Perustelut
Työvuorosuunnittelun uudistamisen tarve on tunnistettu ja se on yksi strategian toimintaohjelman keskeisistä tavoitteista. Uudistaminen liittyy sekä toimintamalleihin että työvuorosuunnittelujärjestelmään. Työvuorosuunnittelua voidaan tehdä erilaisin menetelmin: keskitetysti, hajautetusti, yhteisöllisesti tai niiden yhdistelmillä. Tietojärjestelmäuudistuksen tavoitteena on mahdollistaa tekoälyä hyödyntäen erilaiset tavat toteuttaa työvuorosuunnittelua vaikuttavasti ja asiakkaan tarpeet huomioiden.
Hankittavan järjestelmän tulee mahdollistaa työvuorosuunnittelu niin esihenkilön toteuttamana kuin keskitetysti. Järjestelmän tulee mahdollistaa suunnittelu yhteisöllisesti, jolloin työntekijät voivat esittää työvuorotoiveensa erilaisin prioriteetein ja heillä on näkymä työyhteisön muihin toiveisiin. Hankittavan järjestelmän tulee mahdollistaa erilaisten taustatekijöiden huomioiminen, kuten asiakkaan tarve, lakiin perustuva henkilöstömitoitus, henkilöstön määrä ja osaaminen, työn kuormitustekijät, työvuorotoiveet ja työvuoromieltymykset, sekä -rajoitukset sekä muut mahdolliset työvuorosuunnitteluun vaikuttavat taustatekijät. Järjestelmässä tulee olla mahdollista suunnitella työntekijä useammalle työvuorolistalle (esim. päivystys). Kustannusten tulee kohdentua oikein tehdyn työajan mukaisena suoraa järjestelmästä ja erilaiset työaikajaksoon liittyvät tapahtumat tulee pystyä ilmoittamaan suoraan järjestelmässä. Ohjelma mahdollistaa, että työntekijällä ja esihenkilöllä on käytössään kattava mobiilisovellus, jonka kautta heillä on reaaliaikainen näkymä työvuorosuunnitelmaan ja työaikajakson tapahtumiin (esimerkiksi maksettavat työaikakorvaukset). Myös työaikaleimaukset tehtäisiin jatkossa mobiilisovellukseen, jolloin erillisiä leimauslaitteita ei tarvita.
Pirkanmaan hyvinvointialueen aluehallitus on kokouksessaan 10.10.2022 hyväksynyt Pirkanmaan hyvinvointialueen kestävän kasvun ohjelman (RRP) hankesuunnitelman vuosille 2023–2025. Hankesuunnitelman Investointi 4 osa-alue uudet digitaaliset innovaatiot, sisältää ohjelma-avusteisen työvuorosuunnittelun järjestelmänhankinnan, johon on joulukuussa 2022 saadun rahoituspäätöksen mukaan myönnetty RRP jatkorahoitusta yhteensä 0,7 M€ vuosille 2023–2025. Jo vuoden 2022 aikana on toteutettu RRP rahoituksella sekä hyvinvointialueen ICT muutosrahoituksella järjestelmänhankinnan kilpailutuksen esivalmistelutehtäviä. Tavoitteena on, että Pirkanmaan hyvinvointialueella on vuoden 2025 loppuun mennessä otettu käyttöön palvelutarvelähtöistä, tietoperusteista työvoimanhallintaa tukeva työvuorosuunnittelun tietojärjestelmä.
Liitemateriaalissa on kuvattu sekä toimintamallin uudistamiseen että järjestelmähankintaan liittyviä suunnitelmia. Tavoitteena on, että henkilöstö on aktiivisesti mukana sekä toimintamallien uudistamistyössä että tietojärjestelmän hankinnan ja käyttöönoton eri vaiheissa.
Ehdotus
Esittelijä
-
Taina Niiranen, henkilöstöjohtaja, taina.niiranen@pirha.fi
Yhteistoimintaelin keskustelee järjestelmähankinnan toteuttamisesta osana työvuorosuunnittelun uudistamista.
Päätös
Yhteistoimintaelin kävi laajan keskustelun työvuorosuunnitteluun käytettävän ohjelman hankinnasta sekä työvuorosuunnittelussa käytettävistä toimintamalleista. Yhteistoimintaelin ja henkilöstöjohtaja linjasi, että ohjelmiston hankinnan valmistelua voidaan jatkaa. Lisäksi yhteistoimintaelin edellytti, että henkilöstö- ja esihenkilöedustajia eri ammattiryhmistä ja toiminnoista otetaan laajasti mukaan suunnitteluun eri työryhmiin. Lisäksi yhteistoimintaelin totesi, että työvuorosuunnitteluun käytettävään toimintamalliin palataan myöhemmin erikseen ja toimintamallin suunnitteluun tullaan ottamaan laajasti henkilöstöedustajia mukaan.
Henkilöstöedustajilla ja työnantajaedustajilla oli asiasta yhtenäinen näkemys.