Esitys
Valmistelija
Anni Kurvinen, kehittämispäällikkö, p. 044 472 9944
Hankintatoiminta Pirkanmaan hyvinvointialueella
Hankinnalla tarkoitetaan Pirkanmaan hyvinvointialueen ulkopuolelta tapahtuvaa aineiden, tavaroiden, tarvikkeiden ja palvelujen ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa vastikkeellista toimintaa sekä urakalla teettämistä. Hyvinvointialueen hankintojen osuus tuloslaskelman toimintakuluista on noin 1,3 mrd. euroa vuonna 2023. Asiakaspalvelujen ostot muodostavat suurimman hankintakokonaisuuden (n.680 Me). Lisäksi investointisuunnitelman mukaisia investointihankintoja kohdistuu rakennuksiin, tieto- ja viestintäteknologiaan, laitteisiin ja kalustoon.
Hankintatoimintaa hyvinvointialueella ohjaavat muun muassa strategiakokonaisuus, talousarvio ja investointisuunnitelma sekä aluehallituksen hyväksymä hankintasuunnitelma, keväällä 2023 valmisteltava hankintaohjelma ja tässä päätettävä hankintaohje.
Hankintaohjeen tarkoitus ja sitovuus
Hankintaohje määrittää hyvinvointialueen hankintatoiminnassa noudatettavat toimintatavat ja perusperiaatteet. Hankintaohje käsittelee hankintatoimen organisointia ja johtamista, hankintojen suunnittelua, toteuttamista, sopimuksen käyttöönottoa ja sopimuksenaikaista toimintaa sekä eri vaiheisiin liittyvää päätöksentekoa ja dokumentointia.
Hankintaohje koskee kaikkia Pirkanmaan hyvinvointialueen hankintoja. Hankintalaki sääntelee kynnysarvot ylittävien hankintojen kilpailuttamista ja osin sopimuskauden aikaista toimintaa. Hankintaohjeessa ei pääosin toisteta hankintalain sisältöä. Yksiköillä voi olla hankintaohjetta täydentäviä tai tarkentavia yksityiskohtaisempia ohjeita.
Toimivalta hankintoja ja tilauksia koskien
Hankintaan oikeutetut vastaavat hankkimiensa tavaroiden, palveluiden ja urakoiden asianmukaisesta kilpailuttamisesta ja hankintalain sekä hyvinvointialueen ohjeistuksen noudattamisesta hankinnoissa. Toimivalta hankintoja koskien määrätään hyvinvointialueen hallintosäännössä ja toimintasäännöissä. Tilausoikeudet määritetään tehtäväalueittain toimivallan siirtoa koskevissa päätöksissä. Tilaamisessa on kyse olemassa olevan sopimuksen toimeenpanosta, ostamisesta.
Myönnetyistä hankinta- ja tilausoikeuksista tulee pitää ajantasaista luetteloa. Hankintaprosessin sujuvuutta suositellaan tarkasteltavan vastuuyksiköiden tasolla. Vastuuyksiköiden esihenkilöille voidaan esimerkiksi delegoida hankinta- ja tilausoikeus alaisessaan toiminnassa 14 999 euroon asti käyttötalouden osalta. Tehtäväalueilla on huolehdittava, että kukaan ei voi hyväksyä itse tekemiensä hankintojen ja tilausten laskuja.
Hallintosäännön mukaan hankintajohtaja vastaa siitä, että kilpailutettujen sopimusten tilausoikeudet on määritelty työtehtävien mukaisesti ja rajattu euromääräisesti. Hankintajohtaja ei kuitenkaan voi päättää tilausoikeuksista keskitetysti.
Valtuutukset Tuomi Logistiikalle tilauksesta maksuun -prosessin toteuttamiseksi tarvikehankinnoissa
Kätsy-hyllytyspalvelussa Tuomi Logistiikka vastaa palvelukuvauksen mukaisesti tarvikkeiden tilaamisesta, hyllyttämisestä ja tarvittaessa laskujen asiatarkastuksesta. Tuomi Logistiikka Oy:lla on:
- tilaus- ja hyväksyntäoikeus Kori-tilausjärjestelmässä hyllytyspalvelussa olevan valikoiman osalta hyvinvointialueen kustannuspaikalle ja
- laskujen asiatarkastusoikeus hyvinvointialueen laskujen käsittelyjärjestelmässä hyllytyspalvelutilausten osalta.
Kori-tilausjärjestelmässä Tuomi Logistiikan asiakaspalvelun on mahdollista tehdä hyvinvointialueen puolesta tilaus Kori-tilausjärjestelmässä pyydettäessä. Tuomi Logistiikalla on oikeus:
- tehdä hyvinvointialueen puolesta Kori-tilausjärjestelmään tilaus hyvinvointialueen kustannuspaikalle ja
- kiiretilanteissa hyväksyä tilaus asiakkaan hyväksyjän puolesta tarvikkeen mahdollisimman nopean saatavuuden varmistamiseksi (kiiretilanteella tarkoitetaan nopeasti toimenpiteisiin tai päivystyksellisiin tarpeisiin tarvittavat täydennykset).