Perustelut
Hankinnan kuvaus
Tuomi Logistiikka Oy lähetti Pirkanmaan hyvinvointialueen toimeksiannosta 17.10.2023 julkaistavaksi HILMA-palveluun hankintailmoituksen 474534/Kehitysvammaisten henkilöiden asumispalvelujen hankinta uudelleenavaus 2023. Kyseessä on Kehitysvammaisten henkilöiden asumispalvelujen hankinnan (1709/2021) hankintamenettelyn ensimmäinen uudelleenavaus.
Hankinnan kohteena on Tampereen ja Oriveden alueiden kehitysvammaisten henkilöiden asumispalvelut. Hankinta sisältää tuetun asumisen, yhteisöllisen asumisen (ent. palveluasumisen), ympärivuorokautisen palveluasumisen (ent. tehostetun palveluasumisen), yksilöllisesti suunnitellun erityistason ympärivuorokautisen tuen sekä asumisvalmennuksen (optio) palvelut. Perustamisvaiheen kilpailutuksen toteutti Tampereen kaupunki.
Hankintamenettelyn mukaisesti hankinta avataan uudelleen vuoden 2023 aikana. Tilaaja avasi hankinnan jokaisen osa-alueen osalta ja päivitti hankinnan dokumentteja hankintamenettelyn ehtojen mukaisesti. Hankintamenettelyn uudelleen avaamisen yhteydessä uusi palveluntuottaja tai aiemmin menettelyyn mukaan hyväksytty palveluntuottaja voi jättää uuden tarjouksen avattujen osa-alueiden osalta.
Uudelleenavauksen mukainen sopimuskauden aloitusaika on 1.2.2024. Sopimuskausi on voimassa toistaiseksi.
Kyseessä on hankintalain (1397/2016) liitteen E mukainen sosiaali- ja terveyspalvelujen kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä on hankintalain 109 §:n mukainen menettely. Kyseessä on sähköinen hankintamenettely, joka mahdollistaa palveluntuottajien mukaan pääsyn menettelyyn myös kesken hankintakauden.
Tarjouspyyntö liitteineen oli saatavilla Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/tuomilogistiikka.
Hankinta jaettiin osa-alueisiin seuraavasti:
Osa-alue 1. Tuettu asuminen, sisältäen palveluluokat
- 1.1. Tuettu asuminen, palveluluokka 1 – Kevyt tuki
- 1.2. Tuettu asuminen, palveluluokka 2 – Vahva tuki
Osa-alue 2. Yhteisöllinen asuminen
Osa-alue 3. Ympärivuorokautinen palveluasuminen, sisältäen palveluluokat:
- 3.1. Ympärivuorokautinen palveluasuminen, palveluluokka 1
- 3.2. Ympärivuorokautinen palveluasuminen, palveluluokka 2
- 3.3. Ympärivuorokautinen palveluasuminen, palveluluokka 3
- 3.4. Ympärivuorokautinen palveluasuminen, palveluluokka 4
Osa-alue 4 Yksilöllisesti suunniteltu erityistason ympärivuorokautinen tuki
Lisäksi tarjoajien oli mahdollista tarjota vapaaehtoisena optiona asumisvalmennuksen palvelua seuraavissa osa-alueissa:
- Tuetun asumisen asumisvalmennus
- Yhteisöllisen asumisen asumisvalmennus
- Ympärivuorokautisen palveluasumisen asumisvalmennus (palveluluokat 1-4)
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta noin 25 000 000 euroa vuodessa.
Sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä annetun lain 16 §:n mukainen perustelu
Pirkanmaan hyvinvointialueen strategiassa ja siihen sisältyvässä palvelustrategiassa asetetaan muun ohella palvelujen järjestämistä linjaavat tavoitteet ja palveluiden verkoston periaatteet. Hankinnan kohteena olevien palveluiden hankkiminen yksityiseltä palveluntuottajalta on tarpeen palveluiden tarkoituksenmukaiseksi järjestämiseksi ja asiakkaiden palvelutarpeisiin vastaavien palveluiden riittävän saatavuuden takaamiseksi hyvinvointialueella. Tilaaja on huomioinut hankintaa määritellessään järjestämislain (612/2021) vaatimukset palveluiden järjestämisvastuusta ja asiakkaiden palveluiden yhdenvertaisesta toteutumisesta. Hankinta täyttää järjestämislain 12 §:ssä asetetut edellytykset palvelujen hankkimiseksi yksityisiltä palveluntuottajilta.
Tilaaja varmistaa palveluntuottajan kanssa tehtävällä sopimuksella järjestämislain 15 §:ssä asetetut vaatimukset. Sopimuskaudella tilaaja seuraa palvelun tuottamista ja sopimusvelvoitteiden täyttämistä. Tilaaja on varautunut palveluiden jatkuvuuden hallintaan sekä potentiaalisimpiin häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin.
Selvitys hankinnan laatuvaatimuksista
Tilaaja on sisällyttänyt sopimukseen palvelulle asetetut tavoitteet ja asettanut palvelua koskevat ehdottomat laatuvaatimukset sellaisiksi, että ne yhdessä takaavat laadukkaan palvelun.
Osa-alueessa 1 Tuettu asuminen tarjoajan oli mahdollista saada tarjousvertailuun 10 pistettä jos vapaamuotoisesta selvityksestä kävi ilmi tarjotun palvelun sisältö ja toteutuspaikka sekä toteutuspaikan etäisyys täytti vaaditut kriteerit.
Saadut tarjoukset
Tarjouksen jättivät määräaikaan 17.11.2023 klo 12.00 mennessä seuraavat viisi (5) yritystä:
- Aspa Palvelut Oy (1998395-9)
- Asumispalvelu Ristilä Oy (2350358-3)
- Autismisäätiö sr (1569797-1)
- Kotia Palvelut Oy (3315940-5)
- TampereMissio Palvelut Oy (3007958-1)
Tarjoukset jätettiin seuraavasti:
- Aspa Palvelut Oy: osa-alueisiin 1 ja 2
- Asumispalvelu Ristilä Oy: osa-alueeseen 4
- Autismisäätiö sr: osa-alueisiin 3 ja 4
- Kotia Palvelut Oy: osa-alueisiin 1 ja 2
- TampereMissio Palvelut Oy: osa-alueisiin 2 ja 3
Tarjouksen jättäneistä yrityksistä Aspa Palvelut Oy, Asumispalvelu Ristilä Oy, Autismisäätiö sr ja TampereMissio Palvelut Oy ovat jo perustamisvaiheessa mukaan hyväksyttyjä palveluntuottajia, joiden kanssa on voimassa olevat sopimukset palveluiden tuottamisesta. Palveluntuottajat ovat päivittäneet hintojaan hankintamenettelyn mukaisesti. Lisäksi osa-aluetta 4 Yksilöllisesti suunniteltu erityistason ympärivuorokautinen tuki, tarjosi Asumispalvelu Ristilä Oy. Tarjouksen jättäneistä yrityksistä Kotia Palvelut Oy on uusi tarjoaja.
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain 80 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoajaa rasittaa jokin hankintalain 80 §:ssä luetelluista pakollisista poissulkemisperusteista. Hankintalain 81 §:n mukaan hankintayksikkö voi sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, jota rasittaa jokin hankintalain 81 §:ssä luetelluista harkinnanvaraisista poissulkuperusteista. Hankintalain 114 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta ehdokas tai tarjoaja, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia.
Kaikki tarjoajat ovat tarjouksissaan vakuuttaneet täyttävänsä tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset kokonaisuudessaan. Valituilta tarjoajilta on tarkistettu tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset ja muiden asetettujen soveltuvuusvaatimusten täyttyminen. Valituilta tarjoajilta tarkistetaan viimeistään ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista vaaditut rikosrekisteriotteet (hankintamenettelyote) ja yhteisösakko-ote.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintalain 113 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja.
Hankintayksikkö toimitti täydennyspyynnön 21.11.2023 Kotia Palvelut Oy:lle koskien henkilötietojen käsittelyä EU- tai ETA-alueen ulkopuolella. Tarjoaja toimitti hyväksytyn selvityksen määräaikaan mennessä.
Hankintayksikkö toimitti täydennyspyynnön 21.11.2023 ja 23.11.2023 Asumispalvelu Ristilä Oy:lle koskien työeläkemaksujen maksamista, työeläkevakuutuksen voimassaoloa, tietoa työehtosopimuksesta ja työterveyshuollon järjestämistä. Lisäksi tarkennettiin palveluntuotannon alkamisaika. Tarjoaja toimitti hyväksytyn selvityksen määräaikaan mennessä.
Hankintayksikkö toimitti täydennyspyynnön 24.11.2023 TampereMissio Palvelut Oy:lle koskien vapaaehtoista asumisvalmennuksen optiota. Tarjoaja toimitti hyväksytyn selvityksen määräaikaan mennessä.
Täsmennyspyynnöt koskivat sellaisia tarjouksen tietoja, joilla ei ollut vaikutusta tarjousten vertailuun. Hankintayksikön täsmennyspyyntöihin saatujen vastausten perusteella kaikki tarjouskilpailuun osallistuneet tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön ehdot.
Tarjousten vertailu ja sopimuskumppanin valinta
Tarjouspyynnössä ilmoitettuna valintaperusteena oli kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden valintaperusteena käytettiin halvinta hintaa ja parasta hinta-laatusuhdetta alla luetellun mukaisesti.
Hankinta oli jaettu osa-alueisiin seuraavasti:
- Osa-alue 1: Tuettu asuminen (paras hinta-laatusuhde)
- Osa-alue 2: Yhteisöllinen asuminen (halvin hinta)
- Osa-alue 3: Ympärivuorokautinen palveluasuminen (halvin hinta)
- Osa-alue 4: Yksilöllisesti suunniteltu erityistason ympärivuorokautinen tuki (soveltuvuusvaatimukset täyttävät ja tarjouspyynnönmukaisen tarjouksen jättäneet tarjoajat valitaan)
Osa-alueessa 1 tarjoukset vertailtiin palveluluokkakohtaisesti. Osa-alueen maksimivertailupisteet oli 100 vertailupistettä, joka koostui hinnan pisteistä (maksimipisteet 90) ja laadun pisteistä (maksimipisteet 10). Hinnan pisteytys määräytyi siten, että vertailuhinnaltaan halvin tarjous sai osa-alueen hinnan maksimipisteet. Muiden tarjousten hinnan pisteet laskettiin siten, että halvimman tarjouksen vertailuhinta (X) jaettiin kyseisen tarjouksen vertailuhinnalla (Y) ja kerrottiin osa-alueen hinnan maksimipisteillä (X/Y*90). Tarjoajan tuli liittää tarjoukseensa lyhyt vapaamuotoinen selvitys siitä, sisältyykö tarjottuun palveluun, että asiakas voi käydä esimerkiksi ruokailemassa, pesemässä pyykkiä tai osallistumassa palveluntuottajan muuhun yhteisölliseen toimintaan palveluntuottajan vähintään yhdessä yksikössä tai asiakkaille järjestämässä paikassa, joka sijaitsee enintään 30 km etäisyydellä Tampereen keskustasta. Jos konkreettisia esimerkkejä ja toteutuspaikka oli esitetty, sai tarjous laadusta 10 pistettä. Jos konkreettisia esimerkkejä ja toteutuspaikkaa ei ollut esitetty, sai tarjous laadusta 0 pistettä. Lopuksi tarjouksen hinnan ja laadun saamat pisteet laskettiin yhteen vertailupisteiksi. Vapaaehtoisia optioita ei vertailtu. Osa-alueeseen 1 saatujen tarjousten osalta molemmat tarjoajat (Aspa Palvelut Oy ja Kotia Palvelut Oy) saivat laadusta 10 pistettä.
Osa-alueessa 2 maksimivertailupisteet oli 100 vertailupistettä. Vertailupisteytys määräytyi siten, että vertailuhinnaltaan halvin tarjous sai osa-alueen maksimivertailupisteet. Muiden tarjousten vertailupisteet laskettiin siten, että halvimman tarjouksen vertailuhinta (X) jaetaan kyseisen tarjouksen vertailuhinnalla (Y) ja kerrottiin osa-alueen maksimivertailupisteillä (X /Y*100). Vapaaehtoisia optioita ei vertailtu. Osa-alueeseen 2 tarjosivat Aspa Palvelut Oy, Kotia Palvelut Oy ja TampereMissio Palvelut Oy.
Osa-alueessa 3 tarjoukset vertailtiin palveluluokkakohtaisesti. Vertailussa tarjouksen kunkin palveluluokan maksimivertailupisteet oli 100 vertailupistettä. Vertailupisteytys määräytyi siten, että kyseisessä palveluluokassa vertailuhinnaltaan halvin tarjous sai palveluluokan maksimivertailupisteet. Muiden tarjousten vertailupisteet laskettiin siten, että palveluluokan halvimman tarjouksen vertailuhinta (X) jaettiin kyseisen tarjouksen palveluluokan vertailuhinnalla (Y) ja kerrottiin palveluluokan maksimivertailupisteillä (X/Y*100). Vertailu tehtiin samoin jokaisen palveluluokan (3.1.-3.4.) osalta. Vapaaehtoisia optioita ei vertailtu. Osa-alueeseen 3 palveluluokkiin 3.1.-3.4. tarjosivat Autismisäätiö sr ja TampereMissio Palvelut Oy.
Osa-alueessa 4 ei vertailtu saatuja tarjouksia tässä kilpailutuksen vaiheessa. Osa-alueeseen valittiin kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttävät ja tarjouspyynnönmukaisen tarjouksen jättäneet tarjoajat, jotka muodostivat palveluntuottajarekisterin tarjouspyynnön liitteessä 3 Hankintamenettelyn kuvaus esitetyn mukaisesti. Osa-alueessa tehdään myöhemmin järjestelyn sisäisiä kilpailutuksia ilmoitetuilla vertailu- ja valintaperusteilla (ks. tarjouspyynnön liite 10 Minikilpailutuksen tarjouspyyntöpohja). Osa-alueeseen 4 tarjosivat Asumispalvelu Ristilä Oy ja Autismisäätiö sr.
Tarjouspyynnössä ilmoitetun mukaisesti kaikki tarjouspyynnön mukaiset ja soveltuvuusvaatimukset täyttävät tarjoajat otetaan mukaan hankintamenettelyyn ja valitaan palveluntuottajiksi. Tilaaja asettaa palveluntuottajat etusijajärjestykseen tarjouspyynnössä kerrotuin perustein.
Vertailussa otetaan huomioon myös aiemmat tarjousvertailut. Mikäli aiemmin hyväksytyn tarjouksen jättänyt palveluntuottaja ei jätä uutta tarjousta hankintamenettelyn uudelleen avaamisen yhteydessä, jää viimeisin hyväksytty tarjous ja vertailun hinta/pistemäärä automaattisesti voimaan.
Suoritetun vertailun perusteella osa-alueessa 2 Yhteisöllinen asuminen ja osa-alueessa 3 Ympärivuorokautinen palveluasuminen (palveluluokat 3.1.-3.4.) osa tarjouksista sai saman vertailupistemäärän. Näin ollen ne sijoittuivat ko. palvelutuotteen vertailussa osittain samalle etusijalle perustamisvaiheessa annettujen tarjousten kanssa. Kyseisten tarjousten osalta lopullinen etusijajärjestys arvottiin 24.11.2023 toteutetussa arvontatilaisuudessa. Arvonta on kuvattu tarkemmin hankintapäätöksen oheismateriaalina (liite 2) olevassa arvontapöytäkirjassa.
Palveluntuottajarekisteri päivitetään uusien tarjousten osalta. Mikäli vanhan tarjoajan osalta ainoastaan hinta muuttuu hankintamenettelyn avaamisen yhteydessä annetun tarjouksen myötä, muutos ei vaadi uuden liittymissopimuksen laatimista ja allekirjoittamista tilaajan ja palveluntuottajan välillä.
Hankinnan lopputulos ja vapaaehtoiset optiot on kuvattu hankintapäätöksen liitteellä 1 Palveluntuottajarekisteri.
Tarjousvertailun perusteella Kotia Palvelut Oy esitetään valittavaksi sopimuskumppaniksi (osa-alueet 1 ja 2). Tarjoajien Aspa Palvelut Oy (osa-alueet 1 ja 2), Autismisäätiö sr (osa-alueet 3 ja 4) ja TampereMissio Palvelut Oy (osa-alueet 2 ja 3) hinnat esitetään päivitettäväksi hankintamenettelyn mukaisesti sekä Asumispalvelu Ristilä Oy esitetään valittavaksi osa-alueeseen 4 uutena tarjoajana. Lisäksi palveluntuottajina jatkavat perustamisvaiheessa palveluntuottajiksi hyväksytyt Rinnekodit Oy, Matrocks Oy, Sofiakylä Oy sekä Symbolon Oy.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Toimielimen päätösesitys perusteluineen vertailuliitteitä lukuun ottamatta tulee julkiseksi Pirkanmaan hyvinvointialueen päätöksenteon avoimuutta koskevien ohjeiden mukaisesti esityslistan julkaisun myötä. Päätös liitteineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Tuomi Logistiikka Oy:n sähköisessä arkistossa. Asiakirjapyynnöt tulee osoittaa osoitteeseen hankintapalvelut@tuomilogistiikka.fi.
Sopimuksen omistaja ja vastuuhenkilö
Sopimuksen omistaa Pirkanmaan hyvinvointialueen ikäihmisten ja vammaisten palvelujen palvelulinja ja vastuuhenkilönä toimii toimialuejohtaja Tuulikki Parikka. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankintaa valmistellut työryhmä
Hankinnan valmistelussa toimi nimetty työryhmä, johon kuuluivat Pirkanmaan hyvinvointialueen vammaissosiaalityön vastuualueen vastuualuejohtaja Sonja Vuorela, ostopalvelupäällikkö Alli Ruuhilehto, koordinoiva ostopalvelupäällikkö Anna Mustonen, sosiaalityöntekijä Johanna Seppänen, palvelupäällikkö Leena Kyröjoki, suunnittelija Sanna Hakkarainen ja Tuomi Logistiikka Oy:n hankinta-asiantuntija Suvi Leppänen.
Päätöstoimivalta
Hyvinvointialueen hallintosäännön 62 §:n mukaan aluehallitus päättää palveluhankinnoista, joiden arvo ylittää 30 miljoonaa euroa.
Oikeus tilauksen tekemiseen palvelusopimuksen perusteella määräytyy hallinto- ja toimintasääntöjen sekä hankinta- ja sopimushallintaohjeiden mukaisesti.