Perustelut
Hankinnan kuvaus
Tuomi Logistiikka Oy lähetti Pirkanmaan hyvinvointialueen toimeksiannosta 6.6.2023 julkaistavaksi HILMA-palveluun hankintailmoituksen 463016/Aikuispotilaiden suun terveydenhuoltopalveluiden hankinta. Hankinnan kohteena on perustason suun terveydenhuollon ostopalvelut alueen 18 vuotta täyttäneille aikuisille. Hankinta on jaettu osa-alueisiin palvelutuotteittain: 1) kiireettömät suun terveydenhuoltopalvelut 2) kiireelliset suun terveydenhuoltopalvelut ja 3) suuhygienistipalvelut.
Sopimuskausi on 1.9.2023 - 31.12.2026. Mikäli tarjoaja on perustamassa uutta toimipistettä, tulee tarjoajan aloittaa toimintansa tarjotussa toimipisteessä 30.4.2024 mennessä. Sopimuskausi päättyy kaikilla samaan aikaan (31.12.2026) riippumatta sopimuskauden aloitusajankohdasta. Sopimusta on mahdollista jatkaa toistaiseksi voimassa olevalla optiokaudella. Tilaaja tekee option käytöstä erillisen päätöksen.
Kyseessä on hankintalain (1397/2016) liitteen E mukainen sosiaali- ja terveyspalvelujen kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä on hankintalain 109 § mukainen, avoimen kaltainen menettely. Tarjouspyyntö liitteineen oli saatavilla Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/tuomilogistiikka.
Hankinta jaettiin osa-alueisiin seuraavasti:
Osa-alue 1. Kiireettömät suun terveydenhuoltopalvelut
Osa-alue 2. Kiireelliset suun terveydenhuoltopalvelut
Osa-alue 3. Suuhygienistipalvelut
Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton vuosiarvo on sitoumuksetta noin 14 200 000 euroa ja noin 47 400 000 euroa sopimuskauden aikana ilman optiota.
Sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä annetun lain 16 §:n mukainen perustelu
Pirkanmaan hyvinvointialueen strategiassa ja siihen sisältyvässä palvelustrategiassa asetetaan muun ohella palvelujen järjestämistä linjaavat tavoitteet ja palveluiden verkoston periaatteet. Hankinnan kohteena olevien palveluiden hankkiminen yksityiseltä palveluntuottajalta on tarpeen palveluiden tarkoituksenmukaiseksi järjestämiseksi ja asiakkaiden palvelutarpeisiin vastaavien palveluiden riittävän saatavuuden takaamiseksi hyvinvointialueella. Tilaaja on huomioinut hankintaa määritellessään järjestämislain (612/2021) vaatimukset palveluiden järjestämisvastuusta ja asiakkaiden palveluiden yhdenvertaisesta toteutumisesta. Hankinta täyttää järjestämislain 12 §:ssä asetetut edellytykset palvelujen hankkimiseksi yksityisiltä palveluntuottajilta.
Tilaaja varmistaa palveluntuottajan kanssa tehtävällä sopimuksella järjestämislain 15 §:ssä asetetut vaatimukset. Sopimuskaudella tilaaja seuraa palvelun tuottamista ja sopimusvelvoitteiden täyttämistä. Tilaaja on varautunut palveluiden jatkuvuuden hallintaan sekä potentiaalisimpiin häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin.
Selvitys hankinnan laatuvaatimuksista
Tilaaja on sisällyttänyt sopimukseen palvelulle asetetut tavoitteet ja asettanut palvelua koskevat ehdottomat laatuvaatimukset sellaisiksi, että ne yhdessä takaavat laadukkaan palvelun.
Saadut tarjoukset
Tarjouksen jättivät määräaikaan 30.6.2023 klo 12.00 mennessä seuraavat kahdeksan (8) yritystä:
- Coronaria Hammasklinikka Oy (2207193-4)
- Hammas Hohde Oy (2339589-3)
- Hammasvelho Oy (2480456-4)
- KotiHammas Oy (2547260-2)
- Mehiläinen Oy (1927556-5)
- SmilePower Oy (2761496-9)
- Spider Med Oy (3155019-5)
- Tempodent Oy (3308776-3)
Osa-alueen 2.3. ”Kiireelliset suun terveydenhuoltopalvelut – läntinen alue” osalta tarjouksia ei saatu. Tarjoajat osa-alueittain on kuvattu päätöksen oheismateriaalina olevassa tarjousten vertailutaulukossa (liite 1) (ei julkinen).
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain 80 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoajaa rasittaa jokin hankintalain 80 §:ssä luetelluista pakollisista poissulkemisperusteista. Hankintalain 81 §:n mukaan hankintayksikkö voi sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, jota rasittaa jokin hankintalain 81 §:ssä luetelluista harkinnanvaraisista poissulkuperusteista. Hankintalain 114 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta ehdokas tai tarjoaja, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia.
Kaikki tarjoajat ovat tarjouksissaan vakuuttaneet täyttävänsä tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset kokonaisuudessaan. Valituilta tarjoajilta on tarkistettu tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset ja muiden asetettujen soveltuvuusvaatimusten täyttyminen. Valituilta tarjoajilta tarkistetaan viimeistään ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista vaaditut rikosrekisteriotteet (hankintamenettelyote) ja yhteisösakko-ote.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintalain 113 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja.
Hankintayksikkö toimitti täsmennyspyynnön 5.7.2023 Mehiläinen Oy:lle koskien arvonlisäverotonta myyntiä. Tarjoaja toimitti hyväksytyn selvityksen määräaikaan mennessä.
Hankintayksikkö toimitti täsmennyspyynnön 6.7.2023 Spider Med Oy:lle koskien henkilötietojen käsittelyä EU- tai ETA-alueen ulkopuolella. Tarjoaja toimitti hyväksytyn selvityksen määräaikaan mennessä.
Hankintayksikkö korjasi 6.7.2023 Tempodent Oy:n virheellisesti täyttämän Hinnat-liitteen vastaamaan tarjousdokumentille kirjattua hintaa. Hinnat-liitteen korjauksella ei ole vaikutusta tarjouksen sijoitukseen vertailussa.
Hankintayksikön täsmennyspyyntöihin saatujen vastausten perusteella kaikki tarjouskilpailuun osallistuneet tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön ehdot.
Tarjousten vertailu ja sopimuskumppanin valinta
Tarjouspyynnössä ilmoitettuna valintaperusteena oli kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden valintaperusteena on halvin hinta.
Tarjousten vertailuperusteena käytettiin halvinta hintaa, koska laatu huomioitiin osana vähimmäisvaatimuksia. Tilaaja on sisällyttänyt sopimukseen palvelulle asetetut tavoitteet ja asettanut palvelua koskevat ehdottomat laatuvaatimukset sellaisiksi, että ne yhdessä takaavat laadukkaan palvelun.
Tarjouspyynnössä ilmoitetun mukaisesti kaikki tarjouspyynnön mukaiset ja soveltuvuusvaatimukset täyttävät tarjoajat otetaan mukaan hankintamenettelyyn ja valitaan palveluntuottajiksi. Tilaaja asettaa palveluntuottajat etusijajärjestykseen palvelutuotteittain tarjouspyynnössä kerrotuin perustein.
Osa-alueessa 3.1 ”Suuhygienistipalvelut - pohjoinen alue” kaksi tarjoajien antamista tarjouksista oli annettu toisiaan vastaavalla tarjoushinnalla ja näin ollen ne sijoittuivat ko. palvelutuotteen vertailussa samalle etusijalle. Kyseisten tarjousten osalta lopullinen etusijajärjestys arvottiin 10.7.2023 toteutetussa arvontatilaisuudessa. Arvonta on kuvattu tarkemmin hankintapäätöksen oheismateriaalina (liite 2) olevassa arvontapöytäkirjassa (ei julkinen).
Tarjousvertailu on kuvattu hankintapäätöksen oheismateriaalilla liite 1 Vertailutaulukko.
Tarjousvertailun perusteella Coronaria Hammasklinikka Oy, Hammas Hohde Oy, Hammasvelho Oy, KotiHammas Oy, Mehiläinen Oy, SmilePower Oy, Spider Med Oy ja Tempodent Oy esitetään valittavaksi sopimuskumppaneiksi.
Osa-alueen 2.3. ”Kiireelliset suun terveydenhuoltopalvelut – läntinen alue” osalta tarjouksia ei saatu, joten sen osalta vertailua ei voitu suorittaa.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Täydentävään suorahankintaan siirtyminen
Osa-alueeseen 2.3. ”Kiireelliset suun terveydenhuoltopalvelut – läntinen alue” ei saatu lainkaan tarjouksia määräaikaan mennessä. Tilaaja siirtyy hankintalain 40.2 § 1 kohdan perusteella suorahankintaan neuvottelemalla potentiaalisten tarjoajien kanssa, millä pyritään turvaamaan palveluntuotanto ko. alueelle. Alkuperäisen tarjouspyynnön ehtoja ei olennaisesti muuteta.
Pois lukien osa-alue 3.1. ”Suuhygienistipalvelut - pohjoinen alue” osalta tilaajan tarjouspyynnössä ilmoittama kapasiteettiarvio ei täyttynyt täysimääräisesti tarjouskilpailussa saatujen tarjousten kautta. Tarjouspyynnössä on pyydetty tarjoajia ilmoittamaan sitova kapasiteettiarvio tarjouksessaan. Saatujen tarjousten kapasiteetti vastaa yhteensä keskiarvollisesti noin 38 % tilaajan tarjouspyynnössä ilmoittamasta kapasiteettitarpeesta niiden palvelutuotteiden osalta, joissa kapasiteetti ei täyttynyt (keskiarvoon ei ole laskettu mukaan osa-aluetta 2.3. eikä 3.1.).
Koska edellä mainittujen osa-alueiden osalta on riski siitä, että tilaajan tarvetta ei saada täytettyä sopimuskaudella nyt valittavien palveluntuottajien kautta, tilaaja varaa oikeuden toteuttaa osa-alueisiin täydentävä suorahankinta hankintalain 40.2 §:n 1 kohdan perusteella. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun turvaamiseksi alkuperäisen tarjouspyynnön ehtoja ei olennaisesti muuteta. Suorahankintamahdollisuutta ei käytetä, mikäli nyt valittavat palveluntuottajat pystyvät tarjoamaan sopimuskaudella riittävän kapasiteetin palvelutuotannossa. Tilaajalla on oikeus toteuttaa täydentävä suorahankinta kuuden (6) kuukauden aikana sopimuksen alkamisajankohdasta.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Toimielimen hankintapäätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi Pirhan päätöksenteon avoimuutta koskevien ohjeiden mukaisesti esityslistan julkaisun myötä. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Tuomi Logistiikka Oy:n sähköisessä arkistossa. Asiakirjapyynnöt tulee osoittaa osoitteeseen hankintapalvelut@tuomilogistiikka.fi.
Sopimuksen omistaja ja vastuuhenkilö
Sopimuksen omistaa Pirkanmaan hyvinvointialueen avopalvelujen palvelulinjajohtaja Eeva Torppa-Saarinen ja vastuuhenkilönä toimii toimialuejohtaja Minna Luoto. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankintaa valmistellut työryhmä
Hankinnan valmistelussa toimi nimetty työryhmä, johon kuuluivat Pirkanmaan hyvinvointialueen suun terveydenhuollon toimialuejohtaja Minna Luoto, erikoishoidon vastuualuejohtaja Anna Maria Heikkinen, apulaisylihammaslääkäri Armi-Tuulia Niemi, eteläisen lähijohtamisalueen apulaisylihammaslääkäri Marja-Liisa Kaltiokallio, läntisen lähijohtamisalueen apulaisylihammaslääkäri Teresa Pelkonen, pohjoisen lähijohtamisalueen apulaisylihammaslääkäri Riikka Nystedt-Pusa, apulaisylihammaslääkäri Jukka Kuusisto, ostopalvelusihteeri Hannele Kuparinen, ostopalvelusihteeri Terhi Salomäki, ostopalvelupäällikkö Marjut Schroderus, suunnittelija Sanna Hakkarainen ja Tuomi Logistiikka Oy:n hankinta-asiantuntija Suvi Leppänen.
Päätöstoimivalta
Hyvinvointialueen hallintosäännön 62 §:n mukaan aluehallitus päättää palveluhankinnoista, joiden arvo ylittää 30 miljoonaa euroa.
Oikeus tilauksen tekemiseen palvelusopimuksen perusteella määräytyy hallinto- ja toimintasääntöjen sekä hankinta- ja sopimushallintaohjeiden mukaisesti.
Hankinnan vertailutaulukko sekä arvontapöytäkirja (ei julkisia) ovat tallennettuna kokousjärjestelmän oheismateriaaliksi.