Esitys
Valmistelijan yhteystiedot
Hankinta-asiantuntija Pia Ritari, 0406517921, pia.ritari@tuomilogistiikka.fi; Projektipäällikkö Tanja Koivumäki, tanja.koivumaki@pirha.fi
Hankinnan kuvaus
Hankintapäätöksen kohteena on Kotitori-palveluintegraattorin hankintamenettelyn toinen vaihe, palveluntuottajan valinta.
Sopimuskausi on voimassa 01.07.2023 - 30.06.2026. Määräaikaisen sopimuskauden jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana.
Kyseessä on hankintalain (1397/2016) liitteen E mukainen sosiaali- ja terveyspalvelujen kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä on hankintalain 109§ mukainen menettely. Hankintamenettely oli kaksivaiheinen. Ensimmäisessä vaiheessa ehdokkaat jättivät osallistumishakemuksen ja kaikkien valittujen ehdokkaiden kanssa käytiin kahdet neuvottelut. Neuvotteluun valittavista on tehty päätös 93/2023 4.1.2023. Neuvottelukierroksien jälkeen hankintayksikkö julkaisi rajoitetun hankintailmoituksen 24.2.2023 Tarjouspalvelu.fi-portaalissa. Tarjouspyyntö liitteineen oli ehdokkaiden saatavilla Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/tuomilogistiikka.
Hankintaa ei ollut jaettu osiin, koska se ei kokonaisuuden kannalta ollut tarkoituksenmukaista. Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta noin 2 000 000 euroa vuodessa.
Sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä annetun lain 16 §:n mukainen perustelu
Pirkanmaan hyvinvointialueen strategiassa ja siihen sisältyvässä palvelustrategiassa asetetaan muun ohella palvelujen järjestämistä linjaavat tavoitteet ja palveluiden verkoston periaatteet. Hankinnan kohteena olevien palveluiden hankkiminen yksityiseltä palveluntuottajalta on tarpeen palveluiden tarkoituksenmukaiseksi järjestämiseksi ja asiakkaiden palvelutarpeisiin vastaavien palveluiden riittävän saatavuuden takaamiseksi hyvinvointialueella. Tilaaja on huomioinut hankintaa määritellessään järjestämislain (612/2021) vaatimukset palveluiden järjestämisvastuusta ja asiakkaiden palveluiden yhdenvertaisesta toteutumisesta. Hankinta täyttää järjestämislain 12 §:ssä asetetut edellytykset palvelujen hankkimiseksi yksityisiltä palveluntuottajilta.
Tilaaja varmistaa palveluntuottajan kanssa tehtävällä sopimuksella järjestämislain 15 §:ssä asetetut vaatimukset. Sopimuskaudella tilaaja seuraa palvelun tuottamista ja sopimusvelvoitteiden täyttämistä. Tilaaja on varautunut palveluiden jatkuvuuden hallintaan sekä potentiaalisimpiin häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin.
Selvitys hankinnan laatuvaatimuksista
Hankinnassa palvelun laatu on huomioitu palvelukuvauksessa esitettyjen vähimmäisvaatimusten lisäksi hankinnan laatukriteereissä, joiden painoarvo on 35 % hankinnan vertailuperusteissa.
Saadut tarjoukset
Tarjouspyyntöön lähetettiin julkaistavaksi korjausilmoitus 10.3.2023, jolla korjattiin kohdassa ”Hankinnan kohteen kriteerit” ollut kirjoitusvirhe sekä liitteen 2 Sopimusluonnoksen kohtaa ”Hinnanmuutos” täsmennettiin.
Tarjouksen jättivät määräaikaan 22.3.2023 klo 12.00 mennessä seuraavat kolme (3) toimijaa:
-
-
- EMA Finland Oy, y-tunnus 0758070-6
- Luona Hoiva Oy (ryhmittymä). Ryhmittymän jäsenet Luona Hoiva Oy y-tunnus 0584723-5 ja NHG Finland Oy, y-tunnus 2195803-1.
- Tammenlehväkeskus Oy (ryhmittymä). Ryhmittymän jäsenet Tammenlehväkeskus Oy, y-tunnus 2117933-7 ja Alustapalvelu Sociala Oy y-tunnus 2880867-7
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintalain 113 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja.
Hankintayksikkö toimitti täsmennyspyynnön 29.3.2023 EMA Finland Oy:lle koskien tarjoajan ilmoittamaa referenssiä. Tarjoaja toimitti hyväksyttävän vastauksen täsmennyspyyntöön määräajassa. Kaikki tarjouskilpailuun osallistuneet tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön ehdot.
Tarjousten vertailu ja sopimuskumppanin valinta
Tarjouspyynnössä ilmoitettuna valintaperusteena oli kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden valintaperusteena on paras hinta-laatusuhde. Suurimman pistemäärän vertailussa saanut tarjous valitaan sopimuskumppaniksi.
Hinnan painoarvo vertailussa on 65 % ja laadun 35 %. Vertailuhinta muodostui tarjottujen hintojen yhteenlasketusta summasta. Hinnan pisteytys määräytyi siten, että vertailuhinnaltaan halvin tarjous sai hinnan maksimipisteet (65 vertailupistettä). Muiden tarjousten hintaa koskevat vertailupisteet laskettiin siten, että halvimman tarjouksen vertailuhinta (X) jaettiin pisteytettävän tarjouksen vertailuhinnalla (Y) ja kerrottiin hinnan maksimivertailupisteillä (X/Y*65 vertailupistettä).
Laatua vertailtiin toiminnan toteutus- ja kehittämissuunnitelmalla (20 p), asiakastyytyväisyyskyselyllä (10 p) sekä pisteytettävällä referenssillä (5 p).
Tarjousten vertailu on kuvattu tarkemmin liitteessä 1 Vertailutaulukko ja liitteessä 2 Tarjousten laatuvertailu.
Tarjousvertailun perusteella Luona Hoiva Oy ryhmittymä esitetään valittavaksi sopimuskumppaniksi.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Tuomi Logistiikka Oy:n sähköisessä arkistossa. Asiakirjapyynnöt tulee osoittaa osoitteeseen hankintapalvelut@tuomilogistiikka.fi.
Sopimuksen omistaja ja vastuuhenkilö
Sopimuksen omistaa Pirkanmaan hyvinvointialueen Sosiaali- ja terveysjohtaja Taru Kuosmanen ja vastuuhenkilönä toimii Ikäihmisten ja vammaisten palvelulinjan toimialajohtaja Tuula Jutila. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankintaa valmistellut työryhmä
Hankinnan valmistelussa toimi nimetty ohjausryhmä/työryhmä, johon kuuluivat projektipäällikkö Tanja Koivumäki, suunnittelupäällikkö Anne Lähde-Säteri, hankintapäällikkö Virva Palomäki, hankintajohtaja Anniina Tirronen, toimialuejohtaja Mari Ollinpoika, toimialajohtaja Tuula Jutila, palvelujohtaja Titta Pelttari, johtava lakimies Tanja Welin, johtava asiantuntija Maritta Närhi, palvelujohtaja Kaisa Taimi sekä hankinta-asiantuntija Pia Ritari Tuomi Logistiikka Oy:ltä.