Esitys
Valmistelijan yhteystiedot
Hankintapäällikkö Lauri Tiainen, 044 5174644, lauri.tiainen@tuomi.fi; analyytikko Emma Reponen, 044 481 1125, emma.reponen@pirha.fi
Tuomi Logistiikka Oy lähetti Pirkanmaan hyvinvointialueen toimeksiannosta 11.2.2025 julkaistavaksi HILMA-palveluun hankintailmoituksen ja osallistumispyynnön Pirkanmaan hyvinvointialueen hankintojen toiminnanohjausjärjestelmästä. Hankinnan kohteena on hankintojen johtamisen, suunnittelun ja toteutuksen mahdollistava järjestelmä, joka tukee johtoa, hankintojen asiantuntijoita sekä sopimusten käyttäjiä hankinnan elinkaaren aikaisissa prosesseissa. Järjestelmältä haetaan käyttäjälähtöisyyttä, vahvaa nojaamista automatiikkaan sekä kustannustehokkuuden edistämistä. Hankinta on sisältynyt aluehallituksen hyväksymään Pirkanmaan hyvinvointialueen vuosien 2024–2025 hankintasuunnitelmaan (30525/2023).
Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palvelun hankinta. Hankinnassa sovellettiin lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Hankintamenettelynä oli hankintalain 36 §:n mukainen kilpailullinen neuvottelumenettely, koska hankintayksikkö on arvioinut hankittavan kokonaisuuden monimutkaiseksi hankinnaksi, jossa ei pystytä hankinnan luonteen vuoksi laatimaan tarjouspyyntöä ja tehtävänmäärittelyjä etukäteen niin tarkasti, että paras tarjous voitaisiin valita avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen. Hankintayksikön tarkoitus on kilpailullisen neuvottelumenettelyn prosessin aikana selvittää tarkoitukseen parhaiten soveltuva ratkaisumalli. Hankintayksikkö pyrkii kilpailullisen neuvottelumenettelyn avulla saamaan neuvotteluvaiheeseen valituilta tarjoajilta ratkaisuvaihtoehtoja hankintayksikön tarpeiden ja tavoitteiden toteuttamiseksi. Osallistumispyyntö liitteineen oli saatavilla HILMA-portaalissa.
Hankintaa ei ollut jaettu osiin, koska se ei kokonaisuuden kannalta ollut tarkoituksenmukaista.
Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on sitoumuksetta noin 700 000 euroa.
Saadut osallistumishakemukset
Osallistumishakemuksen jättivät määräaikaan 13.3.2025 klo 12.00 mennessä seuraavat kolme (3) yritystä:
- Islet Group Oy (1445054-7)
- Cloudia Oy (1088146-2)
- SC Software Oy (2594657-2)
Ehdokkaiden soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain 80 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava ehdokas tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että ehdokasta rasittaa jokin hankintalain 80 §:ssä luetelluista pakollisista poissulkemisperusteista. Hankintalain 81 §:n mukaan hankintayksikkö voi sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle ehdokkaan, jota rasittaa jokin hankintalain 81 §:ssä luetelluista harkinnanvaraisista poissulkuperusteista. Hankintalain 79 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta ehdokas, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia.
Kaikki ehdokkaat ovat osallistumishakemuksissaan vakuuttaneet täyttävänsä tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset kokonaisuudessaan. Valituilta tarjoajilta on tarkistettu tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset ja muiden asetettujen soveltuvuusvaatimusten täyttyminen. Valituilta tarjoajilta tarkistetaan viimeistään ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista vaaditut rikosrekisteriotteet (hankintamenettelyote) ja yhteisösakko-ote.
Osallistumishakemusten tarkastaminen
Hankintalain 74 §:n mukaisesti tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat osallistumishakemukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Hankintayksikkö voi pyytää ehdokasta määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja.
Kaikki osallistumishakemukset täyttivät osallistumispyynnön ehdot.
Ehdokkaiden vertailu
Osallistumispyynnön mukaan hankintayksikkö valitsee kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn kolme (3) soveltuvuusvaatimukset täyttävää ehdokasta. Mikäli soveltuvia ehdokkaita on enemmän, suoritetaan ehdokkaiden vertailu ja kolme eniten vertailupisteitä ehdokasta valitaan neuvotteluihin.
Ehdokkaiden vertailua ei ollut tarpeen suorittaa, koska soveltuvia ehdokkaita oli kolme. Näin ollen kaikkia ehdokkaita esitetään valittavaksi mukaan kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Tuomi Logistiikka Oy:n sähköisessä arkistossa. Asiakirjapyynnöt tulee osoittaa osoitteeseen hankintapalvelut@tuomi.fi.
Hankintaa valmistellut työryhmä
Hankinnan valmistelussa toimii nimetty ohjausryhmä, johon kuuluvat hankintajohtaja Anniina Tirronen, tietohallintokoordinaattori Sanna Ahonen, kehittämispäällikkö Anni Kurvinen, hankintapäällikkö Virva Palomäki, kehittämispäällikkö Else-Mari Vuosjoki, johtava lakimies Tanja Welin, hallintopäällikkö Pirkko Lindström, vastaava hallintopäällikkö Paula Paavilainen, analyytikko Emma Reponen sekä hankintapäällikkö Lauri Tiainen (Tuomi).