Yhteistoimintaelin, kokous 20.6.2023

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 61 Työvoimanhallinnan tietojärjestelmähankinnan tilannekatsaus

4639/2023

Aikaisempi käsittely

Yhteistoimintaelin, 6.3.2023

Valmistelija

Anne Markkula, KEHITTÄMISPÄÄLLIKKÖ, anne.markkula@pirha.fi

Perustelut

Pykälä jatkoa edellisessä yhteistoimintaelimen kokouksessa 22.2.2023 § 12 aloitetulle työvuorosuunnittelun prosessin käsittelylle.  

Työvuorosuunnittelun uudistamisen tarve on tunnistettu ja se on yksi strategian toimintaohjelman keskeisistä tavoitteista. Uudistaminen liittyy sekä toimintamalleihin että työvuorosuunnittelujärjestelmään. Työvuorosuunnittelua voidaan tehdä erilaisin menetelmin: keskitetysti, hajautetusti, yhteisöllisesti tai niiden yhdistelmillä. Tietojärjestelmäuudistuksen tavoitteena on mahdollistaa tekoälyä hyödyntäen erilaiset tavat toteuttaa työvuorosuunnittelua vaikuttavasti ja asiakkaan tarpeet huomioiden.  

Hankittavan järjestelmän tulee mahdollistaa työvuorosuunnittelu niin esihenkilön toteuttamana kuin keskitetysti. Järjestelmän tulee mahdollistaa suunnittelu yhteisöllisesti, jolloin työntekijät voivat esittää työvuorotoiveensa erilaisin prioriteetein ja heillä on näkymä työyhteisön muihin toiveisiin. Hankittavan järjestelmän tulee mahdollistaa erilaisten taustatekijöiden huomioiminen, kuten asiakkaan tarve, lakiin perustuva henkilöstömitoitus, henkilöstön määrä ja osaaminen, työn kuormitustekijät, työvuorotoiveet ja työvuoromieltymykset, sekä -rajoitukset sekä muut mahdolliset työvuorosuunnitteluun vaikuttavat taustatekijät. Järjestelmässä tulee olla mahdollista suunnitella työntekijä useammalle työvuorolistalle (esim. päivystys). Kustannusten tulee kohdentua oikein tehdyn työajan mukaisena suoraa järjestelmästä ja erilaiset työaikajaksoon liittyvät tapahtumat tulee pystyä ilmoittamaan suoraan järjestelmässä. Ohjelma mahdollistaa, että työntekijällä ja esihenkilöllä on käytössään kattava mobiilisovellus, jonka kautta heillä on reaaliaikainen näkymä työvuorosuunnitelmaan ja työaikajakson tapahtumiin (esimerkiksi maksettavat työaikakorvaukset). Myös työaikaleimaukset tehtäisiin jatkossa mobiilisovellukseen, jolloin erillisiä leimauslaitteita ei tarvita. 

Pirkanmaan hyvinvointialueen aluehallitus on kokouksessaan 10.10.2022 hyväksynyt Pirkanmaan hyvinvointialueen kestävän kasvun ohjelman (RRP) hankesuunnitelman vuosille 2023–2025. Hankesuunnitelman Investointi 4 osa-alue uudet digitaaliset innovaatiot, sisältää ohjelma-avusteisen työvuorosuunnittelun järjestelmänhankinnan, johon on joulukuussa 2022 saadun rahoituspäätöksen mukaan myönnetty RRP jatkorahoitusta yhteensä 0,7 M€ vuosille 2023–2025. Jo vuoden 2022 aikana on toteutettu RRP rahoituksella sekä hyvinvointialueen ICT muutosrahoituksella järjestelmänhankinnan kilpailutuksen esivalmistelutehtäviä. Tavoitteena on, että Pirkanmaan hyvinvointialueella on vuoden 2025 loppuun mennessä otettu käyttöön palvelutarvelähtöistä, tietoperusteista työvoimanhallintaa tukeva työvuorosuunnittelun tietojärjestelmä.  

Liitemateriaalissa on kuvattu työvuorosuunnittelun järjestelmähankinnan valmistelun vaiheet vuoden 2022 syksystä vuoden 2023 helmikuun loppuun sekä hankinnan työryhmien tehtävät. Henkilöstön osallisuuteen työvuorosuunnittelun järjestelmäuudistukseen liittyen yhteistoimintaelimen kokouksessa nimetään henkilöstön edustajat hyvinvointialueen ohjaus- ja projektityöryhmään.

Ehdotus

Esittelijä

Taina Niiranen, HENKILÖSTÖJOHTAJA, taina.niiranen@pirha.fi

Sovitaan perustettavista työryhmistä ja työryhmien kokoonpanoista.

Päätös

Sovittiin perustettavista työryhmistä ja työryhmien kokoonpanoista. Ohjausryhmään nimetään neljä (4) henkilöstön edustajaa, projektiryhmään seitsemän (7) henkilöstön edustajaa, huomioiden eri ammattiryhmät sekä Monetran hankintaryhmään yksi (1) henkilöstön edustaja. Päätettiiin selvittää mahdollisuus nimittää Monetraan henkilöstön edustaja. 

Vk. 10 aikana tulee toimittaa henkilöstön edustajien nimet kehittämispäällikkö Anne Markkulalle.

 

Kokouskäsittely

Todettiin, että projektiryhmän tulisi pitää työpajoja eri ammattiryhmien kesken, jotta saadaan laaja-alainen näkemys ohjelmasta ja sen tarjoamista toimintamalleista. 

Valmistelija

  • Anne Markkula, KEHITTÄMISPÄÄLLIKKÖ, anne.markkula@pirha.fi

Perustelut

Yhteistoimintaelin on käsitellyt työvoimanhallinnan tietojärjestelmäuudistusta viimeksi kokouksessaan 6.3.2023 (§ 23), jolloin päätettiin uudistuksen tueksi perustettavista työryhmistä ja työryhmien kokoonpanosta. Lisäksi todettiin tarve eri ammattiryhmien ja asiantuntijoiden laajemmalle osallistamiselle, jotta saadaan laaja-alainen näkemys ohjelmasta ja sen tarpeista.

Perustetuille työryhmille pidettiin kick off -tilaisuudet maaliskuussa, joissa käytiin läpi hankkeen organisoitumista osana kestävän kasvun ohjelman hanketta, vuoden 2022 aikana jo tehtyä valmistelutyötä sekä tietojärjestelmän hankinnan etenemissuunnitelmaa ja aikataulua vuonna 2023. Kick off -tilaisuuksien jälkeen huhti-kesäkuulla on pidetty projektiryhmän vaatimusmäärittelytyöpaja, sekä useita pienempiä eri ammattiryhmien ja asiantuntijoiden tapaamisia, joilla on pyritty täsmentämään järjestelmähankinnan vaatimuksia eri ammattilaisten työn näkökulmasta. Lisäksi on pidetty useita järjestelmäarkkitehtuuriin ja rajapintoihin liittyviä työpajoja sekä käyty tietoallasintegraatioon liittyviä keskusteluja.

Huhtikuussa käynnistyi projektipäällikön rekrytointi ja projektipäälliköksi valittiin Hannu Ovaska pelastuslaitokselta. Hannu on aloittanut tehtävässään 22.5.2023.

Toukokuulla ohjausryhmä kokoontui ensimmäistä kertaa ja sai tilannekatsauksen järjestelmähankinnan etenemisestä sekä hyvinvointialueen ja Monetran asiantuntijoilta. Ohjausryhmässä päätettiin projektityöntekijän rekrytoinnin aikaistamisesta aikaisemmin suunnitellusta. Projektiryhmän ensimmäinen kokous pidettiin toukokuussa, jossa käsiteltiin vaatimusmäärittelyjen tilannekuva ja kokonaisuus. Vaatimusmäärittelyt tulevat tarkentumaan matkan varrella koko prosessin ajan ja seuraavan kerran projektiryhmän kanssa asiaa käsitellään elokuussa.

Monetra käynnisti markkinavuoropuhelut toukokuulla ja ne saadaan päätökseen ennen juhannusta. Ohjausryhmä kokoontuu kuulemaan markkinavuoropuhelujen yhteenvedon vielä ennen kesälomia ja käsittelee niin ikään vaatimusmäärittelyjen tilanteen kokouksessaan ensimmäistä kertaa.

Yhteistyö eri työryhmissä on lähtenyt hyvin käyntiin ja asiantuntijat työryhmien ulkopuolelta ovat olleet myös aktiivisesti mukana.

Ehdotus

Esittelijä

  • Taina Niiranen, HENKILÖSTÖJOHTAJA, taina.niiranen@pirha.fi

Yhteistoimintaelin päättää

  • merkitä tiedoksi työvoimanhallinnan tietojärjestelmähankinnan tilannekatsauksen.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Kokouskäsittely

Kuultiin asiantuntijana projektipäällikkö Hannu Ovaskaa.

Merkittiin, että henkilöstön edustajat esittävät huolensa siitä, että projekti- ja ohjausryhmää on osallistettu tähän mennessä vajavaisesti.

Merkittiin myös, että työnantajan edustajat toivovat luottamusta, sillä järjestöjen jäsenet ovat osallistuneet laaja-alaisesti vaatimusmäärittelyyn, sillä määrittelyitä on annettu yli 600 kappaletta.

Merkittiin, että henkilöstön edustajille annetaan mahdollisuus päästä katsomaan projektiryhmän Teams aineistoa. Projektipäällikkö Hannu Ovaska antaa pyydettäessä oikeuden kyseiseen Teamssiin.

Muutoksenhaku

Oikaisuvaatimusta ei saa tehdä päätöksestä, joka koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa (Laki hyvinvointialueesta 141 §).