Esitys
Valmistelijoiden yhteystiedot
Hankinta-asiantuntija Ulla Mäkinen, 040 750 4454, ulla.makinen@tuomilogistiikka.fi
Ostopalvelupäällikkö Elisa Sivula, 044 481 1115, elisa.sivula@pirha.fi
Ostopalvelupäällikkö Marjut Schroderus, 044 473 9532, marjut.schroderus@pirha.fi
Hankinnan kuvaus
Tuomi Logistiikka Oy lähetti Pirkanmaan hyvinvointialueen toimeksiannosta 17.5.2023 julkaistavaksi Tarjouspalveluun hankintailmoituksen 455767 (Ammatillinen tukihenkilötoiminta (pienhankinta)). Hankinnan kohteena on ostopalveluna hankittava ammatillinen tukihenkilötoiminta Akaan, Hämeenkyrön, Ikaalisen, Juupajoen, Kihniön, Kuhmoisen, Mänttä-Vilppulan, Parkanon, Punkalaitumen, Sastamalan ja Urjalan kunnan asukkaille.
Sopimus on rinnakkainen puitesopimukselle TRE:1052/2019.
Määräaikainen sopimuskausi on 1.7.2023 - 31.12.2024. Määräaikaisen sopimuskauden jälkeen Tilaajalla on oikeus jatkaa hankintasopimusta toistaiseksi voimassa olevalle optiokaudelle, kunnes tilaajan kilpailuttama koko hyvinvointialueen kattama hankintasopimus astuu voimaan.
Kyseessä on hankintalain (1397/2016) liitteen E mukainen sosiaali- ja terveyspalvelujen kansallisen kynnysarvon alittava hankinta. Hankintaan noudatetaan Pirkanmaan hyvinvointialueen hankintaohjetta (hankintajohtajan päätös 30.1.2023).
Hankintaa ei ollut jaettu osiin, koska se ei kokonaisuuden kannalta ollut tarkoituksenmukaista.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta noin 380 000 euroa.
Sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä annetun lain 16 §:n mukainen perustelu
Pirkanmaan hyvinvointialueen strategiassa ja siihen sisältyvässä palvelustrategiassa asetetaan muun ohella palvelujen järjestämistä linjaavat tavoitteet ja palveluiden verkoston periaatteet. Hankinnan kohteena olevien palveluiden hankkiminen yksityiseltä palveluntuottajalta on tarpeen palveluiden tarkoituksenmukaiseksi järjestämiseksi ja asiakkaiden palvelutarpeisiin vastaavien palveluiden riittävän saatavuuden takaamiseksi hyvinvointialueella. Tilaaja on huomioinut hankintaa määritellessään järjestämislain (612/2021) vaatimukset palveluiden järjestämisvastuusta ja asiakkaiden palveluiden yhdenvertaisesta toteutumisesta. Hankinta täyttää järjestämislain 12 §:ssä asetetut edellytykset palvelujen hankkimiseksi yksityisiltä palveluntuottajilta.
Tilaaja varmistaa palveluntuottajan kanssa tehtävällä sopimuksella järjestämislain 15 §:ssä asetetut vaatimukset. Sopimuskaudella tilaaja seuraa palvelun tuottamista ja sopimusvelvoitteiden täyttämistä. Tilaaja on varautunut palveluiden jatkuvuuden hallintaan sekä potentiaalisimpiin häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin.
Selvitys hankinnan laatuvaatimuksista
Laatuun liittyvät vaatimukset on huomioitu kilpailutuksessa monin eri tavoin, mm. henkilöstölle asetettavissa pätevyys- ja osaamisvaatimuksissa. Tilaaja on sisällyttänyt sopimukseen palvelulle asetetut tavoitteet ja asettanut palvelua koskevat ehdottomat laatuvaatimukset sellaisiksi, että ne yhdessä takaavat laadukkaan palvelun.
Saadut tarjoukset
Tarjouksen jättivät määräaikaan 2.6.2023 klo 17:00 mennessä seuraavat (4 kpl) yritystä:
• NM-Sovittelu (2046122–6)
• Näsimentor Oy (2144647–4)
• Tukiköysi Oy (3210448–8)
• UOMA Sosiaalipalvelut Oy (2757807–2)
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain 80 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoajaa rasittaa jokin hankintalain 80 §:ssä luetelluista pakollisista poissulkemisperusteista. Hankintalain 81 §:n mukaan hankintayksikkö voi sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, jota rasittaa jokin hankintalain 81 §:ssä luetelluista harkinnanvaraisista poissulkuperusteista. Hankintalain 114 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta ehdokas tai tarjoaja, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia.
Tukiköysi Oy:n tarjous esitetään suljettavaksi tarjouskilpailusta. Tarjouspyynnön soveltuvuusvaatimuksissa on esitetty seuraava vaatimus: ”Tarjoajan Rating alfa- luokitus (tai muu vastaava luottoluokittelu) on vähintään AA.” Tukiköysi Oy on vastannut kyseiseen kohtaan ”Kyllä”, ja ladannut vaadittuun kohtaan selvityksen luottoluokitustodistuksen puuttumisesta. Näin ollen kyseinen soveltuvuusvaatimus ei täyty. Kyseessä on tarjouspyynnöllä asetettu ehdoton soveltuvuusvaatimus, jonka osalta hankintayksikön on hankintalain 114 §:n mukaisesti suljettava tarjoaja tarjouskilpailusta, mikäli vaatimus ei täyty.
Muut tarjoajat ovat tarjouksissaan vakuuttaneet täyttävänsä tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset kokonaisuudessaan. Valituilta tarjoajilta on tarkistettu tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset ja muiden asetettujen soveltuvuusvaatimusten täyttyminen. Valituilta tarjoajilta tarkistetaan viimeistään ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista vaaditut rikosrekisteriotteet (hankintamenettelyote) ja yhteisösakko-ote.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintalain 113 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja.
NM-Sovittelun, Näsimentor Oy:n ja UOMA Sosiaalipalvelut Oy:n tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön ehdot.
Tarjousten vertailu ja sopimuskumppanin valinta
Tarjouspyynnössä ilmoitettuna valintaperusteena oli kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden valintaperusteena on edullisin hinta, koska laatu on huomioitu osana vähimmäisvaatimuksia. Tilaaja on sisällyttänyt sopimukseen palvelulle asetetut tavoitteet ja asettanut palvelua koskevat ehdottomat laatuvaatimukset sellaisiksi, että ne yhdessä takaavat laadukkaan palvelun.
Ennen tarjousten lopullista vertailua korkeimpiin tuntihintoihin kohdistettiin hintaleikkuri. Hintaleikkuri toimii seuraavalla tavalla: Kaikista vertailuun hyväksytyistä tarjouksista lasketaan keskiarvo. Keskiarvoa vähintään 30 % korkeammat tarjoushinnat suljetaan hankintamenettelyn ulkopuolelle. Hintaleikkuri asettui hintaan 104,43 euroa, eikä sen perusteella suljeta yhtäkään tarjousta hankintamenettelyn ulkopuolelle.
Tilaaja varmistaa palveluntuotannon jatkuvuuden hyväksymällä kaikki soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimukset täyttävät sekä hintaleikkurin alittavat tarjoajat tarjousten vertailuun. Tarjousten vertailussa tarjoajat asetetaan etusijajärjestykseen halvimman hinnan perusteella siten, että edullisimman tarjoushinnan tarjonnut tarjoaja on etusijajärjestyksessä ensimmäisenä ja muut tarjoajat tuntihintansa osoittamassa järjestyksessä.
Suoritetun vertailun perusteella osa tarjouksista sai saman vertailupistemäärän. Kyseisten tarjousten osalta lopullinen etusijajärjestys ratkaistiin 8.6.2023 arvonnan perusteella. Saman vertailupistemäärän saaneet tarjoukset ja niiden etusijajärjestyksen arvonta on kuvattu päätöksen liitteinä olevassa arvontatilaisuuden pöytäkirjassa (hankintapäätöksen liite 2. Arvontapöytäkirja).
Tarjousvertailu ja lopullinen etusijajärjestys on kuvattu hankintapäätöksen liitteellä 1 Vertailutaulukko.
Tarjousvertailun perusteella NM-Sovittelu, (2046122–6), Näsimentor Oy (2144647–4) sekä UOMA Sosiaalipalvelut Oy (2757807–2) esitetään valittavaksi sopimuskumppaneiksi.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Tuomi Logistiikka Oy:n sähköisessä arkistossa. Asiakirjapyynnöt tulee osoittaa osoitteeseen hankintapalvelut@tuomilogistiikka.fi.
Sopimuksen omistaja ja vastuuhenkilö
Sopimuksen omistaa Pirkanmaan hyvinvointialueen lasten, nuorten ja perheiden palvelulinjan erityispalvelujen toimialue. Vastuuhenkilönä toimii Sanna Rautalammi. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankintaa valmistellut työryhmä
Hankinnan valmistelussa toimi nimetty työryhmä, johon kuuluivat hankinta-asiantuntija Ulla Mäkinen, hankinta-asiantuntija Sini Järvensivu, suunnittelija Elisa Sivula sekä ostopalvelupäällikkö Marjut Schroderus.