Esitys
Valmistelijan yhteystiedot
Kilpailutusasiantuntija Artturi Kansanaho, 040 5963086, artturi.kansanaho@tuomilogistiikka.fi
Palvelupäällikkö Susanna Lisma, 044 4729423, susanna.lisma@pirha.fi
Hankinnan kuvaus
Tuomi Logistiikka Oy lähetti Pirkanmaan hyvinvointialueen toimeksiannosta 15.12.2022 julkaistavaksi HILMA-palveluun hankintailmoituksen 423509 / Välinehuoltopalvelut. Hankinnan kohteena on välinehuoltopalvelu Pirkanmaan hyvinvointialueen alueella sekä välineiden ja instrumenttien vuokrauspalvelu. Hankinnan kohteena oleva palvelu täydentää tilaajan omaa tuotantoa sopimuskaudella.
Sopimuskausi on 1.3.2023 – 28.2.2025. Sopimusta on mahdollista jatkaa toistaiseksi voimassa olevalla optiokaudella. Tilaaja tekee option käytöstä erillisen päätöksen.
Hankintaa ei ollut jaettu osiin, koska se ei kokonaisuuden kannalta ollut tarkoituksenmukaista.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta noin 1 200 000 euroa vuodessa ja hankintalain mukainen neljän (4) vuoden laskennallinen ennakoitu arvo sitoumuksetta noin 4 800 000 euroa.
Kyseessä oli hankintalain (1397/2016) liitteen E mukainen sosiaali- ja terveyspalvelujen kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä on hankintalain 109§ mukainen avoin menettely. Tarjouspyyntö liitteineen oli saatavilla Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/tuomilogistiikka.
Sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä annetun lain 16 §:n mukainen perustelu
Pirkanmaan hyvinvointialueen strategiassa ja siihen sisältyvässä palvelustrategiassa asetetaan muun ohella palvelujen järjestämistä linjaavat tavoitteet ja palveluiden verkoston periaatteet. Hankinnan kohteena olevien palveluiden hankkiminen yksityiseltä palveluntuottajalta on tarpeen palveluiden tarkoituksenmukaiseksi järjestämiseksi ja asiakkaiden palvelutarpeisiin vastaavien palveluiden riittävän saatavuuden takaamiseksi hyvinvointialueella. Tilaaja on huomioinut hankintaa määritellessään järjestämislain (612/2021) vaatimukset palveluiden järjestämisvastuusta ja asiakkaiden palveluiden yhdenvertaisesta toteutumisesta. Hankinta täyttää järjestämislain 12 §:ssä asetetut edellytykset palvelujen hankkimiseksi yksityisiltä palveluntuottajilta.
Tilaaja varmistaa palveluntuottajan kanssa tehtävällä sopimuksella järjestämislain 15 §:ssä asetetut vaatimukset. Sopimuskaudella tilaaja seuraa palvelun tuottamista ja sopimusvelvoitteiden täyttämistä. Tilaaja on varautunut palveluiden jatkuvuuden hallintaan sekä potentiaalisimpiin häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin.
Selvitys hankinnan laatuvaatimuksista
Hankinta-asiakirjoissa on pyritty kattavasti huomioimaan ostopalvelun laadukas toteuttaminen. Laatuun liittyvät vaatimukset on huomioitu esimerkiksi vasteaikamäärittelyillä, välineisiin ja tuotteisiin liittyvillä vähimmäisvaatimuksilla ja vaatimalla tarjoajilta ulkopuolisen tahon todentamaa laatujärjestelmää.
Saadut tarjoukset ja hankintamenettelyn kulku
Tarjouksen jätti määräaikaan 5.1.2023 klo 12.00 mennessä yksi (1) yritys:
Suomen Välinehuolto Oy (y-tunnus 2236077-9)
Saatu tarjous oli tarjouspyynnön vastainen. Tarjoaja oli jättänyt tarjouksen liitteenä palvelukuvauksen ja sopimusluonnoksen, johon tarjoaja oli tehnyt omia varaumiaan. Saatu tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena.
Koska tarjouskilpailuun ei saatu tarjouspyynnönmukaisia tarjouksia, hankintayksikkö siirtyi välinehuoltopalveluiden hankinnassa suorahankintamenettelyyn. Suorahankinnasta neuvoteltiin Suomen Välinehuolto Oy:n kanssa. Suomen Välinehuolto Oy (2236077-9) antoi neuvottelujen päätyttyä tarjouksen, joka oli tarjouspyynnön mukainen.
Suorahankinta on mahdollinen hankintalain 40 §:n mukaan silloin, kun avoimessa menettelyssä ei ole saatu soveltuvia tarjouksia; lisäedellytyksenä on, että alkuperäisiä tarjouspyynnön ehtoja ei olennaisesti muuteta. Hankintalain 40 §:n 1 momentin mukaan suorahankinnassa hankintayksikkö neuvottelee valitsemiensa palveluntuottajien kanssa hankintasopimuksen ehdoista julkaisematta etukäteen hankintailmoitusta. Toteutetussa menettelyssä alkuperäisen tarjouspyynnön ehtoja ei olennaisesti muutettu.
Tarjoajan soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain 80 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoajaa rasittaa jokin hankintalain 80 §:ssä luetelluista pakollisista poissulkemisperusteista. Hankintalain 81 §:n mukaan hankintayksikkö voi sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, jota rasittaa jokin hankintalain 81 §:ssä luetelluista harkinnanvaraisista poissulkuperusteista. Hankintalain 114 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta ehdokas tai tarjoaja, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia.
Hankintayksikkö on tarkastanut valittavaksi esitettävän yrityksen soveltuvuuden ennen hankintapäätöstä. Suomen Välinehuolto Oy (2236077-9) täyttää tarjouspyynnössä tarjoajien soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Suomen Välinehuolto Oy:n tilaajavastuulain (1233/2006) 5 § mainitut selvitykset ja todistukset on tarkistettu ennen hankintapäätöstä Vastuugroup.fi palvelusta. Suomen Välinehuolto Oy:n on ennen hankintasopimuksen allekirjoitusta toimitettava rikosrekisteriotteet (hankintamenettelyotteet).
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Tuomi Logistiikka Oy:n sähköisessä arkistossa. Asiakirjapyynnöt tulee osoittaa osoitteeseen hankintapalvelut@tuomilogistiikka.fi.
Sopimuksen omistaja ja vastuuhenkilö
Sopimuksen omistaa Pirkanmaan hyvinvointialueen palvelujohtaja Suvi Forss tukipalvelut ja vastuuhenkilönä toimii palvelupäällikkö Susanna Lisma. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankintaa valmistellut työryhmä
Hankinnan valmistelussa toimi nimetty työryhmä, johon kuuluivat palvelupäällikkö Susanna Lisma, palvelujohtaja Suvi Forss, kilpailutusasiantuntija Artturi Kansanaho.