Aluehallitus, kokous 26.6.2023

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 184 Sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän käyttöönotto

96/2022

Aikaisempi käsittely

Aluehallitus, 4.4.2022

Valmistelija

Rami Nurmi, ICT, rami.nurmi@pirha.fi

Perustelut

Pirkanmaan 23 kunnasta 15 kuntaa on järjestämisvastuussa perustason sosiaali- ja terveyspalveluista ja 8 hoitaa palveluiden järjestämisen vastuukuntamallilla tai muilla tavoin. Palveluiden järjestämismalli on tarkoittanut sitä, että Pirkanmaan asiakas- ja potilastietojärjestelmien tilanne on hyvin hajanainen. Tämä on oleellisesti hankaloittanut järjestelmien alueellista yhteiskehittämistä. Asiakas- ja potilastietojärjestelmien lisäksi muutkin alueen sosiaali- ja terveyspalveluiden tietojärjestelmät ovat erittäin hajanaisia.

Sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmänä Pirkanmaan kunnissa käytetään sosiaalihuollon Pro Consonaa (CGI Suomi Oy), Efficaa/Lifecarea (Tietoevry Oyj) ja Saga Sosiaalihuoltoa (Mediconsult Oy). Lisäksi joissakin sosiaalihuoltolain mukaisissa tehtävissä asiakastiedot kirjataan potilastietojärjestelmään. Potilastietojärjestelmän käyttöön on päädytty usein sen takia, että toiminta tapahtuu monialaisessa yhteistyössä sosiaali- ja terveydenhuollon rajapinnalla eikä sosiaalihuollon järjestelmiin ole toteutettu kaikkia toimintaan liittyviä sosiaalihuollossa epätyypillisiä toiminnallisuuksia (esim. laskutus ja valtakunnallinen Hilmo-tilastointi).

Pirkanmaalla valmisteltiin syksyllä 2021 hyvinvointialueen ICT-muutosohjelmaa ja selvitettiin muutoksen edellyttämää rahoitusta. Sosiaalihuollon osalta tavoitteena on, että asiointi ja alueen palvelutuotanto jatkuu saumattomasti hyvinvointialueen käynnistyttyä. Sosiaalihuollon pääjärjestelmäksi olisi ollut tarkoituksenmukaisinta valita heti 1.1.2023 alkaen Effica, joka on väestökattavuudeltaan laajimmin käytössä oleva järjestelmä noin 80% väestöpeitolla. Toiminnan sujuvan käynnistämisen varmistamiseksi ja hankintalain edellyttämän kilpailutuksen keston takia, päädyttiin jatkamaan järjestelmien käyttöä nykytilan mukaisesti eli järjestelmien yhdistäminen jätetään tekemättä. Useamman kuin yhden pääoperatiivisen tietojärjestelmän käyttö vaikeuttaa ja hidastaa sosiaalihuollon palveluprosessien sujuvaa toteuttamista ja asettaa todennäköisesti joitain järjestelmälähtöisiä reunaehtoja hyvinvointialueen toiminnan suunnittelulle. Rinnakkaiskäyttö myös estää joltain osin palveluiden yhdenvertaisen toteutumisen ja vaarantaa joidenkin tehtävien lainmukaisen toteutuksen. Hajanaisesta järjestelmäympäristöstä ei ole mahdollista tuottaa luotettavaa ja yhteismitallista tietoa hyvinvointialueen tiedolla johtamisen tarpeisiin.

Pitkän tähtäimen suunnitelmana on ollut uusia sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmä koko hyvinvointialueen kattavaksi. Alustavaa hankintavalmistelua toteutettiin vuoden 2021 aikana usean alueen voimin UNA Oy:n ohjaamana. Alustavan hankintavalmistelun tavoitteena oli määritellä käyttäjälähtöisesti järjestelmän keskeiset vaatimukset. Hankittavan asiakastietojärjestelmän tulee perustua sosiaalihuollon tiedonhallinnasta annettujen säädösten mukaiseen toimintamalliin. Järjestelmällä täytyy pystyä liittymään valtakunnalliseen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon määriteltyjen vaatimusten mukaisesti. Hankittavan järjestelmän tulee sisältää sosiaalihuoltoon määrätyt valtakunnalliset asiakirjarakenteet myös niiltä osin, kun kirjaaminen tapahtuu nykytilanteessa potilastietojärjestelmiin. Hyvinvointialueen yhtenäisen palvelutuotannon toteuttaminen ja tiedolla johtamisen edellytysten turvaaminen edellyttää yhtenäistä tietojärjestelmää, johon on rakennettu hyvinvointialueen sosiaalihuollon asiakastiedon hallintamalli prosesseineen sekä tuotannollinen taustamäärittely.

Tampereen kaupungin vuoden 2022 palvelulaskelmien perusteella sosiaalihuollon järjestelmän ylläpitokustannukset ovat noin 3,3 €/asukas/vuosi. Samalla yksikkökustannuksella laskettuna hyvinvointialueen vuosikustannkset ovat noin 1,7 M€. Lähdettäessä määrittelemään, hankkimaan ja toteuttamaan uutta järjestelmää, investointi- ja ylläpitokustannusten määrää on vaikea ennustaa etukäteen kovin tarkasti. Vuosikustannusten oletetaan pysyvän ennallaan, koska tekninen palveluympäristö yksinkertaistuu huomattavasti. Vuosikustannusten lisäksi, käyttöönottovaiheessa tarvitaan kehitystyötä integraatioiden toteuttamiseen, tietoturvallisen ja toimintavarman teknisen käyttöympäristön suunnitteluun sekä käyttäjien koulutukseen ja niihin liittyvien tukimateriaalien ja oppimisympäristöjen toteuttamiseen. Käyttöönoton kustannusten arvioidaan olevan noin 3 - 5 M€. Hankintayksikkönä toimisi Istekki Oy, joka tuottaisi sosiaalihuollon järjestelmä- ja sovelluspalvelun Pirkanmaalle. Tällä hetkellä kilpailutukseen on osallistumassa Pirkanmaan lisäksi Pohjois-Savon hyvinvointialue. Kilpailutuksen toteuttaminen on tarkoitus tehdä keväästä 2022 alkaen. Järjestelmän käyttöönotto ajoittuisi vuodelle 2024.

Päätöksenteko on tarkoitus toteuttaa kahdessa vaiheessa. Vaiheessa 1, sitouduttaisiin kilpailutusvaiheen käynnistämiseen ja kilpailuttamisen kustannuksiin noin 100 t€. Vaiheessa 2, kilpailutuksen (hankintapäätöksen) jälkeen aloitettaisiin tarjouskilpailun voittaneen toimittajan kanssa neuvottelut, jossa kustannukset tarkentuvat ja aluehallitus tekisi varsinaisen käyttöönoton sopimuksen ja hyväksynnän näiden neuvottelujen ja kokonaiskustannusten tarkennuttua.

Ehdotus

Esittelijä

Jukka Alasentie, muutosjohtaja, jukka.alasentie@pirha.fi

Aluehallitus päättää

  • sitoutua sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän kilpailutuksen käynnistämiseen ja kilpailutusvaiheen aiheuttamiin kustannuksiin noin 100 t€ (vaihe 1),
  • että kilpailutuksen (hankintapäätöksen) jälkeen aloitetaan tarjouskilpailun voittaneen toimittajan kanssa neuvottelut, jossa kustannukset tarkentuvat ja aluehallitus tekee varsinaisen käyttöönoton sopimuksen ja hyväksynnän näiden neuvottelujen ja kokonaiskustannusten tarkennuttua (vaihe 2).

Päätös

Hyväksyttiin.

Kokouskäsittely

Merkittiin, että kuultiin ICT valmistelukokonaisuuden johtaja Rami Nurmea asiantuntijana kokouksessa ja hän poistui ennen päätöksentekoa.

Valmistelija

  • Pasi Lehmus, TIETOHALLINTOJOHTAJA, pasi.lehmus@pirha.fi
  • Miia Luukko, HALLINTOPALVELUJOHTAJA, miia.luukko@pirha.fi

Perustelut

Pirkanmaan hyvinvointialueen aluehallitus käsitteli kokouksessaan 4.4.2022 sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän kilpailutuksen käynnistämistä. Kilpailutuksen toteuttaisi Istekki Oy, joka tuottaisi sosiaalihuollon järjestelmä- ja sovelluspalvelun Pirkanmaalle ja Pohjois-Savoon. Palvelun vuosikustannuksiksi arvioitiin 1,7 miljoonaa euroa ja käyttöönoton kustannuksiksi 3-5 miljoonaa euroa.

Aluehallitus päätti

  • sitoutua sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän kilpailutuksen käynnistämiseen ja kilpailutusvaiheen aiheuttamiin kustannuksiin noin 100 t€ (vaihe 1),
  • että kilpailutuksen (hankintapäätöksen) jälkeen aloitetaan tarjouskilpailun voittaneen toimittajan kanssa neuvottelut, jossa kustannukset tarkentuvat ja aluehallitus tekee varsinaisen käyttöönoton sopimuksen ja hyväksynnän näiden neuvottelujen ja kokonaiskustannusten tarkennuttua (vaihe 2).


Aluehallituksen 4.4.2022 käsittelyn jälkeen on tehty muutoksia hallinto- ja toimintasääntöihin. Nykyisten säännösten mukaan konsernipalvelujohtaja päättää hyvinvointialuetta koskevien sopimusten hyväksymisestä, jonka vuoksi aluehallitus ei enää hyväksy ko. sopimusta kuten 4.4.2022 kokouksessa oli esitetty. Päätöksen sopimuksen hyväksymisestä neuvottelujen jälkeen tekee konsernipalvelujohtaja. Aiemman päätöksen mukaisesti aluehallitus tekee nyt kustannusten tarkennuttua päätöksen palvelun käyttöönotosta päätösosassa mainituin ehdoin.

Istekki Oy toteutti hankinnan, jonka tuloksena uuden järjestelmän toimittajaksi valittiin Mediconsult Oy. Mediconsultin Saga-järjestelmä on tarkoitus ottaa käyttöön 1.9.2024 mennessä, jolloin astuu voimaan asiakastietolain mukainen velvoite liittyä valtakunnallisten tietojärjestelmäpalveluiden käyttäjäksi sosiaalihuollon Kanta-arkiston osalta. Käyttöönoton kustannuksiksi arvioidaan 4,5 miljoonaa euroa ja palvelun vuosikustannuksiksi 2,1 miljoonaa euroa.

Aluevaltuuston ja aluehallituksen hyväksymässä investointiohjelmassa on varauduttu aiheutuviin kustannuksiin. Investointiohjelmassa todetaan, että ”Tietohallinto (ICT) tukeutuu hankinnoissaan inhouse-yhtiöihin (Istekki Oy ja Monetra Oy). Yhtiöt veloittavat aiheutuvat kustannukset asiakkailtaan palvelumaksuina ja kustannukset käyttötalouteen”. Aiheutuva vuosikustannus huomioidaan talousarviossa vuodelle 2024.

Aiemman päätöksen mukaisesti aluehallitus tekee nyt kustannusten tarkennuttua päätöksen palvelun käyttöönotosta päätösosassa mainituin ehdoin. Voimassa olevan hallinto- ja toimintasäännön mukaan konsernipalvelujohtaja päättää hyvinvointialuetta koskevien sopimusten hyväksymisestä. Sopimukset järjestelmän käyttöönotosta ja ylläpidosta liitetään osaksi hyvinvointialueen ja Istekki Oy:n välistä aluehallituksen 19.12.2022 hyväksymää puitesopimusta.

Liitteenä on tietohallintojohtaja Pasi Lehmuksen esitys Sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän käyttöönoton toteutuksesta. 

Ehdotus

Esittelijä

  • Marina Erhola, Hyvinvointialuejohtaja, Marina.Erhola@pirha.fi

Aluehallitus päättää

  • hyväksyä Istekki Oy:n kilpailuttaman yhtenäisen sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän käyttöönoton Pirkanmaan hyvinvointialueelle siten, että
     
    • järjestelmä on tuotantokäytössä asiakastietolain velvoitteen mukaisesti 1.9.2024 mennessä ja
       
    • käyttöönoton kustannus on enintään 4,5 miljoonaa euroa ja palvelun vuosikustannus enintään 2,1 miljoonaa euroa.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Kokouskäsittely

Kuultiin asiantuntijana tietohallintojohtaja Pasi Lehmusta, joka poistui kokouksesta ennen päätöksentekoa.

Liitteet

Sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän käyttöönotto.pdf (pdf, 402 kt)

Muutoksenhaku

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä hyvinvointialueen jäsen (Laki hyvinvointialueesta 142 §).

Hyvinvointialueiden yhteistoiminnassa järjestettyjä tehtäviä koskevasta päätöksestä oikaisuvaatimuksen saa tehdä myös yhteistoimintaan osallinen hyvinvointialue ja sen jäsen (Laki hyvinvointialueesta 142 §).

 

Oikaisuvaatimus on toimitettava Pirkanmaan hyvinvointialueen kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Pirkanmaan hyvinvointialue,​ kirjaamo

Postiosoite: PL 272,​ 33101 Tampere

Käyntiosoite: G-rakennus, Nivelkatu 5,​ 1. krs,​ kirjaamo

Sähköpostiosoite: kirjaamo@pirha.fi

Huom. Sähköpostitse ei suositella lähetettävän henkilötietoja tai salassapidettäviä tietoja sisältäviä viestejä.

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 9 -​ 14.30.

 

Oikaisuvaatimus

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta. Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava:

  • päätös,​ johon haetaan oikaisua
  • miten päätöstä halutaan oikaistavaksi
  • millä perusteella oikaisua vaaditaan.

Oikaisuvaatimuksessa on lisäksi ilmoitettava tekijän nimi,​ kotikunta,​ postiosoite ja puhelinnumero. Päätöksen sähköistä tiedoksiantoa varten tekijä voi ilmoittaa sähköpostiosoitteensa.

Oikaisuvaatimus on toimitettava oikaisuvaatimusviranomaiselle ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä. Oikaisuvaatimuksen tulee olla perillä oikaisuvaatimusajan viimeisenä päivänä ennen edellä mainitun kirjaamon aukioloajan päättymistä.

 

Oikaisuvaatimusaika   

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Hyvinvointialueen jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä, kolmen päivän kuluttua sähköpostin lähettämisestä tai saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana.

Tiedoksiantopäivää tai sitä päivää, jona päätös on asetettu nähtäväksi, ei lueta määräaikaan. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä tai muu sellainen päivä, jona virastot ovat suljettuna, valitusasiakirjat saa toimittaa ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.