Perustelut
Pirkanmaan hyvinvointialue on tiedonhallintalaissa (906/2019) tarkoitettu tiedonhallintayksikkö, jonka tehtävänä on järjestää tiedonhallinta tiedonhallintalain vaatimusten mukaisesti (TiHL 4§). Tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnon järjestämisestä on määrätty hyvinvointialueen hallintosäännössä 29 luvussa. Tiedonhallintayksikköä johtava aluehallitus vastaa siitä, että tiedonhallintalain mukaiset vastuut, käytännöt ja valvonta on määritelty hyvinvointialueella.
Tiedonhallintalain 4 §:n mukaan tiedonhallintayksikön johdon on huolehdittava siitä, että tiedonhallintayksikössä on
- määritelty tässä ja muussa laissa säädettyjen tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien tehtävien vastuut;
- ajantasaiset ohjeet tietoaineistojen käsittelystä, tietojärjestelmien käytöstä, tietojenkäsittelyoikeuksista, tiedonhallinnan vastuiden toteuttamisesta, tiedonsaantioikeuksien toteuttamisesta, tietoturvallisuustoimenpiteistä sekä poikkeusoloihin varautumisesta;
- tarjolla koulutusta, jolla varmistetaan, että henkilöstöllä ja tiedonhallintayksikön lukuun toimivilla on riittävä tuntemus voimassa olevista tiedonhallintaa, tietojenkäsittelyä sekä asiakirjojen julkisuutta ja salassapitoa koskevista säädöksistä, määräyksistä ja tiedonhallintayksikön ohjeista;
- asianmukaiset työvälineet tiedonhallintaa koskevien velvollisuuksien toteuttamiseksi;
- järjestetty riittävä valvonta tiedonhallintaan liittyvien säädösten, määräysten ja ohjeiden noudattamisesta.
Hyvinvointialueen tiedonhallintaa ohjataan kansallisilla säädöksillä sekä tiedonhallintalautakunnan ohjeilla. Lisäksi tiedonhallinnasta säädetään muun muassa arkistolaissa, julkisuuslaissa, tietosuojalaissa sekä laissa digitaalisten palvelujen tarjoamisesta.
Pirkanmaan hyvinvointialueen tiedonhallinnan vastuut on kuvattu tällä hetkellä hallintosäännössä sekä osin tietosuoja- ja tietoturvapolitiikassa. Hallintosäännön pykäliin on päivitetty tiedonhallintalain mukaisesti aluehallituksen tiedonhallinnan tehtävät, asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan tehtävät sekä hyvinvointialuejohtajan vastuut. Hyvinvointialuejohtaja toimeenpanee omaa vastuutaan nimeämällä hyvinvointialuetasoisen tiedonhallintaryhmän. Lisäksi Pirkanmaan hyvinvointialueen hallinnon toimintasääntöön (hyvinvointialuejohtaja § 96/2022) on kirjattu, että Hallintopalveluiden toimialue tuottaa tiedonhallinnan ohjauksen.
Tiedonhallintaa hyvinvointialueella ohjaa myös hyvinvointialueen tietosuoja- ja tietoturvapolitiikka (aluehallitus 24.10.2022 § 254). Tietosuoja- ja tietoturvapolitiikan liitteissä määritellään muun muassa prosessissa käsiteltävän tiedon vastuut muun muassa käyttötarkoituksista, kerättävistä tiedoista ja mahdollisista luovutuksista. Tietosuoja- ja tietoturvapolitiikassa on määritelty asiakas- ja henkilörekistereistä vastaavat viranhaltijat. Edellä mainittujen lisäksi on tarpeen tarkentaa tiedonhallinnan vastuita ja tehtäviä. Tiedonhallintaan liittyviä tehtäviä on muun muassa tietosuojavastaavalla, arkistopäälliköllä sekä muissa tehtävissä. Nämä tarkemmat vastuut on määritelty tämän pykälän liitteessä olevassa tiedonhallinnan järjestämisen vastuut ja tehtävät -dokumentissa. Dokumentin luonnosta on käsitelty muun muassa tiedonhallintaryhmässä, konsernipalvelujohtoryhmässä sekä tukipalvelujohtoryhmässä.
Pirkanmaan hyvinvointialueen tiedonhallintaa ohjataan asiantuntijaryhmissä. Näistä olennaisimmat ovat tiedonhallintaryhmä sekä tietoturva- ja tietosuojaryhmä.
Tiedonhallintalaki velvoittaa hyvinvointialuetta laatimaan ja ylläpitämään laissa määriteltyä tiedonhallintamallia. Pirkanmaan hyvinvointialueen tiedonhallintamalli laaditaan laajentamalla PSHP:n tiedonhallintamallia, käyttäen Arter ARC ja CMDB -työkalua. Tiedonhallintamalliin kuvataan prosessit ja tietovarannot. Tiedonhallintamalliin tullaan sisällyttämään organisaation tietoturvallisuustoimenpiteitä. Tiedonhallintamalli on päivittyvä kokonaisuus, joka erityisesti hyvinvointialueen alkuvaiheessa elää.
Hyvinvointialueen tiedonhallintamalli laaditaan kaksivaiheisesti, joista ensimmäinen vaihe on loppuraportti vaiheessa. Ensimmäisessä vaiheessa, esiselvityksessä, on Istekin toimesta kartoitettu Pirkanmaan kuntien siirtyvien toimintojen osalta tiedonhallintamallien ja asiakirjajulkisuuskuvausten tilannetta. Esiselvitysvaiheessa on tuotettu suunnitelma 2-vaihteesta. Loppuvuodesta 2022 käynnistyvässä 2-vaiheessa toteutetaan varsinainen tiedonhallintamallin koostaminen.
Tiedonhallintalaki edellyttää asiakirjajulkisuuskuvauksen laatimista ja julkaisua. Pirkanmaan hyvinvointialueen perustason asiakirjajulkisuuskuvaus on valmistelussa ja julkaistaan joulukuussa 2022 hyvinvointialueen verkkosivuilla. Asiakirjajulkisuuskuvaus on kuvaus hyvinvointialueen tiedoista ja asiakirjoista sisältäen tiedot muun muassa tiedot tietovarannoista sekä tietopyynnöistä. Tiedonhallinnan koulutuksia tarjotaan ennen vuodenvaihteen siirtymää muun muassa Pirre-asianhallintajärjestelmäkoulutuksin sekä Lokero-koulutuksin. Lisäksi, hyvinvointialueella on koottuna perehdytys- ja koulutussuunnitelma, sisältäen niin asianhallinnan ja tietoturvan koulutuksia vuosille 2022-2023. Tiedonhallinnan jatkokoulutussuunnitelmat laaditaan vuoden 2023 aikana.
Asian liitteenä tiedonhallinnan vastuut ja tehtävät liite.
Päätös
Päätösehdotus hyväksyttiin.