Perustelut
Viestinnän luottamuksellisuudesta säädetään Suomen perustuslain 10.2 §:ssä, jonka mukaan kirjeen, puhelun ja muun luottamuksellisen viestin salaisuus on loukkaamaton. Puhelun salaisuus koskee sekä puhelun sisältöä että puheluun liittyviä välitystietoja kuten tietoja puhelun osapuolista ja ajankohdasta. Puhelu kuuluu tietoyhteiskuntakaaressa säädetyn sähköisen viestin määritelmään. (HE 221/2013 vp. s. 95)
Mikäli puhelu tallennetaan, kysymys on työntekijää koskevien henkilötietojen keräämisestä. Työnantajalla ei ole oikeutta kuunnella tai tallettaa työntekijän yksityisiä puheluita. Mikäli työnantajalla ei ole työntekijän suostumusta, myöskään työasioita koskevia puheluita ei voida pääsäännön mukaan kuunnella tai tallettaa. Tietoyhteiskuntakaaren viestin ja välitystietojen luottamuksellisuutta koskevan lainkohdan mukaan viestinnän osapuoli voi käsitellä omia sähköisiä viestejään ja niihin liittyviä välitystietoja, jollei laissa toisin säädetä. Lain perustelujen mukaan viestinnän osapuolena voi olla myös oikeushenkilö silloin, jos viestit yksiselitteisesti liittyvät oikeushenkilön harjoittamaan toimintaan. (HE 125/2003 vp. s. 57 sekä HE 221/2013 vp. s. 136.) Tilanteesta, jossa asiakas soittaa organisaation asiakaspalveluun puheluiden kuuntelu ja nauhoittaminen voivat siis olla mahdollisia silloin, kun asialle on olemassa työntekijän suostumus ja puheluissa on selkeästi kysymys työnantajan toimintaan liittyvistä asioista. (HE 125/2003 vp.s. 57)
Työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan tarjoamiin etuuksiin tai jotka johtuvat työtehtävien erityisluonteesta. Työnantaja ei kuitenkaan saa käsitellä mitä tahansa työntekijää koskevia henkilötietoja.
Teknisin menetelmin toteutettua valvontaa koskevat työelämän tietosuojalainsäädännön säännökset koskevat puheluiden kuuntelemista ja nauhoittamista. Asia on käsiteltävä yhteistoimintamenettelyssä ja työntekijän on oltava siitä tietoinen. Esihenkilö vastaa, että uusi työntekijä informoidaan puheluiden tallentamisesta ja henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta tässä yhteydessä. Tietosuojaseloste on saatavilla Pirkanmaan hyvinvointialueen kotisivuilla.
Puheluiden kuuntelun pelisäännöt
- Selvitä aina ensin, onko muita vähemmän yksityisyyteen puuttuvia keinoja käytettävissä.
- Rajoittaa nauhoitteen kuuntelu vain hyväksyttyjen tarkoitusten kannalta välttämättömään.
- Tallenteita ei saa käyttää muihin kuin etukäteen suunnittelemiin, hyväksyttäviin ja etukäteen ilmoittamiin käyttötarkoituksiin.
- Rekisterin vastuuhenkilön tehtävänä on määritellä, kenellä organisaatiossa on työtehtävien tai asemansa vuoksi oikeus kuunnella nauhoitteita rekisterinpitäjän ohjeiden mukaan.
- Rekisterinpitäjän on kerrottava keskustelukumppanille puhelun tallentamisesta eli henkilötietojen keräämisestä aina ennen puhelun tallentamisen aloittamista.
- Rekisterin vastuuhenkilön tulee määritä säilytysaika ja hävitä tallenteet heti, kun niitä ei tarvita.
Ehdotus
Esittelijä
-
Taina Niiranen, HENKILÖSTÖJOHTAJA, taina.niiranen@pirha.fi
Yhteistoimintaelin merkitsee tiedoksi puhelutallenteiden kuuntelun Pirkanmaan hyvinvointialueella.
Päätös
Päätösehdotus hyväksyttiin.