamaan tarjouspyynnön mukaista palvelua antamallaan tarjoushinnalla eikä tarjoushinnan laskemisessa ole tapahtunut virhettä.
Kaikki tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön ehdot.
Tarjousten vertailu
Tarjouspyynnössä ilmoitettuna valintaperusteena oli kokonaistaloudellisesti edullisin hinta. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteena oli osa-alueittain hinnaltaan halvin tarjous. Osa-alueittain maksimipisteet hintavertailusta olivat 100 vertailupistettä.
Hintavertailu suoritettiin osa-alueittain kokonaishinnalla, joka muodostui Tarjoajan syöttämistä hinnoista. Edullisimman vertailuhinnan antanut tarjous sai vertailuun maksimivertailupisteet. Muiden tarjousten vertailuhinnat suhteutettiin tähän kaavalla: (pienin annettu vertailuhinta/pisteytettävän tarjouksen vertailuhinta) * maksimivertailupisteet.
Tarjouspyynnössä ilmoitetun mukaisesti Tilaaja valitsee osa-alueeseen 1. Aluevaltuuston kokousten striimauspalvelu yhden (1) palveluntuottajan ja osa-alueeseen 2. Muut striimauspalvelut enintään kaksi (2) palveluntuottajaa, ellei tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia tule vähemmän.
Tarjousten hinnan vertailu on kuvattu liitteessä 1 Vertailutaulukko.
Tarjousvertailun perusteella Saha Prod Oy (2692335-6) esitetään valittavaksi sopimuskumppaniksi osa-alueeseen 1. Aluevaltuuston kokousten striimauspalvelu ja Saha Prod Oy (2692335-6) ja Flux Productions Oy (3106915-8) vertailun mukaisessa etusijajärjestyksessä esitetään valittavaksi puitesopimuskumppaneiksi osa-alueeseen 2. Muut Striimauspalvelut.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Tuomi Logistiikka Oy:n sähköisessä arkistossa. Asiakirjapyynnöt tulee osoittaa osoitteeseen hankintapalvelut@tuomi.fi.
Sopimuksen omistaja ja vastuuhenkilö
Sopimuksen omistaa Pirkanmaan hyvinvointialueen tukipalvelujen hallintopalvelut ja vastuuhenkilönä toimii osa-alueen 1 osalta hallintopalvelujohtaja ja osa-alueen 2 osalta viestintäpäällikkö. Tehtävää hoitavan henkilön vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankintaa valmistellut työryhmä
Hankinnan valmistelussa toimi Pirkanmaan hyvinvointialueen ja Tuomi Logistiikka Oy:n asiantuntijoista koostunut työryhmä.