Aluehallitus, kokous 20.11.2023

Perustelut

Tausta

Toimitilaohjelman tarkoituksena on kuvata Pirkanmaan hyvinvointialueen kiinteistö- ja toimitilajohtamisen strategiset tavoitteet sekä toimitilojen hallinnan periaatteet.

Toimitilaohjelma on Pirkanmaan hyvinvointialueen viranhaltijoiden ja asiantuntijoiden valmistelema. Toimitilaohjelman laadinnan käynnistäminen ja ohjausryhmän kokoonpano on käsitelty hyvinvointialueen johtoryhmässä 25.10.2022. Ohjausryhmätyöhön ovat osallistuneet tukipalvelujohtaja Pekka Erola, kiinteistöjohtaja Petri Laurikka, tilahallintajohtaja Ari Kulmala, strategiajohtaja Arto Ranta sekä kutsuttuja asiantuntijoita. Nordic Healthcare Group Oy on tukenut hyvinvointialuetta ohjelman laatimisessa. Toimitilaohjelman valmistelussa on sovellettu Maakuntien tilakeskuksen laatimaa toimitilastrategian asiakirjamallia.

Kiinteistö- ja toimitilajohtamisen strategiset tavoitteet vastaavat siihen, miten toimitilaratkaisuilla tuetaan hyvinvointialueen strategisia päämääriä. Siinä myös kuvataan, kuinka hyvinvointialueen visio, missio ja arvot ilmenevät kiinteistö- ja toimitilapalveluissa. Toimitilaohjelma liittyy etenkin hyvinvointialueen toimeenpano-ohjelman kärkiteemaan 2, Yhdenvertaiset, ennaltaehkäisevät ja vaikuttavat palvelut.

Toimitilaohjelma linjaa toimintatapoja ja antaa suuntaviivat kiinteistö- ja toimitilajohtamisen keskeisissä kysymyksissä. Toimitilaohjelma on luotu strategiakaudelle 2023-2025 ja se päivittyy lähtökohtaisesti vasta uuden strategiakauden myötä.

Toimitilaohjelman hallinnollisen käsittelyn aikataulu on seuraava:

4.10                 tukipalveluiden johtoryhmä

10.10              HVA-johtoryhmä

11.10              sosiaali- ja terveyspalveluiden johtoryhmä

12.10              yhteistoimintaelin

13.10              HVA-johtoryhmän ylimääräinen kokous (tarvittaessa)

19.10              aluehallituksen iltakoulu

7.11                konserni- ja toimitilajaosto

20.11              aluehallitus

4.12                aluevaltuusto

Voimassa olevan hallintosäännön 10a § mukaisesti aluehallitus päättää hyvinvointialuetasoisesta toimitilaohjelmasta. Hallintosääntöä ollaan uudistamassa ja toimitilaohjelman käsittely esitetään siirrettäväksi aluevaltuustolle.

Toimitilaohjelman rinnalla on valmisteltu hyvinvointialueen toimitilasuunnitelmaa. Se on palveluiden verkoston suunnitelmiin pohjautuva toimipisteverkkoa koskeva konkreettinen toimenpidesuunnitelma. Se mm. määrittää, millä tavoin ja aikataululla toimitiloista luovutaan tai niitä kehitetään. Toimitilasuunnitelma on ajantasaistuva ja sitä päivitetään ja tarkennetaan palveluiden järjestämistä koskevan suunnittelun ja käsittelyn myötä. Ensimmäisessä vaiheessa toimitilasuunnitelma käsittää toimenpiteet erittäin vajaakäyttöisten toimitilojen ja toimistotilojen tiivistämisen osalta. Tämä vaihe käsitellään samassa aikataulussa toimitilaohjelman kanssa. Toimitilasuunnitelmaa täydennetään toisessa vaiheessa, kun palveluiden verkoston suunnitelma on valmis.

Alkuvuoden aikana on irtisanottu 10 vuokrasopimusta, suurimpana Nokian Vihnusasema uuden sosiaali- ja terveysaseman valmistuttua. Irtisanottujen sopimusten pinta-ala 9600 m2.

Kaupin kampuksella tiivistetään toimistotilojen käyttöä. Ensi vaiheessa tavoitteena on luopua vuoden 2024-25 aikana kuudesta toimitilasta, joiden pinta-ala on yhteensä 3534 m2. Henkilökohtaisten työpisteiden ja -huoneiden määrää vähennetään ja siirrytään hyödyntämään monitilatoimisto-konseptia. Tämä on mahdollista etätyön lisääntymisen myötä. Muutokset valmistellaan yhteistyössä henkilöstön kanssa. Toimintamallien muutoksilla tavoitellaan merkittävää tilatehokkuuden kasvua.

Palveluiden verkoston suunnittelun myötä on noussut tarve ja mahdollisuus luopua osasta palvelutuotannon käytössä olleista toimitiloista. Osa näistä toimitiloista on ollut erittäin vajaakäytöllä. Irtisanottavien kohteiden osalta käynnistetään neuvottelut vuokranantajien kanssa ja pyritään irtautumaan kohteista mahdollisimman pian. Neuvoteltavia kohteita on yhteensä 25 kpl ja niiden pinta-ala on yhteensä noin 25000 m2. Toimitiloista luopumiseen liittyvien muutosten yksityiskohtaisempi suunnittelu on käynnistetty, mutta tilajärjestelyjen muutoksiin liittyy vielä paljon avoimia kysymyksiä. Neuvottelut vuokranantajien kanssa käynnistetään loppuvuoden aikana.

Toimitilasuunnitelman toiseen vaiheeseen liittyvien toimitilamuutosten määrittely ja suunnittelu käynnistyy loppuvuoden 2023 aikana palveluiden verkoston suunnittelun edistymisen myötä.

Hyvinvointialueella on tällä hetkellä noin 50 kohdetta, joiden sisäilmastoasioita käsitellään hyvinvointialueen sisäympäristö-työryhmässä yhdessä työsuojelun, toimitilojen ja työterveyden kanssa. Kohteet ovat lähinnä vuokrakohteita ja sisäilmastoon liittyvät oireet ovat alkaneet jo ennen 1.1.2023. Kohteiden sisäympäristön turvallisuus ja terveellisyys otetaan huomioon kun suunnitellaan tulevia toimitilaratkaisuja.

Oheismateriaalina toimitilaohjelmaan liityvää materiaalia.

Perustelut

Tausta

Toimitilaohjelman tarkoituksena on kuvata Pirkanmaan hyvinvointialueen kiinteistö- ja toimitilajohtamisen strategiset tavoitteet sekä toimitilojen hallinnan periaatteet.

Toimitilaohjelma on Pirkanmaan hyvinvointialueen viranhaltijoiden ja asiantuntijoiden valmistelema. Toimitilaohjelman laadinnan käynnistäminen ja ohjausryhmän kokoonpano on käsitelty hyvinvointialueen johtoryhmässä 25.10.2022. Ohjausryhmätyöhön ovat osallistuneet tukipalvelujohtaja Pekka Erola, kiinteistöjohtaja Petri Laurikka, tilahallintajohtaja Ari Kulmala, strategiajohtaja Arto Ranta sekä kutsuttuja asiantuntijoita. Nordic Healthcare Group Oy on tukenut hyvinvointialuetta ohjelman laatimisessa. Toimitilaohjelman valmistelussa on sovellettu Maakuntien tilakeskuksen laatimaa toimitilastrategian asiakirjamallia.

Kiinteistö- ja toimitilajohtamisen strategiset tavoitteet vastaavat siihen, miten toimitilaratkaisuilla tuetaan hyvinvointialueen strategisia päämääriä. Siinä myös kuvataan, kuinka hyvinvointialueen visio, missio ja arvot ilmenevät kiinteistö- ja toimitilapalveluissa. Toimitilaohjelma liittyy etenkin hyvinvointialueen toimeenpano-ohjelman kärkiteemaan 2, Yhdenvertaiset, ennaltaehkäisevät ja vaikuttavat palvelut.

Toimitilaohjelma linjaa toimintatapoja ja antaa suuntaviivat kiinteistö- ja toimitilajohtamisen keskeisissä kysymyksissä. Toimitilaohjelma on luotu strategiakaudelle 2023-2025 ja se päivittyy lähtökohtaisesti vasta uuden strategiakauden myötä.

Toimitilaohjelman hallinnollisen käsittelyn aikataulu on seuraava:

• 4.10                tukipalveluiden johtoryhmä
• 10.10              HVA-johtoryhmä
• 11.10              sosiaali- ja terveyspalveluiden johtoryhmä
• 12.10              yhteistoimintaelin
• 19.10              aluehallituksen iltakoulu
• 7.11                konserni- ja toimitilajaosto ja
• 20.11              aluehallitus
• 4.12               aluevaltuusto

Voimassa olevan hallintosäännön 10a § mukaisesti aluehallitus päättää hyvinvointialuetasoisesta toimitilaohjelmasta. Hallintosääntöä ollaan uudistamassa ja toimitilaohjelman käsittely esitetään siirrettäväksi aluevaltuustolle.

Toimitilaohjelman rinnalla on valmisteltu hyvinvointialueen toimitilasuunnitelmaa. Se on palveluiden verkoston suunnitelmiin pohjautuva toimipisteverkkoa koskeva konkreettinen toimenpidesuunnitelma. Se mm. määrittää, millä tavoin ja aikataululla toimitiloista luovutaan tai niitä kehitetään. Toimitilasuunnitelma on ajantasaistuva ja sitä päivitetään ja tarkennetaan palveluiden järjestämistä koskevan suunnittelun ja käsittelyn myötä. Ensimmäisessä vaiheessa toimitilasuunnitelma käsittää toimenpiteet erittäin vajaakäyttöisten toimitilojen ja toimistotilojen tiivistämisen osalta. Tämä vaihe käsitellään samassa aikataulussa toimitilaohjelman kanssa. Toimitilasuunnitelmaa täydennetään toisessa vaiheessa kun palveluiden verkoston suunnitelma on valmis.

Alkuvuoden aikana on irtisanottu 10 vuokrasopimusta, suurimpana Nokian Vihnusasema uuden sosiaali- ja terveysaseman valmistuttua. Irtisanottujen sopimusten pinta-ala 9600 m2.

Kaupin kampuksella tiivistetään toimistotilojen käyttöä. Ensi vaiheessa tavoitteena on luopua vuoden 2024-25 aikana kuudesta toimitilasta, joiden pinta-ala on yhteensä 3534 m2. Henkilökohtaisten työpisteiden ja -huoneiden määrää vähennetään ja siirrytään hyödyntämään monitilatoimisto-konseptia. Tämä on mahdollista etätyön lisääntymisen myötä. Muutokset valmistellaan yhteistyössä henkilöstön kanssa. Toimintamallien muutoksilla tavoitellaan merkittävää tilatehokkuuden kasvua.

Palveluiden verkoston suunnittelun myötä on noussut tarve ja mahdollisuus luopua osasta palvelutuotannon käytössä olleista toimitiloista. Osa näistä toimitiloista on ollut erittäin vajaakäytöllä. Irtisanottavien kohteiden osalta käynnistetään neuvottelut vuokranantajien kanssa ja pyritään irtautumaan kohteista mahdollisimman pian. Neuvoteltavia kohteita on tässä vaiheessa 25 kpl ja niiden pinta-ala on yhteensä noin 25000 m2. Toimitiloista luopumiseen liittyvien muutosten yksityiskohtaisempi suunnittelu on käynnistetty, mutta tilajärjestelyjen muutoksiin liittyy vielä paljon avoimia kysymyksiä. Neuvottelut vuokranantajien kanssa käynnistetään loppuvuoden aikana.

Toimitilasuunnitelman toiseen vaiheeseen liittyvien toimitilamuutosten määrittely ja suunnittelu käynnistyy loppuvuoden 2023 aikana palveluiden verkoston suunnittelun edistymisen myötä.

Hyvinvointialueella on tällä hetkellä noin 50 kohdetta, joiden sisäilmastoasioita käsitellään hyvinvointialueen sisäympäristö-työryhmässä yhdessä työsuojelun, toimitilojen ja työterveyden kanssa. Kohteet ovat lähinnä vuokrakohteita ja sisäilmastoon liittyvät oireet ovat alkaneet jo ennen 1.1.2023. Kohteiden sisäympäristön turvallisuus ja terveellisyys otetaan huomioon kun suunnitellaan tulevia toimitilaratkaisuja.