Aluehallitus, kokous 23.10.2023

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 285 Potilastietojärjestelmän hankinta

635/2022

Aikaisempi käsittely

Aluehallitus, 21.11.2022

Valmistelija

Pasi Lehmus, TIETOHALLINTOJOHTAJA, pasi.lehmus@pirha.fi

Perustelut

Yhteinen potilastietojärjestelmä on Pirkanmaan hyvinvointialueelle keskeinen strateginen tavoite, joka mahdollistaa osaltaan toimivan ja tehokkaan sekä asukkaille tasa-arvoisen sote-palvelutuotannon Pirkanmaalla. Uudistushankkeen tavoitteena on ottaa käyttöön yhteinen potilastietojärjestelmäkokonaisuus nykyisten kunta- ja erikoissairaanhoidon organisaatiokohtaisten ratkaisujen korvaajaksi. Nyky-ympäristössä yhtenäisten asukkaan digipalveluiden sekä yhteisten tiedolla johtamisen ratkaisujen kehittäminen on käytännössä mahdotonta.

Nykytilanteessa CGI:n tietojärjestelmätuotteet kattavat Pirkanmaan erikoissairaanhoidon kokonaisuudessaan (Uranus) sekä noin 70 % väestöpeitolla perusterveydenhuoltoa (Pegasos). Jäljelle jäävä 30 % jakautuu väestöpeiton osalta käytännössä tasan TietoEvryn (Lifecare, kuusi kuntaa) ja Mediconsultin (Mediatri, kahdeksan kuntaa) kesken. Nämä luvut eivät sisällä suun terveydenhuollon ratkaisuja, eikä niiden yhtenäistäminen sisälly tähän esitykseen.

Tehdyn selvityksen perusteella potilastietojärjestelmien yhtenäistämistavoitteeseen ei ole mahdollista päästä hankintalainsäädännön mukaisesti mitään nykyistä sopimuskantaa hyödyntämällä. Potilastietojärjestelmien yhtenäistäminen edellyttää siten julkista hankintaa. Hankinnan on oltava kaikille tarjoajille avoin ja syrjimätön prosessi, jonka tuloksena toimittajaksi valikoituu hankinnan vertailuperusteiden mukaisesti arvioitu, kokonaistaloudellisesti edullisin toimittaja.

Tavoitetilaan pyritään mahdollisimman nopeasti ja vähäriskisesti. Tämän vuoksi käyttöönotettavien tietojärjestelmäratkaisujen on oltava jo tuotantokäytössä toimiviksi koestettuja ratkaisuja. Muutos on käytännössä mahdollista viedä läpi noin kahdessa vuodessa hankintapäätöksestä. Tämä edellyttää valittavilta toimittajilta kokemusta Pirkanmaata vastaavista sosiaali- ja terveydenhuollon toimintaympäristöistä.

Tehtyjen selvitysten pohjalta hankinta on perusteltua toteuttaa siten, että hankintayksikkönä toimii Istekki Oy, jolta Pirkanmaan hyvinvointialue hankkii yhtenäisen potilastietojärjestelmän palveluna. Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 15 §:n mukaisesti hyvinvointialueella on oikeus hankkia palvelu sidosyksiköltään ilman kilpailutusta. Sidosyksikkönä Istekki Oy sen sijaan kilpailuttaa palvelun tuottamista varten tarvittavan järjestelmän hankinnan hankintalainsäädännön mukaisesti.

Hankintaprosessin alkuvaiheessa selvitetään, onko Istekin muilla asiakasomistajilla kiinnostusta liittyä mukaan hankintaan. Erityisesti pyritään varmistamaan Sisä-Suomen yhteistoiminta-alueen (YTA) muiden hyvinvointialueiden mahdollisuus liittyä mukaan hankintaprosessin pohjalta laadittavaan puitesopimukseen.

Istekiltä palveluna hankittavan potilastietojärjestelmän käytön kustannukset katetaan käyttömenoista. Nykyisten potilastietojärjestelmien kustannus Pirkanmaan hyvinvointialueelle on noin 15 miljoonaa euroa vuodessa. Uuden, yhtenäisen potilastietojärjestelmän kustannusten ennakoidaan olevan lähellä nykyistä tasoa.

Käyttöönoton sekä käytön ajan kehitystarpeiden kustannukset ovat osa hyvinvointialueen investointiohjelmaa. Käyttöönoton kustannukset riippuvat siitä, missä laajuudessa nykyisiä järjestelmiä joudutaan kilpailutuksen lopputuloksen perusteella vaihtamaan. Kustannuksissa on huomioitava sekä toimittajan veloittaman kustannukset että oman henkilöstön käytöstä aiheutuvat kustannukset.

Pirkanmaan hyvinvointialueen tulee varautua tukemaan Istekkiä hankinnan toteutuksen sisällöllisissä osuuksissa riittävässä määrin, jotta hankinnan tuloksena tulee valituksi Pirkanmaan tarpeet täyttävä ratkaisu. Hankintaprosessia varten perustetaan ohjausryhmä, jossa on edustettuna potilastietojärjestelmän keskeiset käyttäjätahot, tietohallinto ja Istekki.

Pirkanmaan hyvinvointialue on jo aiemmin liittynyt mukaan Istekin käynnistämään sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän kilpailutukseen. Kyseisen hankinnan odotetaan ratkaisevan sosiaalipalveluiden osuuden kokonaisuudesta. Asiakastietolaki velvoittaa sosiaalihuollon palveluntuottajat liittymään Kanta-palvelujen käyttäjiksi syyskuuhun 2024 mennessä. Aluehallitus teki päätöksen sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän kilpailutuksen käynnistämisestä 4.4.2022.

Ehdotus

Esittelijä

Marina Erhola, HYVINVOINTIALUEJOHTAJA, marina.erhola@pirha.fi

Aluehallitus päättää

  • käynnistää hyvinvointialueen potilastietojärjestelmien yhtenäistämiseksi yhteisen potilastietojärjestelmän hankinnan esivalmistelun siten, että potilastietojärjestelmä hankitaan Istekki Oy:n tuottamana palveluna,
     
  • valtuuttaa tietohallintojohtajan valmistelemaan ja toteuttamaan vaatimusmäärittelytyön organisoinnin, jolla varmistetaan hankittavan potilastietojärjestelmän soveltuvuus Pirkanmaan hyvinvointialueen tarpeisiin sekä palvelun tuottamisen että käyttäjien näkökulmasta,
     
  • valtuuttaa tietohallintojohtajan valmistelemaan hankinnan käynnistämisen kuitenkin siten, että hyvinvointialue tekee päätöksen hankinnan käynnistämisestä ennen tarjouspyynnön julkaisemisesta.

Päätös

Aluehallitus päätti

  • käynnistää hyvinvointialueen potilastietojärjestelmien yhtenäistämiseksi yhteisen potilastietojärjestelmän hankinnan esivalmistelun siten, että potilastietojärjestelmä hankitaan Istekki Oy:n tuottamana palveluna ja samalla selvitetään mahdollisuudet hyvinvointialueiden yhteiselle, mahdollisimman laajapohjaiselle hankinnalle,
     
  • valtuuttaa tietohallintojohtajan valmistelemaan ja toteuttamaan vaatimusmäärittelytyön organisoinnin, jolla varmistetaan hankittavan potilastietojärjestelmän soveltuvuus Pirkanmaan hyvinvointialueen tarpeisiin sekä palvelun tuottamisen että käyttäjien näkökulmasta,
     
  • valtuuttaa tietohallintojohtajan valmistelemaan hankinnan käynnistämisen kuitenkin siten, että hyvinvointialue tekee päätöksen hankinnan käynnistämisestä ennen tarjouspyynnön julkaisemisesta.

Kokouskäsittely

Kuultiin asiantuntijana § 282 aikana tietohallintojohtaja Pasi Lehmusta, joka poistui kokouksesta pykälän käsittelyn jälkeen.

Puheenjohtaja teki ehdotuksen, että ensimmäinen päätösponsi muutetaan muotoon: 

Käynnistää hyvinvointialueen potilastietojärjestelmien yhtenäistämiseksi yhteisen potilastietojärjestelmän hankinnan esivalmistelun siten, että potilastietojärjestelmä hankitaan Istekki Oy:n tuottamana palveluna ja samalla selvitetään mahdollisuudet hyvinvointialueiden yhteiselle, mahdollisimman laajapohjaiselle hankinnalle.

Jouni Sirén, Hanna Laine, Jari Andersson, Erja Pelkonen kannattivat ehdotusta. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Yhteistoimintaelin, 12.10.2023

Valmistelija

Pasi Lehmus, TIETOHALLINTOJOHTAJA, pasi.lehmus@pirha.fi

Perustelut

Tausta

Pirkanmaan aluehallitus päätti kokouksessaan 21.11.2022

  • käynnistää hyvinvointialueen potilastietojärjestelmien yhtenäistämiseksi yhteisen potilastietojärjestelmän hankinnan esivalmistelun siten, että potilastietojärjestelmä hankitaan Istekki Oy:n tuottamana palveluna ja samalla selvitetään mahdollisuudet hyvinvointialueiden yhteiselle, mahdollisimman laajapohjaiselle hankinnalle,
     
  • valtuuttaa tietohallintojohtajan valmistelemaan ja toteuttamaan vaatimusmäärittelytyön organisoinnin, jolla varmistetaan hankittavan potilastietojärjestelmän soveltuvuus Pirkanmaan hyvinvointialueen tarpeisiin sekä palvelun tuottamisen että käyttäjien näkökulmasta,
     
  • valtuuttaa tietohallintojohtajan valmistelemaan hankinnan käynnistämisen kuitenkin siten, että hyvinvointialue tekee päätöksen hankinnan käynnistämisestä ennen tarjouspyynnön julkaisemisesta.

 

Hankinnan valmistelu ja vertailukriteerit

Istekki käynnisti aluehallituksen päätöksen pohjalta hankinnan valmistelun ja kartoitti muiden hyvinvointialueiden halukkuuden osallistua hankintaan. Kartoituksen pohjalta hankinta päädyttiin tekemään Pirkanmaan ja Pohjois-Savon hyvinvointialueille, ja Istekki julkaisi hankinnasta tietopyynnön maaliskuussa 2023. Toimittajille järjestettiin markkinavuoropuhelu, jonka puitteissa pyrittiin saamaan näkemys tarjolla olevista vaihtoehdoista ja samalla haluttiin varmistaa julkaistavan tarjouspyynnön vaatimusten tarkoituksenmukaisuus järjestelmätoimittajien näkökulmasta.

Käyttäjät ovat osallistuneet tiiviisti toiminnallisten vaatimusten määrittelytyöhön. Työpajoihin osallistui yli 200 sote-ammattilaista. Tarjouspyynnön toiminnalliset vaatimukset on laadittu kyseisten työpajojen pohjalta, ja vertailukriteereissä korostetaan järjestelmän käytettävyyttä ammattilaisen käytännön työn näkökulmasta. Hankinnassa varaudutaan lisäksi siihen, että järjestelmää tullaan kehittämään toiminnan muuttuvien tarpeiden ja teknologian tarjoamien mahdollisuuksien mukaisesti. Käyttäjät osallistuvat keskeisesti hankittavan järjestelmän jatkokehityskohteiden priorisointiin.

Tarjouspyynnön vertailukriteereissä korostetaan toimittajan kyvykkyyttä nopeaan käyttöönottoon, koska yhtenäinen järjestelmä on edellytys Pirkanmaan hyvinvointialueen strategian toimeenpanolle. Se mahdollistaa muun muassa nopeamman ja tasavertaisen palveluihin pääsyn, hoidon jatkuvuuden hoitoyksiköstä riippumatta sekä henkilöstön liikkuvuuden hyvinvointialueen sisällä.

Järjestelmän tavoitteena on kriittisen palvelutuotannon toiminnan jatkuvuuden turvaaminen. Tämän rinnalla on kuitenkin kyettävä ketterään kehitykseen ja mahdollistettava valikoitujen kumppanien hyödyntäminen esimerkiksi asukkaan digipalvelujen osalta. Tästä syystä valittavalta järjestelmältä edellytetään kyvykkyyttä eri järjestelmien integraatioihin rajapintojen kautta.

Ohjausryhmään ovat kuuluneet Pirkanmaan hyvinvointialueelta Taru Kuosmanen, Pekka Erola, Sirpa Rainesalo, Petteri Paavola, Emil Ackerman, Pasi Lehmus ja Aki Jokinen.

 

Päätöksenteko hankinnan osalta

Pirkanmaan hyvinvointialueen johtoryhmä käsittelee hankintaa 10.10.2023 ja aluehallitus 23.10.2023. Istekki toimii hankinnan osalta hankintayksikkönä, ja tavoitteena on saada tarjouskilpailun pohjalta lainvoimainen hankintapäätös 31.3.2024 mennessä.

 

Oheismateriaalina hankinnan tilannekatsaus.

Ehdotus

Esittelijä

Taina Niiranen, HENKILÖSTÖJOHTAJA, taina.niiranen@pirha.fi

Yhteistoimintaelin päättää

  • merkitä tiedoksi potilastietojärjestelmän hankinnan käynnistämisen.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin. 

Kokouskäsittely

Kuultiin asiantuntijana tietohallintojohtaja Pasi Lehmusta, joka poistui kokouksesta asian käsittelyn jälkeen. 

Valmistelija

  • Pasi Lehmus, TIETOHALLINTOJOHTAJA, pasi.lehmus@pirha.fi

Perustelut

Tausta

Pirkanmaan aluehallitus päätti kokouksessaan 21.11.2022

  • käynnistää hyvinvointialueen potilastietojärjestelmien yhtenäistämiseksi yhteisen potilastietojärjestelmän hankinnan esivalmistelun siten, että potilastietojärjestelmä hankitaan Istekki Oy:n tuottamana palveluna ja samalla selvitetään mahdollisuudet hyvinvointialueiden yhteiselle, mahdollisimman laajapohjaiselle hankinnalle,
  • valtuuttaa tietohallintojohtajan valmistelemaan ja toteuttamaan vaatimusmäärittelytyön organisoinnin, jolla varmistetaan hankittavan potilastietojärjestelmän soveltuvuus Pirkanmaan hyvinvointialueen tarpeisiin sekä palvelun tuottamisen että käyttäjien näkökulmasta,
  • valtuuttaa tietohallintojohtajan valmistelemaan hankinnan käynnistämisen kuitenkin siten, että hyvinvointialue tekee päätöksen hankinnan käynnistämisestä ennen tarjouspyynnön julkaisemisesta.


Hankinnan valmistelu ja vertailukriteerit

Ohjausryhmään ovat kuuluneet Pirkanmaan hyvinvointialueelta Taru Kuosmanen, Pekka Erola, Sirpa Rainesalo, Petteri Paavola, Emil Ackerman, Pasi Lehmus ja Aki Jokinen.

Istekki käynnisti aluehallituksen päätöksen pohjalta hankinnan valmistelun ja kartoitti muiden hyvinvointialueiden halukkuuden osallistua hankintaan. Kartoituksen pohjalta hankinta päädyttiin tekemään Pirkanmaan ja Pohjois-Savon hyvinvointialueille, ja Istekki julkaisi hankinnasta tietopyynnön maaliskuussa 2023. Toimittajille järjestettiin markkinavuoropuhelu, jonka puitteissa pyrittiin saamaan näkemys tarjolla olevista vaihtoehdoista ja samalla haluttiin varmistaa julkaistavan tarjouspyynnön vaatimusten tarkoituksenmukaisuus järjestelmätoimittajien näkökulmasta.

Käyttäjät ovat osallistuneet tiiviisti toiminnallisten vaatimusten määrittelytyöhön. Työpajoihin osallistui yli 200 sote-ammattilaista. Tarjouspyynnön toiminnalliset vaatimukset on laadittu kyseisten työpajojen pohjalta, ja vertailukriteereissä korostetaan järjestelmän käytettävyyttä ammattilaisen käytännön työn näkökulmasta. Hankinnassa varaudutaan lisäksi siihen, että järjestelmää tullaan kehittämään toiminnan muuttuvien tarpeiden ja teknologian tarjoamien mahdollisuuksien mukaisesti. Käyttäjät osallistuvat keskeisesti hankittavan järjestelmän jatkokehityskohteiden priorisointiin.

Tarjouspyynnön vertailukriteereissä korostetaan toimittajan kyvykkyyttä nopeaan käyttöönottoon, koska yhtenäinen järjestelmä on edellytys Pirkanmaan hyvinvointialueen strategian toimeenpanolle. Se mahdollistaa muun muassa nopeamman ja tasavertaisen palveluihin pääsyn, hoidon jatkuvuuden hoitoyksiköstä riippumatta sekä henkilöstön liikkuvuuden hyvinvointialueen sisällä. Järjestelmän tavoitteena on kriittisen palvelutuotannon toiminnan jatkuvuuden turvaaminen. Tämän rinnalla on kuitenkin kyettävä ketterään kehitykseen ja mahdollistettava valikoitujen kumppanien hyödyntäminen esimerkiksi asukkaan digipalvelujen osalta. Tästä syystä valittavalta järjestelmältä edellytetään kyvykkyyttä eri järjestelmien integraatioihin rajapintojen kautta.

Kustannusarvio

Istekiltä palveluna hankittavan potilastietojärjestelmän kustannukset katetaan käyttömenoista. Hankinnan kokonaiskustannusten arvioidaan olevan Pirkanmaan hyvinvointialueen osalta neljän vuoden sopimuskaudella enintään 80 miljoonaa euroa. Kustannusarvio sisältää käyttöönottoprojektin sekä palvelumaksut ohjelmiston, alustan ja tukipalvelujen osalta.

Toimivalta

Hallintosäännön 62b §:n mukaisesti aluehallitus päättää mistä strategisesti merkittävistä hankintasuunnitelman hankinnoista se tekee käynnistämispäätöksen ennen tarjousten pyytämistä. Aluehallituksen aiemman päätöksen mukaisesti potilastietojärjestelmän hankinnan käynnistäminen tuodaan aluehallituksen päätettäväksi.

Hankintamenettelyssä hankintayksikkönä toimii hyvinvointialueen toimeksiannon perusteella Istekki Oy, joka tekee tarjouskilpailun jälkeen varsinaisen hankintapäätöksen. Hankintapäätöksen tultua lainvoimaiseksi hyvinvointialue tekee Istekin kanssa palvelusopimuksen. Voimassa olevan hallinto- ja toimintasäännön mukaan konsernipalvelujohtaja päättää hyvinvointialuetta koskevien sopimusten hyväksymisestä. Palvelusopimus liitetään osaksi hyvinvointialueen ja Istekki Oy:n välistä aluehallituksen 19.12.2022 hyväksymää puitesopimusta.

Liitteenä potilastietojärjestelmän hankinnan esitysmateriaali.

Ehdotus

Esittelijä

  • Juhani Sand, KONSERNIPALVELUJOHTAJA, juhani.sand@pirha.fi

Aluehallitus päättää  

  • valtuuttaa Istekki Oy:n julkaisemaan potilastietojärjestelmän hankinnasta tarjouspyynnön Istekin ollessa hankintayksikkö.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Esteellisyys

  • Marina Erhola (HL 28 § 1 mom 5 kohta, läheinen asianosainen asiassa) ilmoitti olevansa esteellinen asian käsittelyssä ja poistui kokouksesta asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi.

Kokouskäsittely

Kuultiin asiantuntijana tukipalvelujohtaja Pekka Erolaa ja tietohallintojohtaja Pasi Lehmusta, jotka poistuivat kokouksesta ennen päätöksentekoa.

Esittelijänä § 285 aikana toimi hyvinvointialuejohtajan 1. varahenkilö Juhani Sand, esittelijän ollessa esteellinen.

Puheenjohtaja ehdotti, että otetaan käsittelyyn §:n 293 Aluehallituksen otto-oikeuden käyttäminen päätös "§ 41/2023 DigiFinlandin ja Terveyskylän palveluiden käyttö Pirkanmaan hyvinvointialueella". Hyväksyttiin yksimielisesti. Aluehallitus päätti, että ei käytä otto-oikeutta edellä mainittuun päätökseen, §:n 293 ponsien mukaisesti.

Liitteet

Potilastietojärjestelmän hankinta.pdf (pdf, 159 kt)

Muutoksenhaku

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä hyvinvointialueen jäsen (Laki hyvinvointialueesta 142 §).

Hyvinvointialueiden yhteistoiminnassa järjestettyjä tehtäviä koskevasta päätöksestä oikaisuvaatimuksen saa tehdä myös yhteistoimintaan osallinen hyvinvointialue ja sen jäsen (Laki hyvinvointialueesta 142 §).

 

Oikaisuvaatimus on toimitettava Pirkanmaan hyvinvointialueen kirjaamoon viimeistään oikaisuvaatimusajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Pirkanmaan hyvinvointialue,​ kirjaamo
Postiosoite: PL 272,​ 33101 Tampere
Käyntiosoite: G-rakennus, Nivelkatu 5,​ 1. krs,​ kirjaamo
Sähköpostiosoite: kirjaamo@pirha.fi

Huom. Sähköpostitse ei suositella lähetettävän henkilötietoja tai salassapidettäviä tietoja sisältäviä viestejä.

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin kello 9.00–14.30.

Oikaisuvaatimuksen voi tehdä myös hyvinvointialueen sähköisessä asioinnissa:
www.pirha.fi/sahkoinen-asiointi (Asioi hallinnon kanssa).

 

Oikaisuvaatimus

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta. Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava:

  • päätös,​ johon haetaan oikaisua
  • miten päätöstä halutaan oikaistavaksi
  • millä perusteella oikaisua vaaditaan.
     

Oikaisuvaatimuksessa on lisäksi ilmoitettava tekijän nimi,​ kotikunta,​ postiosoite ja puhelinnumero. Päätöksen sähköistä tiedoksiantoa varten tekijä voi ilmoittaa sähköpostiosoitteensa.

Oikaisuvaatimus on toimitettava oikaisuvaatimusviranomaiselle ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä. Oikaisuvaatimuksen tulee olla perillä oikaisuvaatimusajan viimeisenä päivänä ennen edellä mainitun kirjaamon aukioloajan päättymistä.

 

Oikaisuvaatimusaika   

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Hyvinvointialueen jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä, kolmen päivän kuluttua sähköpostin lähettämisestä tai saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana.

Tiedoksiantopäivää tai sitä päivää, jona päätös on asetettu nähtäväksi, ei lueta määräaikaan. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä tai muu sellainen päivä, jona virastot ovat suljettuna, valitusasiakirjat saa toimittaa ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.