Yhteistoimintaelin, kokous 12.10.2023

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 95 Potilastietojärjestelmän hankinnan käynnistäminen

635/2022

Aikaisempi käsittely

Aluehallitus, 21.11.2022

Valmistelija

Pasi Lehmus, TIETOHALLINTOJOHTAJA, pasi.lehmus@pirha.fi

Perustelut

Yhteinen potilastietojärjestelmä on Pirkanmaan hyvinvointialueelle keskeinen strateginen tavoite, joka mahdollistaa osaltaan toimivan ja tehokkaan sekä asukkaille tasa-arvoisen sote-palvelutuotannon Pirkanmaalla. Uudistushankkeen tavoitteena on ottaa käyttöön yhteinen potilastietojärjestelmäkokonaisuus nykyisten kunta- ja erikoissairaanhoidon organisaatiokohtaisten ratkaisujen korvaajaksi. Nyky-ympäristössä yhtenäisten asukkaan digipalveluiden sekä yhteisten tiedolla johtamisen ratkaisujen kehittäminen on käytännössä mahdotonta.

Nykytilanteessa CGI:n tietojärjestelmätuotteet kattavat Pirkanmaan erikoissairaanhoidon kokonaisuudessaan (Uranus) sekä noin 70 % väestöpeitolla perusterveydenhuoltoa (Pegasos). Jäljelle jäävä 30 % jakautuu väestöpeiton osalta käytännössä tasan TietoEvryn (Lifecare, kuusi kuntaa) ja Mediconsultin (Mediatri, kahdeksan kuntaa) kesken. Nämä luvut eivät sisällä suun terveydenhuollon ratkaisuja, eikä niiden yhtenäistäminen sisälly tähän esitykseen.

Tehdyn selvityksen perusteella potilastietojärjestelmien yhtenäistämistavoitteeseen ei ole mahdollista päästä hankintalainsäädännön mukaisesti mitään nykyistä sopimuskantaa hyödyntämällä. Potilastietojärjestelmien yhtenäistäminen edellyttää siten julkista hankintaa. Hankinnan on oltava kaikille tarjoajille avoin ja syrjimätön prosessi, jonka tuloksena toimittajaksi valikoituu hankinnan vertailuperusteiden mukaisesti arvioitu, kokonaistaloudellisesti edullisin toimittaja.

Tavoitetilaan pyritään mahdollisimman nopeasti ja vähäriskisesti. Tämän vuoksi käyttöönotettavien tietojärjestelmäratkaisujen on oltava jo tuotantokäytössä toimiviksi koestettuja ratkaisuja. Muutos on käytännössä mahdollista viedä läpi noin kahdessa vuodessa hankintapäätöksestä. Tämä edellyttää valittavilta toimittajilta kokemusta Pirkanmaata vastaavista sosiaali- ja terveydenhuollon toimintaympäristöistä.

Tehtyjen selvitysten pohjalta hankinta on perusteltua toteuttaa siten, että hankintayksikkönä toimii Istekki Oy, jolta Pirkanmaan hyvinvointialue hankkii yhtenäisen potilastietojärjestelmän palveluna. Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 15 §:n mukaisesti hyvinvointialueella on oikeus hankkia palvelu sidosyksiköltään ilman kilpailutusta. Sidosyksikkönä Istekki Oy sen sijaan kilpailuttaa palvelun tuottamista varten tarvittavan järjestelmän hankinnan hankintalainsäädännön mukaisesti.

Hankintaprosessin alkuvaiheessa selvitetään, onko Istekin muilla asiakasomistajilla kiinnostusta liittyä mukaan hankintaan. Erityisesti pyritään varmistamaan Sisä-Suomen yhteistoiminta-alueen (YTA) muiden hyvinvointialueiden mahdollisuus liittyä mukaan hankintaprosessin pohjalta laadittavaan puitesopimukseen.

Istekiltä palveluna hankittavan potilastietojärjestelmän käytön kustannukset katetaan käyttömenoista. Nykyisten potilastietojärjestelmien kustannus Pirkanmaan hyvinvointialueelle on noin 15 miljoonaa euroa vuodessa. Uuden, yhtenäisen potilastietojärjestelmän kustannusten ennakoidaan olevan lähellä nykyistä tasoa.

Käyttöönoton sekä käytön ajan kehitystarpeiden kustannukset ovat osa hyvinvointialueen investointiohjelmaa. Käyttöönoton kustannukset riippuvat siitä, missä laajuudessa nykyisiä järjestelmiä joudutaan kilpailutuksen lopputuloksen perusteella vaihtamaan. Kustannuksissa on huomioitava sekä toimittajan veloittaman kustannukset että oman henkilöstön käytöstä aiheutuvat kustannukset.

Pirkanmaan hyvinvointialueen tulee varautua tukemaan Istekkiä hankinnan toteutuksen sisällöllisissä osuuksissa riittävässä määrin, jotta hankinnan tuloksena tulee valituksi Pirkanmaan tarpeet täyttävä ratkaisu. Hankintaprosessia varten perustetaan ohjausryhmä, jossa on edustettuna potilastietojärjestelmän keskeiset käyttäjätahot, tietohallinto ja Istekki.

Pirkanmaan hyvinvointialue on jo aiemmin liittynyt mukaan Istekin käynnistämään sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän kilpailutukseen. Kyseisen hankinnan odotetaan ratkaisevan sosiaalipalveluiden osuuden kokonaisuudesta. Asiakastietolaki velvoittaa sosiaalihuollon palveluntuottajat liittymään Kanta-palvelujen käyttäjiksi syyskuuhun 2024 mennessä. Aluehallitus teki päätöksen sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän kilpailutuksen käynnistämisestä 4.4.2022.

Ehdotus

Esittelijä

Marina Erhola, HYVINVOINTIALUEJOHTAJA, marina.erhola@pirha.fi

Aluehallitus päättää

  • käynnistää hyvinvointialueen potilastietojärjestelmien yhtenäistämiseksi yhteisen potilastietojärjestelmän hankinnan esivalmistelun siten, että potilastietojärjestelmä hankitaan Istekki Oy:n tuottamana palveluna,
     
  • valtuuttaa tietohallintojohtajan valmistelemaan ja toteuttamaan vaatimusmäärittelytyön organisoinnin, jolla varmistetaan hankittavan potilastietojärjestelmän soveltuvuus Pirkanmaan hyvinvointialueen tarpeisiin sekä palvelun tuottamisen että käyttäjien näkökulmasta,
     
  • valtuuttaa tietohallintojohtajan valmistelemaan hankinnan käynnistämisen kuitenkin siten, että hyvinvointialue tekee päätöksen hankinnan käynnistämisestä ennen tarjouspyynnön julkaisemisesta.

Päätös

Aluehallitus päätti

  • käynnistää hyvinvointialueen potilastietojärjestelmien yhtenäistämiseksi yhteisen potilastietojärjestelmän hankinnan esivalmistelun siten, että potilastietojärjestelmä hankitaan Istekki Oy:n tuottamana palveluna ja samalla selvitetään mahdollisuudet hyvinvointialueiden yhteiselle, mahdollisimman laajapohjaiselle hankinnalle,
     
  • valtuuttaa tietohallintojohtajan valmistelemaan ja toteuttamaan vaatimusmäärittelytyön organisoinnin, jolla varmistetaan hankittavan potilastietojärjestelmän soveltuvuus Pirkanmaan hyvinvointialueen tarpeisiin sekä palvelun tuottamisen että käyttäjien näkökulmasta,
     
  • valtuuttaa tietohallintojohtajan valmistelemaan hankinnan käynnistämisen kuitenkin siten, että hyvinvointialue tekee päätöksen hankinnan käynnistämisestä ennen tarjouspyynnön julkaisemisesta.

Kokouskäsittely

Kuultiin asiantuntijana § 282 aikana tietohallintojohtaja Pasi Lehmusta, joka poistui kokouksesta pykälän käsittelyn jälkeen.

Puheenjohtaja teki ehdotuksen, että ensimmäinen päätösponsi muutetaan muotoon: 

Käynnistää hyvinvointialueen potilastietojärjestelmien yhtenäistämiseksi yhteisen potilastietojärjestelmän hankinnan esivalmistelun siten, että potilastietojärjestelmä hankitaan Istekki Oy:n tuottamana palveluna ja samalla selvitetään mahdollisuudet hyvinvointialueiden yhteiselle, mahdollisimman laajapohjaiselle hankinnalle.

Jouni Sirén, Hanna Laine, Jari Andersson, Erja Pelkonen kannattivat ehdotusta. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Valmistelija

  • Pasi Lehmus, TIETOHALLINTOJOHTAJA, pasi.lehmus@pirha.fi

Perustelut

Tausta

Pirkanmaan aluehallitus päätti kokouksessaan 21.11.2022

  • käynnistää hyvinvointialueen potilastietojärjestelmien yhtenäistämiseksi yhteisen potilastietojärjestelmän hankinnan esivalmistelun siten, että potilastietojärjestelmä hankitaan Istekki Oy:n tuottamana palveluna ja samalla selvitetään mahdollisuudet hyvinvointialueiden yhteiselle, mahdollisimman laajapohjaiselle hankinnalle,
     
  • valtuuttaa tietohallintojohtajan valmistelemaan ja toteuttamaan vaatimusmäärittelytyön organisoinnin, jolla varmistetaan hankittavan potilastietojärjestelmän soveltuvuus Pirkanmaan hyvinvointialueen tarpeisiin sekä palvelun tuottamisen että käyttäjien näkökulmasta,
     
  • valtuuttaa tietohallintojohtajan valmistelemaan hankinnan käynnistämisen kuitenkin siten, että hyvinvointialue tekee päätöksen hankinnan käynnistämisestä ennen tarjouspyynnön julkaisemisesta.

 

Hankinnan valmistelu ja vertailukriteerit

Istekki käynnisti aluehallituksen päätöksen pohjalta hankinnan valmistelun ja kartoitti muiden hyvinvointialueiden halukkuuden osallistua hankintaan. Kartoituksen pohjalta hankinta päädyttiin tekemään Pirkanmaan ja Pohjois-Savon hyvinvointialueille, ja Istekki julkaisi hankinnasta tietopyynnön maaliskuussa 2023. Toimittajille järjestettiin markkinavuoropuhelu, jonka puitteissa pyrittiin saamaan näkemys tarjolla olevista vaihtoehdoista ja samalla haluttiin varmistaa julkaistavan tarjouspyynnön vaatimusten tarkoituksenmukaisuus järjestelmätoimittajien näkökulmasta.

Käyttäjät ovat osallistuneet tiiviisti toiminnallisten vaatimusten määrittelytyöhön. Työpajoihin osallistui yli 200 sote-ammattilaista. Tarjouspyynnön toiminnalliset vaatimukset on laadittu kyseisten työpajojen pohjalta, ja vertailukriteereissä korostetaan järjestelmän käytettävyyttä ammattilaisen käytännön työn näkökulmasta. Hankinnassa varaudutaan lisäksi siihen, että järjestelmää tullaan kehittämään toiminnan muuttuvien tarpeiden ja teknologian tarjoamien mahdollisuuksien mukaisesti. Käyttäjät osallistuvat keskeisesti hankittavan järjestelmän jatkokehityskohteiden priorisointiin.

Tarjouspyynnön vertailukriteereissä korostetaan toimittajan kyvykkyyttä nopeaan käyttöönottoon, koska yhtenäinen järjestelmä on edellytys Pirkanmaan hyvinvointialueen strategian toimeenpanolle. Se mahdollistaa muun muassa nopeamman ja tasavertaisen palveluihin pääsyn, hoidon jatkuvuuden hoitoyksiköstä riippumatta sekä henkilöstön liikkuvuuden hyvinvointialueen sisällä.

Järjestelmän tavoitteena on kriittisen palvelutuotannon toiminnan jatkuvuuden turvaaminen. Tämän rinnalla on kuitenkin kyettävä ketterään kehitykseen ja mahdollistettava valikoitujen kumppanien hyödyntäminen esimerkiksi asukkaan digipalvelujen osalta. Tästä syystä valittavalta järjestelmältä edellytetään kyvykkyyttä eri järjestelmien integraatioihin rajapintojen kautta.

Ohjausryhmään ovat kuuluneet Pirkanmaan hyvinvointialueelta Taru Kuosmanen, Pekka Erola, Sirpa Rainesalo, Petteri Paavola, Emil Ackerman, Pasi Lehmus ja Aki Jokinen.

 

Päätöksenteko hankinnan osalta

Pirkanmaan hyvinvointialueen johtoryhmä käsittelee hankintaa 10.10.2023 ja aluehallitus 23.10.2023. Istekki toimii hankinnan osalta hankintayksikkönä, ja tavoitteena on saada tarjouskilpailun pohjalta lainvoimainen hankintapäätös 31.3.2024 mennessä.

 

Oheismateriaalina hankinnan tilannekatsaus.

Ehdotus

Esittelijä

  • Taina Niiranen, HENKILÖSTÖJOHTAJA, taina.niiranen@pirha.fi

Yhteistoimintaelin päättää

  • merkitä tiedoksi potilastietojärjestelmän hankinnan käynnistämisen.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin. 

Kokouskäsittely

Kuultiin asiantuntijana tietohallintojohtaja Pasi Lehmusta, joka poistui kokouksesta asian käsittelyn jälkeen. 

Muutoksenhaku

Oikaisuvaatimusta ei saa tehdä päätöksestä, joka koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa (Laki hyvinvointialueesta 141 §).