Esitys
Valmistelijan yhteystiedot
Rakennuttajapäällikkö Jarno Virolainen, puh. 050 3264 57, etunimi.sukunimi@pirha.fi
Hankinnan tausta
Pirkanmaan hyvinvointialueen henkilöstöllä ja palveluntuottajilla on käytössään kymmeniä tuhansia kulkutunnisteita, joiden käyttäminen ja pääsynoikeuksien hallinta on työlästä. Yhdellä henkilöllä voi olla käytössään useita eri kulkutunnisteita, koska kulunvalvontajärjestelmiä on useita.
Pirkanmaan hyvinvointialueen Toimitilapalveluiden tavoitteena on vähentää tällä hetkellä käytössä olevien päällekkäisten kulunvalvontajärjestelmien määrää kustannus-, turvallisuus- ja käytettävyyssyistä.
Pääsynhallinnasta vastaavan henkilökunnan on yhtäaikaisesti hallittava eri kulunvalvontajärjestelmiä, joista osa on mahdollisuus yhdistää hallinta-alustan avulla. Hallinta-alusta mahdollistaa usean eri kulunvalvontaohjelmiston yhdistämisen sekä kulkutunnisteiden määrän vähentämisen, kun kulkutunnisteita voidaan yhdistää.
Päätöksen kohteena ovat Pirkanmaan hyvinvointialueen ylläpitämien toimitilojen kulunvalvontajärjestelmät, etätunnisteet, ohjelmistot ja laitteet, joiden valmistaja tai tuotemerkki ovat Timecon 22, Pacom GMS, Salto ja iLog.
Mainitut järjestelmät ovat Pirkanmaan hyvinvointialueen nykyisiä käytössä olevia kulunvalvontajärjestelmiä, joiden etätunnisteilla, toimilaitteilla sekä kaapelointiverkolla on vielä pitkä elinkaari. Järjestelmien uusiminen niiden muodostaman kokonaisuuden hallittavuuden vuoksi ole ei täten perusteltua.
Hankinnan kuvaus
Pirkanmaan hyvinvointialue päättää hankkia nykyisten Timecon 22, Pacom Gms, Salto ja iLog-merkkisten kulunvalvontajärjestelmien hallinta-alustan, sekä edellä mainittujen järjestelmien ylläpito- ja huoltopalvelun suorahankintana Securitas Technology Oy:ltä (1936772-6).
Toimittajan tehtävät muodostuvat nykyisten kulunvalvontajärjestelmien yhteisen hallinta-alustan toimittamisesta avaimet käteen -periaatteella, sekä Toimitilapalveluiden toimeksiannosta suoritettavista järjestelmien ylläpito- ja huoltotöistä sekä varaosien toimituksista ja huoltopäivystyspalvelusta.
Ylläpito- ja huoltosopimuksen vuosittainen arvo riippuu ylläpidettävän järjestelmän laajuudesta sekä huoltotehtävien määrästä. Ylläpito- ja huoltosopimus tulee voimaan allekirjoituksesta ja on voimassa toistaiseksi. Sopimuksella on kuuden kuukauden irtisanomisaika. Hallinta-alustan toimittamisesta tehdään erillinen sopimus.
Peruste suorahankinnalle
Sopimuksen puitteissa hankittavien ylläpito- ja huoltopalveluiden arvioitu arvo ylittää hankintojen kansallisen kynnysarvon (Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 25 §) 48 kuukauden ajanjaksolla.
Hankintalain 1397/2016 § 40 mukaan suorahankinta on kuitenkin perusteltua,mikäli teknisestä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan.
Teknisistä syistä johtuen, vain Securitas Technology Oy voi toteuttaa tämän hankintakokonaisuuden, koska markkinoilla ei ole muita toimijoita, jotka voisivat tuottaa yhteisen hallinta-alustan Timecon 22, Pacom GMS, Salto ja iLog -järjestelmille.
Hankintayksikkö on selvittänyt, että markkinoilta ei löydy toista toimittajaa, jonka ohjelmistolla edellä mainitut kulunvalvontajärjestelmät ovat integroitavissa yhteiseen hallinta-alustaan.
Securitas Technology Oy:llä on yksinoikeus kyseessä olevien järjestelmien ohjelmistoihin ja niiden muutoksiin. Tämän perusteella on selvää, että toisen toimittajan on mahdotonta toimittaa vaatimusten mukaista ylläpitopalvelua, huoltoa tai ohjelmistointegraatiota.
Järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole, eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta. Näin ollen katsotaan, että hankintalain tarkoittama tekninen syy suorahankinnan perusteeksi on väistämätön.
Muiden kuin edellä mainittujen hallinta-alustan ja yksinoikeudellisten kulunvalvontajärjestelmien ylläpito- ja huoltotyöt ovat sellaisia tuotteita ja palveluita, jotka on mahdollista hankkia vapailta markkinoilta ja ne on rajattu tämän hankinnan ulkopuolelle.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen.
Tarjous ja muut hankintaa koskevat asiakirjat sisältävät lain §24 kohdassa 8 säädettyä salassa pidettävää tietoa, eivätkä asiakirjat ole julkisesti saatavilla.
Hankintaa valmistellut työryhmä
Hankinnan valmistelussa toimi Pirkanmaan hyvinvointialueen ja Tuomi Logistiikka Oy:n asiantuntijoista koostunut työryhmä.