27825/2023
Pirkanmaan hyvinvointialueen Tukipalvelut-tehtäväalueen toimintasääntö (27.6.2025) Osa II pykälä 5
Valmistelijan yhteystiedot:
Leila Haakana, hankintapäällikkö, p. 050 383 9703, etunimi.sukunimi@pirha.fi
Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena on Pirkanmaan hyvinvointialueen henkilöstön ja luottamushenkilöiden työhön liittyvien ulkomaan ja kotimaan matkojen matkatoimistopalvelut. Hankittava palvelu sisältää mm. matkavarausten teon, sähköisen itsevarausjärjestelmän, matkavarauspalveluiden tuottamisen puhelimitse ja sähköpostitse, reitti- ja matkasuunnittelun, lippujen ja varausten peruutukset sekä muutokset. Sopimus tehdään kahden vuoden sopimuskaudelle.
Hankintamenettely
Hankinta jouduttiin tekemään suorahankintana, koska Pirkanmaan hyvinvointialueen toimeksiannosta Tuomi Logistiikka Oy:n 26.5.2023 julkaisemaan 458126 / Matkatoimistopalveluiden hankinta, ei saatu soveltuvia tarjouksia. Tämän vuoksi hankintayksikkö siirtyi matkatoimistopalveluiden hankinnassa suorahankintamenettelyyn, tarjouspyynnön ehtoja muuttamatta. GBT Finland Oy (0215207-5) antoi tarjouksen, joka oli tarjouspyynnön mukainen. GBT Finland Oy:n tarjouksen kokonaisvertailuhinta oli 49 790 €.
Suorahankinta on mahdollinen hankintalain 40 §:n mukaan silloin, kun avoimessa menettelyssä ei ole saatu soveltuvia tarjouksia; lisäedellytyksenä on, että alkuperäisiä tarjouspyynnön ehtoja ei olennaisesti muuteta. Sopimusta voidaan jatkaa varsinaisen sopimuskauden jälkeen toistaiseksi voimassa olevalla optiokaudella. Päätöksen optiokauden käytöstä tekee tilaaja. Julkisena hankintana sopimus tullaan kilpailuttamaan aika ajoin.
Alkuperäisen Matkatoimistopalveluiden hankinnan arvonlisäveroton vuosiarvo on sitoumuksetta noin 60 000 € ja noin 120 000 € sopimuskauden aikana ilman optiota. Tällä päätöksellä käyttöön otettavan option arvonlisäveroton vuosiarvo on sitoumuksetta noin 60 000 €. Hankinnan alkuperäinen arvioitu kokonaisarvo neljässä vuodessa ilman arvonlisäveroa on sitoumuksetta noin 1600 000 €, kun arviossa huomioidaan myös palvelusta kolmansille osapuolille maksettavat maksut, kuten lentolippujen ja hotellien hinnat. Sopimusaikana toteuma on ollut noin 400 000 € vuodessa.
Päätän, että matkapalveluiden hankinnan sopimuksen mukainen optio otetaan käyttöön Pirkanmaan hyvinvointialueelle 24.11.2025 alkaen.