Perustelut
Tausta
Yhtenäiset tietojärjestelmät ovat Pirkanmaan hyvinvointialueen keskeinen strateginen tavoite, joka osaltaan mahdollistaa hyvinvointialueen laajuisen, toimivan ja tehokkaan sekä asukkaille yhdenvertaisen palvelutuotannon. Tavoitetta kohti on jo edetty ripeässä tahdissa kilpailuttamalla aiemmin terveydenhuollon potilastietojärjestelmä sekä sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmä; näiden järjestelmien osalta hankintapäätökset on tehty ja edetään kohti käyttöönottoja. Seuraavaksi Pirkanmaan hyvinvointialueen on välttämätöntä edistää yhteisen potilastietojärjestelmän hankintaa suun terveydenhuoltoon. Tavoitteena on hankkia ja ottaa käyttöön yhteinen suun terveydenhuollon potilastietojärjestelmä koko hyvinvointialueelle nykyisten kuntarakenteesta periytyneiden ratkaisujen korvaajaksi, mikä täydentää Pirkanmaan hyvinvointialueen asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuuden entistä yhtenäisemmäksi.
Alkuperäisen aikataulun mukaan suun terveydenhuollon potilastietojärjestelmä oli tarkoitus ottaa käyttöön koko alueen laajuudella vuoteen 2026–2027 mennessä. Tämä aikataulu on kuitenkin osoittautunut liian hitaaksi: suun terveydenhuollon sirpaleinen järjestelmäkenttä vaikeuttaa huomattavasti hyvinvointialueen laajuista, yhtenäistä toimintaa ja tiedolla johtamista sekä kasvattaa kustannuksia. Epäyhtenäiset järjestelmät hankaloittavat palvelujen ja hoidon toteutusta sekä heikentävät tuottavuutta ja tehokkuutta ja sen myötä kasvattavat palvelutuotannon kustannuksia. Nykyjärjestelmistä aiheutuu päällekkäisiä ICT-kustannuksia ja lukuisten järjestelmien hallinnointi on työlästä, monimutkaista ja kallista. Terveydenhuollon potilastietojärjestelmän käyttöönottojen edetessä osa vanhoista potilastietojärjestelmistä joudutaan jättämään osin käyttöön, koska niiden käyttäminen jatkuu suun terveydenhuollossa. Näiden järjestelmien käyttöä on jatkettava ja kustannuksia maksettava, kunnes suun terveydenhuollon uusi potilastietojärjestelmä otetaan käyttöön.
Nykytilanne
Nykytilanteessa Pirkanmaan hyvinvointialueen suun terveydenhuollossa on käytössä 15 erillistä potilastietojärjestelmän toteutusta, kolmelta eri toimittajalta. TietoEvryn ratkaisu kattaa noin 69 % (10 kuntaa) väestöpeiton suun terveydenhuollon ratkaisuista, WinHit -tietojärjestelmän osuus on noin 23 % (7 kuntaa) ja Mediatrin (6 kuntaa) noin 8 %.
Tavoitteet
Yhtenäiseen suun terveydenhuollon potilastietojärjestelmän tavoitetilaan pyritään mahdollisimman nopeasti ja vähäriskisesti. Samanaikaisesti etenevät terveydenhuollon potilastietojärjestelmän ja sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän käyttöönottoprojektit vaikuttavat suun terveydenhuollon potilastietojärjestelmän hankintaan ja käyttöönottoon ja siksi sidonnaisuudet näihin järjestelmiin tulee huomioida heti hankinnan alusta alkaen. Käynnissä olevien monimutkaisten ja laajojen uudistushankkeiden vuoksi käyttöönotettavan suun terveydenhuollon potilastietojärjestelmän on oltava jo tuotantokäytössä toimivaksi koestettu ratkaisu. Valittavalla toimittajalla on oltava kokemusta vastaavista toimituksista ja vahva toimituskyky myös muuttuvassa toimintaympäristössä. Hankintaprosessissa on kiinnitettävä erityistä huomiota siihen, että lopputulos vastaa laadultaan, toiminnallisuuksiltaan ja luotettavuudeltaan Pirkanmaan hyvinvointialueen odotuksia sekä huomioi sidonnaisuudet muihin hyvinvointialueen keskeisiin järjestelmiin.
Hankinnan toteutustapa
Järjestelmien yhtenäistämistavoitteeseen ei ole tehdyn selvitystyön perusteella mahdollista päästä hankintalainsäädännön mukaisesti mitään nykyistä sopimuskantaa hyödyntämällä. Suun terveydenhuollon potilastietojärjestelmien yhtenäistäminen edellyttää siten julkista hankintaa. Hankinnan on oltava kaikille tarjoajille avoin ja syrjimätön prosessi, jonka tuloksena toimittajaksi valikoituu hankinnan vertailuperusteiden mukaisesti arvioitu, kokonaistaloudellisesti edullisin toimittaja.
Pirkanmaan hyvinvointialue hankkii pääsääntöisesti kaikki ICT-ratkaisunsa Istekki Oy:n kautta. Myös suun terveydenhuollon potilastietojärjestelmän hankinta on siten perusteltua toteuttaa niin, että hankintayksikkönä toimii Istekki Oy. Aiemmin sekä terveydenhuollon potilastietojärjestelmä että sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmä on hankittu vastaavalla tavalla Istekin toimiessa hankintayksikkönä, joten toimintatavasta on aiempaa kokemusta, jota voidaan hyödyntää tämän hankinnan toteuttamisessa. Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 15 §:n mukaisesti hyvinvointialueella on oikeus hankkia palvelu sidosyksiköltään ilman kilpailutusta. Sidosyksikkönä Istekki Oy sen sijaan kilpailuttaa palvelun tuottamista varten tarvittavan järjestelmän hankinnan hankintalainsäädännön mukaisesti. Istekki tuottaa ratkaisun Pirkanmaan hyvinvointialueelle palveluna, mikä noudattaa Pirkanmaan hyvinvointialueen tukipalveluiden tuottamistapaa.
Hankintaprosessin käynnistyessä selvitetään, onko Istekin muilla asiakasomistajilla kiinnostusta liittyä mukaan hankintaan. Erityisesti pyritään varmistamaan Sisä-Suomen yhteistoiminta-alueen (YTA) muiden hyvinvointialueiden mahdollisuus liittyä mukaan hankintaprosessiin. Alustavien tunnustelujen perusteella muita alueita ei ole toistaiseksi ilmoittautunut mukaan.
Kustannukset
Istekiltä palveluna hankittavan suun terveydenhuollon potilastietojärjestelmän käytön kustannukset katetaan käyttömenoista. Nykyisten suun terveydenhuollon potilastietojärjestelmien jatkuvat kustannukset Pirkanmaan hyvinvointialueelle ovat noin 1,3 miljoonaa euroa vuodessa. Uuden, yhtenäisen potilastietojärjestelmän jatkuvat kustannukset tarkentuvat hankinnan edetessä, mutta kustannusten ennakoidaan olevan lähellä nykyistä tasoa. Todennäköisesti voidaan kuitenkin saavuttaa kustannushyötyjä, kun ylläpidettäviä järjestelmiä on jatkossa vain yksi.
Käyttöönoton sekä käytönaikaisten kehitystarpeiden kustannukset ovat osa hyvinvointialueen investointiohjelmaa. Suun terveydenhuollon potilastietojärjestelmän hankinta- ja käyttöönottoprojektin kustannukset tarkentuvat hankinnan edetessä, mutta tässä vaiheessa alustava arvio kustannuksista on 2–5 miljoonaa euroa. Kustannukset riippuvat osin siitä, missä laajuudessa nykyisiä järjestelmiä kilpailutuksen lopputuloksen perusteella joudutaan vaihtamaan.
Ohjaus
Kyseessä on suun terveydenhuollon toiminnan kannalta kriittinen järjestelmä. Siksi Pirkanmaan hyvinvointialueen tulee varautua tukemaan Istekkiä hankinnan toteutuksen sisällöllisissä osuuksissa riittävässä määrin, jotta hankinnan tuloksena tulee valituksi Pirkanmaan tarpeet täyttävä ratkaisu. Hankintaprosessia varten perustetaan ohjausryhmä, jossa on edustettuna suun terveydenhuollon potilastietojärjestelmän keskeiset käyttäjätahot, tietohallinto ja Istekki.
Oheismateriaalina diaesitys.
Päätös
Päätösehdotus hyväksyttiin.