Perustelut
Tuomi Logistiikka Oy lähetti Pirkanmaan hyvinvointialueen toimeksiannosta 04.11.2022 julkaistavaksi hankintailmoituksen Tilintarkastuspalvelut Pirkanmaan hyvinvointialueelle.
Hankinnan kohteena on hyvinvointialueen lain (611/2021) 13 luvun mukainen Pirkanmaan hyvinvointialueen hallinnon ja talouden tarkastus ja sen määräysvallassa olevien yhteisöjen ja säätiöiden hallinnon ja talouden tarkastus.
Pirkanmaan hyvinvointialueen lisäksi muina tilaajina ja sopimuksen käyttäjinä ovat Coxa Oy (1648705-2), Tekonivelsairaala Coxa Oy (1861209-9), Tays Sydänkeskus Oy (2298047-6), SK Hankintapalvelut Oy (2431020-6), Tays Kehitysyhtiö Oy (2981181-9), Tampereen yliopistollisen sairaalan tukisäätiö sr (2767400-5), Kiinteistö Oy Kissantassu (2201318-7), Kiinteistö Oy Solkikadun Kissantassu (2201315-2), Kiinteistö Oy Kissanmaan Y-Talo (2201309-9) ja Keiturin Sote Oy (2677385-3), joiden puolesta Pirkanmaan hyvinvointialue tekee päätöksen ja sopimuksen.
Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinnassa sovellettiin lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Hankinta kilpailutetaan sopimuskaudeksi, joka koskee tilikausien 2023-2026 tilintarkastusta. Hankintasopimusta on mahdollista jatkaa tilaajan päätöksellä kahden (2) vuoden pituisella optiokaudella, joka käsittää tilivuodet 2027-2028. Optiokauden käyttöönotosta tehdään erillinen päätös.
Hankintasopimus ei sisällä määrä- tai vähimmäisostovelvoitetta.
Hankintaa ei ollut jaettu osiin, koska se ei kokonaisuuden kannalta ollut tarkoituksenmukaista.
Palveluntuottajaksi valitaan yksi (1) palveluntuottaja.
Hankintamenettelynä oli hankintalain 32 §:n mukainen avoin menettely. Hankinnasta lähetettiin hankintailmoitus julkaistavaksi HILMA -palvelussa 04.11.2022 ja hankinta-asiakirjat olivat saatavissa osoitteesta https://tarjouspalvelu.fi/tuomilogistiikka.
Tarjouksen jätti määräaikaan 07.12.2022 klo 12:00 mennessä seuraava yritys:
BDO Oy (Y-tunnus 2776089-4).
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain 80 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoajaa rasittaa jokin hankintalain 80 §:ssä luetelluista pakollisista poissulkemisperusteista. Hankintalain 81 §:n mukaan hankintayksikkö voi sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, jota rasittaa jokin hankintalain 81 §:ssä luetelluista harkinnanvaraisista poissulkuperusteista.
Hankintalain 83 §:n mukaan tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta. Soveltuvuusvaatimusten täyttyminen tulee tarkastaa tarjouskilpailun voittajan osalta ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista.
Tarjoaja on tarjouksessaan vakuuttanut täyttävänsä tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset kokonaisuudessaan. Tilaaja tarkistaa soveltuvuusvaatimusten täyttymisen viimeistään ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista, mukaan lukien vaaditut rikosrekisteriotteet (hankintamenettelyote) ja yhteisösakko-otteen.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintalain 74 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja. Täsmennyspyyntöjä ei tehty. Tarjous täytti tarjouspyynnön ehdot.
Tarjousten vertailu
Tarjouspyynnössä ilmoitettuna valintaperusteena oli kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden valintaperusteena on paras hinta-laatusuhde.
Hinnan painoarvo vertailussa on 40 % ja laadun 60 %.
Hinnat vertaillaan niin, että tarjoaja ilmoittaa tilintarkastajan ja avustavan tilintarkastajan tilintarkastuspäivän hinnat eri tytäryhteisöille, joiden perusteella lasketaan hintakaavalla arvioitu vuosittainen tilintarkastuspalveluiden hinta. Hinnan vertailupisteytys määräytyy siten, että vertailuhinnaltaan halvin tarjous saa hinnan maksimipisteet. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan siihen suhteutettuna.
Laatu vertaillaan asiakastyytyväisyyden sekä nimetyn vastuunalaisen JHT-tilintarkastajan ammattikokemuksen, nimetyn vastuunalaisen JHT-tilintarkastajan työn osuuden ja nimetyn avustavan tilintarkastajan osaamisen perusteella.
Koska tarjouksia jätettiin vain yksi, tarjousvertailua ei voitu tehdä.
Tilaajavastuu ja sopimuksen tekeminen
Valittavaksi esitettävältä yritykseltä on tarkastettu hyväksytysti tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset ennen hankintapäätöstä VastuuGroup.fi palvelusta. Yrityksen on ennen hankintasopimusten allekirjoitusta toimitettava rikosrekisteriotteet (hankintamenettelyote) sekä yhteisösakko- otteet.
Sopimukset voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Hankintapäätös on sitova vasta, kun hankintasopimukset on allekirjoitettu.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo sopimuskauden aikana on sitoumuksetta noin 700 000 euroa sisältäen mahdollisen optiokauden.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Tuomi Logistiikka Oy:n sähköisessä arkistossa. Asiakirjapyynnöt tulee osoittaa osoitteeseen hankintapalvelut@tuomilogistiikka.fi.
Ehdotus
Esittelijä
-
Jarmo Paananen, tarkastusjohtaja, Jarmo.Paananen@pirha.fi
Tarkastuslautakunta päättää
- esittää aluevaltuustolle, että Pirkanmaan hyvinvointialueen ja sen konsernin tilikausien 2023-2026 tilintarkastusyhteisöksi valitaan BDO Oy,
- tarkastaa pykälän kokouksessa.
Päätös
Päätösehdotus hyväksyttiin.